Wprowadzanie zamówień z maila do ERP bez przepisywania pozycji
W wielu firmach B2B zamówienia nadal przychodzą mailem: jako PDF z systemu klienta, arkusz Excel albo kilka linijek w treści. Ktoś je czyta, szuka kodów towarów i przepisuje do ERP. Tę pracę da się przejąć, zostawiając człowiekowi kontrolę.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Formaty zamówień i sposób odczytu
| Format | Jak odczytuję | Typowy kłopot |
|---|---|---|
| Excel lub CSV od stałego klienta | parser z mapowaniem kolumn, bez modelu AI | klient zmienia układ arkusza bez uprzedzenia |
| PDF z systemu klienta | odczyt tekstu i układu, a dla mniej typowych dokumentów model AI | pozycje łamane na dwie strony, sumy pośrednie brane za pozycje |
| Treść maila pisana przez człowieka | model AI wyciąga pozycje z luźnego tekstu | odwołania w rodzaju „to samo co ostatnio, tylko więcej” |
| Skan albo zdjęcie | OCR, a potem model AI | słaba jakość i odręczne dopiski |
Gdzie się da, stosuję parser, bo działa przewidywalnie i nie kosztuje nic przy każdym dokumencie. Model AI biorę tam, gdzie formatów jest dużo albo zamówienia piszą ludzie. Samo sortowanie skrzynki i szkice odpowiedzi na inne wiadomości to temat agenta AI do skrzynki mailowej.
Dopasowanie kodów towarów i klientów
Najwięcej pracy nie wymaga sam odczyt, tylko zrozumienie, o jaki towar chodzi. Klient pisze swoim kodem, nazwą z własnego katalogu albo skrótem, którego używa od dawna. Dlatego buduję tabelę odpowiedników: kod lub nazwa klienta i indeks w Twoim ERP. Na start wypełniam ją z historii zamówień, a każdy nowy kod dostaje propozycję dopasowania, którą zatwierdza człowiek. Z każdym tygodniem tabela wymaga mniej poprawek.
- klienta rozpoznaję po adresie nadawcy i NIP, a oddziały po adresie dostawy,
- jednostki przeliczam według zapisanych przeliczników, bo klient zamawia w kartonach, a ERP liczy w sztukach,
- zamiennik towaru proponuję tylko wtedy, gdy klient na to pozwolił.
Walidacja i akceptacja przez człowieka
Zanim zamówienie trafi do ERP, przepływ sprawdza:
- czy ceny zgadzają się z cennikiem klienta, a rozbieżność jest oznaczona,
- czy towar jest dostępny i w jakim terminie,
- czy klient mieści się w limicie kupieckim i nie ma zaległych płatności, o których przypomina automatyzacja przypomnień o płatnościach,
- czy to nie duplikat, na przykład to samo zamówienie wysłane drugi raz z poprawką,
- czy ilości nie odbiegają mocno od tego, co klient zwykle zamawia.
Na ekranie akceptacji osoba z działu sprzedaży widzi oryginał obok odczytanych pozycji i poprawia tylko to, co zostało oznaczone. Pominięcie akceptacji włączam dopiero dla stałych klientów i formatów, które przez dłuższy czas nie wymagały poprawek.
Zapis w ERP i potwierdzenie dla klienta
Zatwierdzone zamówienie zapisuję w ERP jako dokument zamówienia od odbiorcy, przez API, moduł producenta albo import pliku. Możliwości zależą od wersji i licencji programu, więc sprawdzam je w dokumentacji. Szczegóły dla popularnych systemów opisuję na stronach integracja Subiekt i integracja Comarch Optima, a połączenia z innymi programami na stronie integracja ERP i CRM.
Klient dostaje odpowiedź w tym samym wątku: numer zamówienia, listę pozycji, informację o brakach i przewidywany termin. Zamówienia zawierają dane kontrahentów, więc ustalam, gdzie przetwarza je model AI i czy potrzebna jest umowa powierzenia. To uwaga techniczna, a nie porada prawna.
Nietypowe zamówienia i co z nimi robię
Zmiana albo anulowanie
Wiadomość „proszę dopisać” dotyczy wcześniejszego zamówienia. Przepływ wiąże ją po wątku i numerze, a decyzję zostawia człowiekowi.
Zapytanie zamiast zamówienia
Klient pyta o cenę albo termin. Taka wiadomość trafia do handlowca, a nie do ERP.
Nowy klient
Nie ma go jeszcze w kartotece ERP. Przepływ sprawdza NIP i przygotowuje dane, a kontrahenta zakłada osoba z działu sprzedaży.
Pozycja bez dopasowania
Zostaje oznaczona do wyjaśnienia, a reszta zamówienia może przejść dalej, jeśli klient zgadza się na realizację częściową.
Gdy wielu odbiorców zamawia regularnie, kolejnym krokiem bywa platforma B2B dla hurtowni, w której klient sam wybiera towar. Zamówienia ze sklepu internetowego to inny proces, opisany na stronie automatyzacja obsługi zamówień. Pełny obieg z odczytem przez AI, dopasowaniem kodów i zapisem w ERP zaczyna się od około 2000 zł netto, a odczyt jednego stałego pliku Excel od jednego klienta to prosta automatyzacja od około 500 zł netto.
Najczęstsze pytania
Czy AI nie pomyli ilości albo kodu towaru?
Może się pomylić, dlatego nie zapisuje niczego bez kontroli. Każda pozycja ma ocenę pewności, a ilości porównuję z historią zamówień tego klienta. Pozycje wątpliwe są oznaczone na ekranie akceptacji i poprawiane przed zapisem w ERP.
Co, jeśli klienci przysyłają zamówienia w różnych formatach?
Każdy stały klient ma swój opis formatu, rozpoznawany po adresie nadawcy. Nowe i nietypowe dokumenty czyta model AI, a jego wynik zawsze przechodzi przez akceptację. Z czasem kolejne formaty dostają własne, przewidywalne reguły.
Czy muszę zmieniać ERP?
Zwykle nie. Wystarczy, że program pozwala zapisać zamówienie od odbiorcy przez API, moduł albo import pliku. Jeśli nie pozwala na nic z tego, rozmawiamy o obejściu albo o tym, czy problem nie leży w samym programie.
Czy mogę zacząć od jednego klienta?
Tak, to dobry start. Wybieram klienta, który zamawia najczęściej i zawsze tym samym plikiem. Prosty parser dla niego działa szybko, a kolejni klienci i formaty dochodzą etapami.
Powiązane strony
Zamówienia od klientów przepisujecie ręcznie?
Napisz, w jakich formatach przychodzą zamówienia, ile ich jest dziennie i do jakiego programu trafiają. Odpowiem z propozycją pierwszego etapu.