Co zautomatyzować w sklepie internetowym i od czego zacząć
Sklep powtarza te same czynności przy każdym zamówieniu: sprawdzenie płatności, faktura, etykieta, wiadomość do klienta, zmiana stanów. Poniżej mapa tych procesów i odnośniki do stron, które opisują każdy z nich szczegółowo.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Mapa procesów sklepu i strony ze szczegółami
Tabela idzie drogą produktu i zamówienia: od karty produktu, przez płatność i paczkę, po zwrot i zysk. W środkowej kolumnie jest sygnał, który zwykle oznacza, że dany etap warto oddać automatowi.
| Obszar | Sygnał, że warto się nim zająć | Gdzie opisuję szczegóły |
|---|---|---|
| Produkty i oferty | opisy pisane od zera, te same oferty kopiowane ręcznie na kolejne marketplace | opisy produktów generowane przez AI, integracja z Allegro API |
| Zamówienia | zamówienia przenoszone między panelami albo spisywane do arkusza | automatyzacja obsługi zamówień |
| Faktury i KSeF | faktura wystawiana ręcznie po każdej wpłacie, numer KSeF szukany osobno | KSeF w sklepie internetowym |
| Wysyłka | etykiety tworzone pojedynczo, numery przesyłek wklejane do maili | integracja z InPost i kurierami |
| Stany i dostawy | sprzedaż towaru, którego już nie ma, zamawianie u dostawców na wyczucie | zamówienia do dostawców, dashboard magazynowy |
| Ceny | ręczne poprawianie cen po każdym nowym cenniku albo zmianie kursu | automatyczna zmiana cen |
| Zwroty | formularze zwrotu w mailach, korekty wystawiane z opóźnieniem | zwroty i reklamacje |
| Pytania klientów | to samo pytanie o status paczki wraca kilka razy dziennie | chatbot dla sklepu |
| Zysk | obrót rośnie, a nie wiadomo, które zamówienia przynoszą stratę | rentowność zamówień |
Od czego zacząć: kolejność, którą proponuję
- Czynności powtarzane przy każdym zamówieniu. Faktura, etykieta i wiadomość o statusie wracają przy każdej paczce, więc nawet mała oszczędność na sztuce szybko się sumuje.
- Stany. Sprzedaż towaru, którego nie ma, kosztuje więcej niż wolniejsza wysyłka: anulowanie, zwrot pieniędzy, gorsza ocena na marketplace.
- Ceny i marża. Gdy zamówienia i koszty płyną już same, z tych danych da się policzyć zysk na zamówieniu i ustawić reguły cenowe.
- AI na końcu. Chatbot i asystent obsługi klienta odpowiadają dobrze dopiero wtedy, gdy mają skąd wziąć aktualny status zamówienia i zwrotu.
Przed wyceną liczę, ile minut zabiera każdy etap i ile razy w miesiącu się powtarza. Ten sam rachunek zrobisz sam w kalkulatorze ROI automatyzacji. Jeśli sklep pracuje na BaseLinkerze, najpierw sprawdzam, co da się ustawić w jego wbudowanych akcjach, a dopiero potem proponuję własne połączenia, co opisuję na stronie integracja BaseLinker. Gdy sprzedajesz także firmom na indywidualnych warunkach, zajrzyj do opisu automatyzacji w hurtowni.
Publiczne realizacje Today Automate w handlu internetowym
Superksiążka
Księgarnia internetowa, w której automatyzacja przejęła cały proces obsługi zamówień. Według opinii klienta zastąpiła półtora etatu i spłaciła się po miesiącu.
eVolution
Sklep internetowy z wdrożoną ewidencją kosztów, automatycznymi raportami i obsługą klienta w sklepie. Klient mówi o czasie oszczędzanym każdego dnia.
Exces
Automatyzacja obsługi dokumentów kosztowych, sprzedaży i ewidencji stanów magazynowych.
Pakujemy.pl
Automatyzacje, które zdjęły z zespołu powtarzalne zadania i oszczędzają czas.
Te wdrożenia powstały w ramach Today Automate, marki spółki Today Group. Ich opisy znajdziesz na stronie realizacje. Zakres dla Twojego sklepu ustalam po krótkiej rozmowie, więc jeśli wolisz od razu opisać sytuację, napisz przez formularz kontaktowy.
Zamówienia, faktury i KSeF
- Automatyzacja obsługi zamówień
Od zamówienia w sklepie do wysyłki, faktury i wiadomości do klienta bez przepisywania danych.
- Automatyzacja fakturowania
- Integracja z KSeF
Połączenie ERP, programu magazynowego lub własnej aplikacji z API KSeF: wysyłka, numery KSeF, faktury zakupowe i korekty.
- KSeF w sklepie internetowym
Co KSeF zmienia w sklepie: faktury dla firm i konsumentów, paragony, kod QR, zwroty i korekty.
Integracje sklepu z platformami, marketplace i kurierami
Połączenia, na których opiera się większość automatyzacji w sklepie. Możliwości każdej platformy sprawdzam w jej dokumentacji, bo zależą od wersji i planu.
- Integracja BaseLinker
Połączenie BaseLinkera z programem do faktur, magazynem, CRM i własnymi aplikacjami.
- Integracja z Allegro przez API
Własna integracja z Allegro: zamówienia, stany, oferty i wiadomości w Twoich systemach.
- Integracja WooCommerce z systemami firmy
Zamówienia, stany i produkty ze sklepu WooCommerce w magazynie, programie do faktur i CRM.
- Integracja Shoper
Sklep na Shoperze połączony z programem do faktur, magazynem, BaseLinkerem lub CRM przez REST API i webhooki.
- Integracja IdoSell
Sklep IdoSell połączony z ERP, programem magazynowym, fakturami i hurtowniami: wbudowane funkcje, Bridge, API albo BaseLinker.
