KSeF w sklepie internetowym: co zmienia się przy zamówieniach
Sklep internetowy rzadko łączy się z KSeF bezpośrednio. Zwykle robi to program do faktur albo wtyczka, a Twoim zadaniem jest dopilnować, żeby zamówienie, NIP i zwrot trafiały do niego w porządku.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Paragon, faktura na firmę i faktura dla konsumenta
| Sytuacja w sklepie | Co się dzieje |
|---|---|
| Klient bez NIP, sprzedaż na paragon z kasy fiskalnej | bez zmian, paragon nie trafia do KSeF |
| Klient bez NIP prosi o fakturę | faktura powstaje w KSeF, a konsument dostaje ją poza systemem, na przykład jako PDF z kodem QR |
| Firma podaje NIP w koszyku | faktura idzie do KSeF i tam nabywca ją odbiera |
| Firma prosi o fakturę do paragonu | częste miejsce tarcia, zasady ustalam z Twoją księgową |
| Zwrot towaru lub rabat po sprzedaży | korekta także trafia do KSeF |
Od kwietnia 2026 wystawianie w KSeF obejmuje prawie każdy sklep będący podatnikiem VAT. Wyjątek dla najmniejszej sprzedaży fakturowej, do około 10 tys. zł miesięcznie, kończy się razem z 2026 rokiem.
Od koszyka do numeru KSeF w pięciu krokach
- Klient zaznacza w koszyku, że chce fakturę, i wpisuje NIP. Sklep sprawdza, czy numer ma poprawny format.
- Po opłaceniu zamówienia sklep przekazuje dane do programu do faktur.
- Program wystawia fakturę i wysyła ją do KSeF.
- Numer KSeF wraca do programu, a stamtąd do zamówienia w panelu sklepu.
- Konsument dostaje maila z PDF z kodem QR. Firma odbiera fakturę w KSeF, a PDF może dostać dodatkowo.
Jeśli faktury wystawia własny system firmy, a nie program do faktur, potrzebne jest bezpośrednie połączenie z API. Ten wariant opisuję na stronie integracja z KSeF.
Platformy sklepowe i BaseLinker jako pośrednik
Sklepy na WooCommerce, PrestaShop, Shopify i IdoSell, a także firmy zbierające zamówienia w BaseLinkerze, łączą się z KSeF zwykle przez program do faktur lub wtyczkę. Nie ma jednej odpowiedzi, która wtyczka wystarczy. Możliwości zależą od wersji i licencji, więc przy każdej platformie sprawdzam w dokumentacji te same cztery rzeczy:
- czy NIP z koszyka trafia na fakturę bez przepisywania,
- czy numer KSeF wraca do zamówienia i do wiadomości dla klienta,
- czy zwrot w panelu sklepu tworzy korektę, czy trzeba ją wystawić ręcznie,
- co widzi obsługa, gdy faktura czeka na wysyłkę w trybie offline.
Szczegóły takich połączeń opisuję na stronach integracja WooCommerce i integracja BaseLinker.
Zwroty, faktury do paragonu i tryb offline
Zwrot i korekta
Zwrot przyjęty w sklepie powinien uruchomić korektę w programie do faktur, która też trafia do KSeF. Gdy te dwa kroki są rozłączone, korekty giną albo powstają podwójnie.
Faktura do paragonu z NIP
Klient kupił na paragon, a po kilku dniach prosi o fakturę na firmę. Tu wtyczki najczęściej wymagają ręcznej pracy, dlatego zasady ustalam z księgową, a dopiero potem automatyzuję.
Faktura wystawiona offline
Gdy dokument powstaje bez połączenia z KSeF i jest dosyłany później, numer KSeF pojawia się z opóźnieniem. Obsługa sklepu powinna widzieć ten stan przy zamówieniu.
Sam obieg zwrotów, z etykietą i decyzją o zwrocie pieniędzy, opisuję na stronie automatyzacja zwrotów i reklamacji.
Ile kosztuje przygotowanie sklepu
Połączenie sklepu z programem do faktur, który obsługuje KSeF, zaczyna się od około 800 zł netto. Najprostszy wariant to przekazanie NIP i danych zamówienia oraz powrót numeru KSeF do zamówienia. Korekty przy zwrotach, nietypowe reguły, kilka sklepów albo marketplace obok sklepu wyceniam po rozmowie.
Mikrofirmy korzystające z wyjątku do końca 2026 mają ostatnie tygodnie na test na prawdziwych zamówieniach. Szerzej o automatycznym wystawianiu dokumentów piszę na stronie automatyzacja fakturowania.
Najczęstsze pytania
Czy paragony z kasy fiskalnej trafiają do KSeF?
Nie. Sprzedaż dokumentowana paragonem z kasy fiskalnej działa tak jak dotąd. KSeF dotyczy faktur, także tych wystawianych do paragonu na prośbę klienta.
Jak konsument dostanie fakturę ze sklepu?
Faktura i tak jest wystawiana w KSeF, ale konsument nie musi tam zaglądać. Dostaje ją mailem lub w koncie klienta jako PDF z kodem QR, który pozwala sprawdzić dokument.
Czy z powodu KSeF muszę zmienić platformę sklepu?
Zwykle nie. Najczęściej wystarcza program do faktur z obsługą KSeF i dobrze ustawiona wtyczka lub integracja. Zmiana platformy może mieć sens z innych powodów, ale KSeF do nich nie należy.
Mam niewielką sprzedaż na fakturach. Czy mogę jeszcze zaczekać?
Jeśli sprzedaż fakturowa nie przekracza około 10 tys. zł miesięcznie, możesz wystawiać poza KSeF do końca 2026. Od 1 stycznia 2027 obowiązek dotyczy wszystkich, więc test warto zrobić jeszcze w tym roku. Próg potwierdź u księgowej.
Powiązane strony
Chcesz przygotować sklep na KSeF?
Napisz, na jakiej platformie działa sklep i w jakim programie wystawiasz faktury.