Gotowe scenariusze n8n: faktury, BaseLinker, KSeF, leady i płatności
Zebrałem przepływy, które najczęściej pojawiają się w rozmowach z polskimi firmami. Każdy opisuję tak, żebyś mógł ocenić, czego potrzebuje i gdzie zwykle się sypie, zanim ktoś go zbuduje.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Dokumenty i księgowość
Faktury z maila do arkusza
Wyzwalacz: nowa wiadomość z załącznikiem PDF w wybranej etykiecie. Kroki: pobranie załącznika, odczyt numeru, kwoty i NIP, wiersz w Arkuszu Google, plik na Dysku. Dostępy: skrzynka, Arkusze, Dysk. Pułapka: ta sama faktura przysłana dwa razy, więc sprawdzam duplikat po numerze i NIP sprzedawcy.
Faktury z KSeF dla księgowej
Wyzwalacz: harmonogram raz dziennie. Kroki: pobranie nowych faktur zakupowych z API KSeF, zapis XML, lista w arkuszu, mail do księgowej. Dostępy: token KSeF z prawem odczytu faktur. Pułapka: ważność tokenu i deduplikacja po numerze KSeF. Szczegóły w tekście pobieranie faktur z KSeF w n8n, a pełne połączenie ERP z KSeF na stronie integracja z KSeF.
Faktura po płatności
Wyzwalacz: webhook od bramki płatności. Kroki: weryfikacja statusu, faktura w Fakturowni przez API, wysyłka PDF klientowi. Dostępy: token API Fakturowni, klucz bramki. Pułapka: bramka potrafi przysłać to samo powiadomienie kilka razy, więc zapisuję identyfikator transakcji. Tło na stronie automatyzacja fakturowania.
Sprzedaż, zamówienia i wysyłki
Status z BaseLinkera do klienta
Wyzwalacz: harmonogram odpytujący dziennik zdarzeń BaseLinkera. Kroki: wykrycie zmiany statusu, pobranie zamówienia, SMS albo mail z numerem przesyłki. Dostępy: token API BaseLinkera. Pułapka: BaseLinker ma własne akcje automatyczne, więc najpierw sprawdzam, czy nie wystarczą, a w n8n pilnuję limitu zapytań. Więcej w tekście BaseLinker w n8n i w usłudze integracja BaseLinker.
Numer przesyłki InPost w zamówieniu
Wyzwalacz: utworzenie przesyłki albo harmonogram. Kroki: pobranie numeru i statusu z API ShipX, zapis w zamówieniu lub CRM, wiadomość o gotowości do odbioru. Dostępy: token ShipX. Pułapka: różne nazwy statusów u przewoźników, które trzeba sprowadzić do jednego zestawu.
Leady z formularza do CRM
Wyzwalacz: webhook z formularza na stronie. Kroki: sprawdzenie maila i telefonu, wyszukanie istniejącego kontaktu, utworzenie kontaktu i zadania w CRM, powiadomienie handlowca. Dostępy: klucz API CRM, na przykład Pipedrive. Pułapka: duplikaty kontaktów i spam z formularza.
Raporty i należności
Raport dzienny
Wyzwalacz: harmonogram o stałej godzinie. Kroki: sprzedaż ze sklepu lub BaseLinkera, nieopłacone faktury, otwarte zgłoszenia, krótkie zestawienie na mail, Slacka albo Teams. Dostępy: tylko odczyt w każdym systemie. Pułapka: zła strefa czasowa serwera, przez którą raport liczy niepełną dobę.
Przypomnienia o płatnościach
Wyzwalacz: harmonogram w dni robocze. Kroki: lista nieopłaconych faktur z programu do faktur, sprawdzenie wpłat, uprzejmy mail przed terminem i po nim, przekazanie sprawy osobie po kolejnym kroku. Dostępy: API programu do faktur. Pułapka: przypomnienie wysłane po wpłacie, bo informacja o płatności dociera z opóźnieniem. Szerzej o tym w tekście automatyczne przypomnienia o płatnościach.
Ryzyka szablonów z internetu
- szablon zakłada inne nazwy pól, kolumn i statusów niż te w Twoich systemach,
- brakuje obsługi błędów, ponowień i powiadomień, więc awaria przechodzi niezauważona,
- węzły społeczności z nieznanego źródła dostają dostęp do Twoich danych,
- klucze API są wpisane wprost w węzłach zamiast w dane uwierzytelniające,
- zagraniczne szablony nie znają KSeF, NIP ani polskich programów do faktur,
- szablon z AI wysyła treść dokumentów do modelu, o czym nikt w firmie nie wie.
Opisy na tej stronie traktuj jako plan, a nie plik do zaimportowania. Przepływ dla Twojej firmy buduję i testuję na Twoich danych i dostępach.
Od opisu do działającego przepływu
Pojedynczy scenariusz z tej listy to zwykle prosta automatyzacja, od około 500 zł netto. Kilka scenariuszy połączonych w jeden proces z obsługą wyjątków wyceniam jako złożony przepływ. W ramach Today Automate automatyzacja objęła na przykład cały proces obsługi zamówień w Superksiążce, opisany w realizacjach.
Więcej pomysłów spoza n8n zebrałem na stronie przykłady automatyzacji w firmie, a opłacalność pierwszego scenariusza policzysz w kalkulatorze ROI automatyzacji. Wdrożenie opisuję w usłudze automatyzacja w n8n i Make.
Najczęstsze pytania
Czy mogę pobrać te scenariusze jako pliki do importu?
Na tej stronie opisuję logikę, a nie udostępniam plików. Przepływ dopasowany do Twoich systemów i tak różni się od ogólnego szablonu nazwami pól, dostępami i obsługą błędów, więc buduję go na Twojej instancji.
Który scenariusz wdrożyć jako pierwszy?
Ten, który dotyczy najczęściej powtarzanej czynności i ma jasną regułę. W sklepach to zwykle statusy zamówień albo faktura po płatności, w firmach usługowych leady z formularza i przypomnienia o płatnościach.
Czy te scenariusze działają w n8n Cloud?
Tak, korzystają z gotowych węzłów albo z węzła HTTP Request. Różnica pojawia się przy liczbie wykonań, bo scenariusze odpytujące systemy co kilka minut szybko zużywają limit planu. Więcej w porównaniu n8n self-hosted czy cloud.
Czy zbudujesz scenariusz dla systemu, którego tu nie ma?
Tak, jeśli system udostępnia API, webhooki albo chociaż eksport plików. Subiekt, Comarch Optima, Allegro czy WooCommerce łączę w podobny sposób, a możliwości konkretnej wersji sprawdzam w dokumentacji producenta.
Powiązane strony
Który scenariusz chcesz uruchomić u siebie?
Napisz, z jakich systemów korzystasz i który proces zajmuje najwięcej czasu. Zaproponuję przepływ i podam cenę.