System magazynowy dla małej firmy: przyjęcia, wydania i stany
Magazyn prowadzony w arkuszu działa, dopóki nikt się nie pomyli. Potem okazuje się, że stan w pliku to jedno, a stan na półce to drugie, i nie wiadomo, kiedy się rozjechały.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Dokumenty, które powstają w magazynie
| Dokument | Kiedy powstaje | Co robi ze stanem |
|---|---|---|
| PZ, przyjęcie z zewnątrz | dostawa od dostawcy | zwiększa stan |
| WZ, wydanie na zewnątrz | sprzedaż lub wysyłka do klienta | zmniejsza stan |
| MM, przesunięcie | towar zmienia magazyn albo miejsce | przenosi stan, nie zmienia sumy |
| RW, rozchód wewnętrzny | zużycie na potrzeby firmy, ubytek | zmniejsza stan, wymaga uzasadnienia |
Nazwy i obieg dokumentów ustala księgowość firmy. System dopasowuję do jej zasad, a nie odwrotnie.
Lokalizacje i kody kreskowe
Przy niewielkim asortymencie wystarczy lista z ilościami. Gdy towar leży na kilku regałach i zbiera go więcej niż jedna osoba, potrzebne są lokalizacje: regał, półka, miejsce. Każda lokalizacja i każdy produkt dostają kod, a skanowanie przy przyjęciu i wydaniu usuwa pomyłki z przepisywania. Pracę ze skanerem w czasie spisu opisuję na stronie aplikacja do inwentaryzacji.
Stany minimalne i uzupełnianie zapasów
System podpowiada, co kończy się najszybciej, i robi to bez dodatkowej pracy:
- stan minimalny dla każdego indeksu, po przekroczeniu którego powstaje alert,
- lista towarów do zamówienia pogrupowana według dostawców,
- oznaczenie towarów bez ruchu, które zamrażają pieniądze,
- rezerwacja pod zamówienie klienta, żeby nie sprzedać tego samego towaru dwa razy.
Samo składanie zamówień do dostawców można zautomatyzować, co opisuję na stronie automatyzacja zamówień do dostawców.
Magazyn, ERP czy program z półki
Program z półki
Najtańszy start, gdy Twój proces jest typowy. Wiele firm nie potrzebuje niczego więcej i dopłata do aplikacji na zamówienie nie ma sensu.
Moduł magazynowy na zamówienie
Gdy typowy program wymusza obejścia: nietypowe jednostki, partie, produkcja z surowców, własny sposób wydawania. Zakres od około 8000 zł netto.
Lekki ERP
Gdy poza magazynem potrzebujesz zamówień, rozrachunków i raportów w jednej bazie. Szerzej opisuje to strona system ERP dla małej firmy.
Od czego zaczynam
Załóżmy, że firma sprzedaje części i ma dwa miejsca składowania. Zaczynam od listy indeksów, jednostek i miejsc, a pierwszą wersją jest rejestr przyjęć i wydań ze stanem bieżącym. Skanowanie, minima i połączenie ze sklepem dokładam, gdy podstawy działają. Składniki ceny rozpisuję na stronie ile kosztuje dedykowane oprogramowanie.
Pokrewny przykład to realizacja dla firmy Exces: w ramach Today Automate zautomatyzowano tam ewidencję stanów magazynowych, sprzedaż i dokumenty kosztowe. To było wdrożenie automatyzacji, a nie osobny system magazynowy, ale pokazuje, że dane magazynowe da się spiąć z resztą firmy. Opis jest na stronie realizacje.
Najczęstsze pytania
Czy system może współpracować ze sklepem internetowym?
Tak, stany mogą synchronizować się ze sklepem lub BaseLinkerem, tak żeby sprzedaż je zmniejszała, a przyjęcie zwiększało. Możliwości zależą od API sklepu i wersji programu, więc sprawdzam je w dokumentacji.
Czy system ma sens, gdy magazyn prowadzi jedna osoba?
Tak, to częsty układ. System i tak porządkuje pracę, a gdy dojdzie druga osoba, ma osobne uprawnienia i widać, kto co przyjął lub wydał.
Co z towarem z partiami i datą ważności?
To kwestia zakresu. Partie i daty ważności da się obsłużyć, ale komplikują przyjęcia i wydania, więc włączam je tylko tam, gdzie są potrzebne, na przykład przy żywności lub chemii.
Czy mogę przenieść stany z arkusza?
Tak, importuję je razem ze spisem z natury. Ważne, żeby w dniu startu stany w systemie zgadzały się z półką, więc przed startem warto policzyć towar dokładnie.
Powiązane strony
Stan w arkuszu nie zgadza się z półką?
Opisz, ile masz indeksów i jak dziś przyjmujesz i wydajesz towar. Odpowiem z propozycją zakresu.