Automatyzacja obsługi zamówień od kliknięcia do paczki
Zamówienie, które przechodzi przez pięć rąk i trzy systemy, jest drogie i podatne na błędy. Można je poprowadzić tak, żeby człowiek zajmował się tylko wyjątkami.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Gdzie ucieka czas w obsłudze zamówień
| Etap | Jak bywa dziś | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Przyjęcie zamówienia | przepisywanie z kilku kanałów do jednego arkusza lub programu | zamówienia z każdego kanału trafiają do jednego miejsca same |
| Sprawdzenie płatności i adresu | ktoś ręcznie zagląda do banku i weryfikuje dane | status płatności i walidacja adresu odbywają się automatycznie |
| Dokument sprzedaży | faktura wystawiana osobno po każdym zamówieniu | dokument powstaje po opłaceniu i wysyła się do klienta |
| Wysyłka | ręczne tworzenie etykiet i przepisywanie numerów | etykieta i numer przesyłki powstają bez kopiowania |
| Informacja dla klienta | odpowiedzi na pytania „gdzie jest paczka” | klient dostaje wiadomość o każdym etapie |
Wyjątki są najważniejsze
Zwykłe zamówienie da się zautomatyzować szybko. O jakości całego rozwiązania decyduje to, co dzieje się z resztą: brakiem towaru, błędnym adresem, niepełną płatnością, prośbą o zmianę lub anulowanie. W każdym z tych przypadków przepływ powinien zatrzymać się w przewidywalnym miejscu i zgłosić sprawę osobie, która wie, co zrobić, razem z opisem, co poszło nie tak.
- brak towaru: wstrzymanie zamówienia i propozycja dla klienta,
- błędny lub niepełny adres: pytanie do klienta zamiast cichego odrzucenia,
- płatność niezgodna z kwotą: oznaczenie do ręcznej weryfikacji,
- anulowanie po wystawieniu dokumentu: korekta zamiast kolejnej faktury.
Przykład z praktyki
W księgarni internetowej Superksiążka automatyzacja, którą wdrożono w ramach Today Automate, objęła cały proces obsługi zamówień. Według klienta zastąpiła półtora etatu i zwróciła się w miesiąc. Opis wdrożenia i inne projekty znajdziesz na stronie realizacje. Skala i narzędzia w Twojej firmie mogą być inne, więc zawsze zaczynam od policzenia, ile czasu zabiera dziś każdy etap.
Jak to wdrażam
- Rysujemy obecną drogę zamówienia i zaznaczamy miejsca ręcznej pracy.
- Wybieramy etap o największym koszcie i najmniejszej liczbie wyjątków jako pierwszy.
- Buduję przepływ z powiadomieniami o błędach i testuję na prawdziwych zamówieniach.
- Dokładamy kolejne etapy, aż człowiek zajmuje się tylko wyjątkami.
Technicznie opieram to na integracjach, takich jak BaseLinker, Allegro, WooCommerce i program do faktur.
Najczęstsze pytania
Czy muszę zmieniać sklep lub magazyn?
Zwykle nie. Automatyzacja spina to, co już masz. Zmiana systemu jest potrzebna tylko wtedy, gdy dany system w ogóle nie ma jak wymieniać danych.
Czy mogę zacząć od jednego etapu?
Tak, i tak polecam. Na przykład od faktur albo etykiet. Efekt widać szybko, a kolejne etapy dokładamy bez przebudowy.
Co z zamówieniami hurtowymi i zagranicznymi?
Mają inne reguły, więc obsługuję je osobną ścieżką w tym samym przepływie. Nie mieszam ich ze zwykłymi zamówieniami.
Ile to kosztuje?
Integracja prostego przepływu zaczyna się od około 800 zł netto. Pełny obieg z magazynem, kurierem, fakturą i wyjątkami to zwykle od około 2000 zł netto.
Powiązane strony
Chcesz odciążyć zespół z obsługi zamówień?
Opisz, jak dziś wygląda droga zamówienia. Odpowiem z propozycją i wyceną.