Automatyzacja w hurtowni: zamówienia, cenniki i płatności

Gdzie hurtownia traci czas

Zamówienia z wielu kanałów

Mail, telefon, platforma, czasem komunikator. Każdy kanał ktoś przepisuje do ERP trochę inaczej.

Pytania o ceny i stany

Odbiorcy pytają, czy towar jest i w jakiej cenie, a handlowiec sprawdza to ręcznie w programie.

Cenniki dla odbiorców

Po każdej zmianie cen ktoś przygotowuje pliki dla grup odbiorców i rozsyła je mailem.

Należności i limity

Zaległości wychodzą przy kolejnym zamówieniu, a nie przed nim.

Zakupy i dokumenty kosztowe

Zamówienia do dostawców i faktury zakupowe obsługiwane w arkuszach i skrzynce.

Każdy z tych obszarów da się przejąć osobno. Kolejność ustalam według tego, ile godzin tygodniowo zabiera, co pomaga policzyć kalkulator ROI automatyzacji.

Jedna kolejka zamówień, niezależnie od kanału

Zamówienia od odbiorców przychodzą różnymi drogami, ale powinny przejść przez te same kontrole i trafić do ERP w ten sam sposób. Odczyt zamówień z maili, PDF i Excela opisuję na stronie wprowadzanie zamówień z maila do ERP. Zamówienia telefoniczne handlowiec wpisuje do prostego formularza, a nie wprost do ERP, żeby przeszły te same kontrole. Gdy odbiorcy mają zamawiać sami, potrzebna jest platforma B2B dla hurtowni, która jest osobnym projektem.

Wspólne dla wszystkich kanałów są cena z cennika odbiorcy, dostępność, limit kupiecki i jeden zapis w ERP. Dzięki temu historia odbiorcy jest kompletna, a raport sprzedaży na handlowca nie zależy od tego, którędy przyszło zamówienie.

Cenniki i stany wysyłane odbiorcom

Cennik dla grupy odbiorców. Po zmianie cen w ERP powstaje plik PDF lub Excel dla każdej grupy cenowej i trafia do przypisanych adresów, z podglądem przed pierwszą wysyłką.
Feed XML lub CSV dla odbiorców, którzy prowadzą sklepy. To odwrotny kierunek niż integracja z hurtownią XML i CSV: Ty udostępniasz plik, a odbiorca go importuje. Każda grupa cenowa ma osobny adres z kluczem dostępu.
Stany z buforem. Odbiorca widzi stan pomniejszony o zapas bezpieczeństwa, żeby nie sprzedał sztuk, które są już zarezerwowane.
Odpowiedzi na pytania o dostępność. Dane z ERP trafiają do skrzynki obsługi jako szkic odpowiedzi, który handlowiec tylko zatwierdza, podobnie jak w przypadku agenta AI do skrzynki mailowej.

Faktury, należności i limity kupieckie

Faktura wystawiona w ERP trafia do KSeF, a odbiorca dostaje ją dodatkowo jako PDF w mailu. Gdy program nie obsługuje KSeF samodzielnie, pomaga integracja z KSeF.
Przed terminem płatności odbiorca dostaje przypomnienie, a po terminie kolejne, w tonie ustalonym z Tobą.
Zamówienie od odbiorcy z zaległością albo przekroczonym limitem zatrzymuje się do decyzji handlowca lub księgowości.
W poniedziałek każdy handlowiec dostaje listę należności swoich odbiorców.

Sam proces przypomnień opisuję na stronie automatyzacja przypomnień o płatnościach. Podobny zakres, czyli dokumenty kosztowe, sprzedaż i ewidencję stanów magazynowych, objęła automatyzacja zrealizowana w ramach Today Automate dla firmy Exces. Opis jest na stronie realizacje.

Zakupy u dostawców i pierwszy krok

Druga strona hurtowni to zaopatrzenie. Propozycje zamówień przy niskim stanie opisuję na stronie automatyzacja zamówień do dostawców, a odczyt faktur zakupowych i dokumentów kosztowych na stronie automatyczne księgowanie faktur kosztowych. Faktury od krajowych dostawców przychodzą przez KSeF w XML, więc ich odczyt nie wymaga przepisywania z PDF.

Zaczynam zwykle od procesu, który powtarza się codziennie i ma jasne zasady, na przykład od przyjmowania zamówień z maili albo od przypomnień o płatnościach. Pojedynczy proces to zakres od około 500 zł netto, obieg zamówień z kilku kanałów z walidacją i zapisem w ERP od około 2000 zł netto, a platforma zamówień od około 8000 zł netto. Połączenia z programem magazynowym i księgowym opisuję na stronie integracja ERP i CRM.

Najczęstsze pytania

Czy hurtownia potrzebuje platformy B2B, czy wystarczy automatyzacja maili?

Zależy od odbiorców. Jeśli większość zamawia mailem i nie chce zmieniać nawyku, wystarczy automatyczny odczyt zamówień. Jeśli odbiorcy chcą sami sprawdzać ceny, stany i historię, potrzebna jest platforma. Często oba rozwiązania działają obok siebie.

Jak wysyłać różne cenniki różnym odbiorcom bez pomyłek?

Cennik powstaje z ERP dla grupy cenowej, a lista adresów jest przypisana do grupy, a nie wpisywana przy każdej wysyłce. Przed pierwszą wysyłką oglądasz podgląd, a każda wysyłka trafia do dziennika z datą i wersją cennika.

Czy automatyczne przypomnienia o płatnościach nie zrażą stałych odbiorców?

Nie muszą. Ton i terminy ustalasz Ty, wybranych odbiorców można wyłączyć, a handlowiec może być w kopii. Trudniejsze sprawy przepływ przekazuje człowiekowi, zamiast wysyłać kolejne wiadomości.

Z jakimi programami ERP to współpracuje?

Najczęściej z Subiektem i Comarch Optima, ale także z innymi programami, które mają API, moduł wymiany danych albo import plików. Zakres zależy od wersji i licencji, więc sprawdzam go w dokumentacji przed wyceną.

Automatyzacja w hurtowni od zamówienia odbiorcy do zapłaty