- Integracja PrestaShop
PrestaShop połączony z ERP, programem do faktur, hurtowniami i kurierami przez Webservice API lub moduł, tak żeby przeżył aktualizacje.
- Integracja Shopify
Shopify w polskiej firmie: Admin API, webhooki, własna aplikacja, polski program do faktur, kurierzy i sprzedaż na kilka rynków.
- Integracja z Empik Marketplace
Oferty, stany, zamówienia i zwroty na Empik Marketplace z Twojego magazynu: przez BaseLinkera albo bezpośrednio przez API platformy.
- Integracja z InPost i kurierami
Automatyczne etykiety, numery śledzenia, punkty odbioru i statusy przesyłek w sklepie lub aplikacji.
- Integracja płatności online
Podłączenie Przelewy24, PayU lub Stripe: statusy przez webhooki, zwroty, zaliczki i bezpieczeństwo.
- Integracja z hurtownią XML i CSV
Import cen, stanów i produktów z plików XML, CSV lub API hurtowni do sklepu albo programu magazynowego.
Ceny, zysk i koszt narzędzi
Ile zostaje z każdej sprzedaży i co zrobić, gdy opłaty za narzędzia rosną razem z obrotem.
- Automatyczna zmiana cen w sklepie
Reguły cenowe z minimalną marżą: cennik dostawcy, kurs waluty, konkurencja i marketplace, z dziennikiem każdej zmiany.
- Alternatywa dla BaseLinkera
Kiedy szukać zamiennika, czym różni się inny integrator, własna integracja i model mieszany, oraz jak policzyć, co się opłaca.
- Kalkulator ROI automatyzacji
Obsługa klienta i zwroty
- Automatyzacja zwrotów i reklamacji
Zgłoszenie zwrotu lub reklamacji przechodzi przez formularz, weryfikację, etykietę i korektę dokumentu.
- Chatbot dla sklepu internetowego
- Automatyzacja obsługi klienta w małej firmie
Mail, czat, telefon i formularze w jednej kolejce, statusy wysyłane automatycznie i AI tam, gdzie pytania wracają codziennie.
Magazyn i dostawcy
- Automatyzacja zamówień do dostawców
Niski stan w magazynie zamienia się w propozycję zamówienia, akceptację i wiadomość do dostawcy bez arkusza po drodze.
- Dashboard magazynowy
Stany, rotacja, braki, zapas w dniach i towar zalegający na jednym ekranie, zasilanym z programu magazynowego i sklepu.
- System magazynowy dla małej firmy
Przyjęcia, wydania, lokalizacje i stany minimalne w prostym systemie, bez wchodzenia w pełny ERP.
Raporty i AI
- Automatyzacja raportów dla zarządu
Raporty sprzedaży, kosztów i zamówień składane z kilku systemów same, w ustalonym rytmie.
- Opisy produktów generowane przez AI
Opisy produktów dla sklepu z kontrolą jakości: dane wejściowe, szablony, zatwierdzanie i import.
- Rentowność zamówień w sklepie
Marża liczona automatycznie na każdym zamówieniu: towar, prowizje, wysyłka, płatności, zwroty i reklama w codziennym raporcie.
Księgarnie, hurtownie i sprzedaż B2B
Branże, w których obok sklepu działają zamówienia od firm, cenniki hurtowni i przedsprzedaż.
- Automatyzacja w księgarni internetowej
Katalog po ISBN z hurtowni książek, zapowiedzi i przedsprzedaż, marketplace i obieg zamówień, na przykładzie Superksiążki.
- Automatyzacja w hurtowni
Zamówienia odbiorców z wielu kanałów, cenniki i stany dla klientów, faktury, należności i zakupy połączone z ERP.
- Zamówienia z maila do ERP
Zamówienia B2B z PDF, Excela i treści maila odczytane, dopasowane do indeksów, zatwierdzone przez człowieka i zapisane w ERP.
- Platforma B2B dla hurtowni
Zamówienia online kontrahentów z cenami indywidualnymi, rabatami i limitami, połączone z ERP.
Najczęstsze pytania
Czy muszę mieć BaseLinkera, żeby cokolwiek zautomatyzować?
Nie. BaseLinker ułatwia start, bo ma gotowe akcje dla zamówień, faktur i kurierów, ale wiele sklepów łączy platformę bezpośrednio z programem do faktur i przewoźnikiem. Wybór zależy od liczby kanałów sprzedaży i od tego, gdzie prowadzisz stany.
Przy jakiej liczbie zamówień automatyzacja zaczyna się opłacać?
Nie ma jednego progu. Mnożę czas ręcznej pracy na zamówieniu przez liczbę zamówień w miesiącu i porównuję z kosztem wdrożenia. Przy małej sprzedaży często wystarcza sama faktura i etykieta, przy większej opłaca się cały obieg.
Czy to zadziała z moją platformą sklepu?
Najpewniej tak, jeśli platforma ma API albo eksport danych. WooCommerce, Shoper, IdoSell, PrestaShop i Shopify mają takie możliwości, ale ich zakres zależy od wersji i planu, więc sprawdzam go w dokumentacji przed wyceną.
Co zostaje dla człowieka po wdrożeniu?
Wyjątki i decyzje: brak towaru po opłaceniu zamówienia, nietypowa reklamacja, zdenerwowany klient, cena poniżej ustalonego progu. Automat ma je zatrzymać i przekazać osobie z opisem sprawy, a nie rozstrzygać sam.
Powiązane strony
Nie wiesz, który proces w sklepie oddać automatowi jako pierwszy?
Napisz, na jakiej platformie działa sklep, ile masz zamówień w miesiącu i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. Wskażę pierwszy krok i podam wycenę.