Dashboard magazynowy: co pokazać, skąd brać dane i jak często odświeżać
Program magazynowy wie, ile czego jest. Rzadko jednak odpowiada na pytania, które zadaje właściciel: czego zabraknie w przyszłym tygodniu, co leży bez ruchu od pół roku i ile paczek czeka na spakowanie. Dashboard zbiera te odpowiedzi na jednym ekranie.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Wskaźniki, które mają sens w małym magazynie
| Wskaźnik | Jak go liczę | Na jakie pytanie odpowiada |
|---|---|---|
| Stan dostępny | stan minus towar zarezerwowany pod zamówienia | czy mogę przyjąć to zamówienie |
| Zapas w dniach | stan dostępny podzielony przez średnią dzienną sprzedaż z ostatnich tygodni | na ile dni wystarczy towaru |
| Rotacja | sprzedaż w okresie w stosunku do średniego stanu | które towary pracują, a które zamrażają pieniądze |
| Ryzyko braku | zapas w dniach krótszy niż czas dostawy od dostawcy | co trzeba zamówić dziś |
| Towar zalegający | brak sprzedaży od ustalonej liczby dni | co przecenić, przenieść do innego kanału albo oddać dostawcy |
| Zamówienia w drodze | otwarte zamówienia do dostawców z datami dostaw | czy brak jest już załatwiony |
Każdy wskaźnik ma spisaną definicję, na przykład z ilu tygodni liczę średnią sprzedaż. Bez tego dwie osoby odczytują ten sam ekran inaczej.
Ekran na hali, widok dla właściciela, lista dla zakupów
Ekran dla magazynu
Kolejka zamówień do skompletowania i spakowania, z priorytetem dla paczek, które muszą wyjść dziś, i podziałem na przewoźników. Duże liczby i kolory czytelne z kilku metrów na telewizorze.
Widok dla właściciela
Zapas w dniach, ryzyko braków, towar zalegający i wartość magazynu. Odświeżanie raz dziennie wystarczy.
Lista dla zakupów
Pozycje do zamówienia pogrupowane według dostawców. Samo składanie zamówień można spiąć osobno, co opisuję na stronie automatyzacja zamówień do dostawców.
Te trzy widoki korzystają z tych samych danych, ale pokazują je inaczej, bo każdy odbiorca podejmuje inne decyzje. Projektuję je osobno, zamiast jednego ekranu ze wszystkim.
Źródła danych i rytm odświeżania
Stany i dokumenty magazynowe odczytuję z programu magazynowego lub ERP, przez API albo zaplanowany eksport. Możliwości zależą od wersji i licencji programu, więc sprawdzam je w dokumentacji. Zamówienia i rezerwacje pochodzą ze sklepu lub BaseLinkera, czasy dostaw z arkusza prowadzonego przez dział zakupów, a ceny zakupu z cenników, których import opisuję na stronie integracja z hurtownią XML i CSV.
- kolejka pakowania: co kilka minut, w godzinach pracy magazynu,
- stany, rezerwacje i ryzyko braku: co godzinę albo kilka razy dziennie,
- rotacja, zapas w dniach i towar zalegający: raz dziennie, w nocy.
Odświeżanie częstsze niż zmiana danych nic nie daje, a obciąża program źródłowy.
Dashboard czy system magazynowy
Dashboard tylko czyta dane. Jeśli stany w programie są wiarygodne, a brakuje odpowiedzi na pytania o decyzje, to wystarczy. Jeśli problem polega na tym, że przyjęcia i wydania nie są rejestrowane albo nikt nie wie, na której półce leży towar, dashboard ładnie pokaże złe liczby.
| Sytuacja | Co proponuję |
|---|---|
| Stany się zgadzają, brakuje widoku na braki i rotację | dashboard |
| Stany rozjeżdżają się z półką | najpierw porządek w ewidencji i system magazynowy dla małej firmy |
| Spis z natury trwa dniami i kończy się różnicami | aplikacja do inwentaryzacji |
| Chcesz też wiedzieć, ile zarabiasz na zamówieniach | dashboard połączony z raportem rentowności zamówień |
Jak buduję dashboard i ile to kosztuje
- Spisujemy pięć, sześć pytań, na które ekran ma odpowiadać, i to, kto je zadaje.
- Sprawdzam dostęp do danych w programie magazynowym, sklepie i arkuszach.
- Pierwszą wersję robię w arkuszu albo narzędziu raportowym, żeby sprawdzić definicje na prawdziwych liczbach.
- Gdy definicje się sprawdzą, a potrzebny jest ekran na hali, uprawnienia i szybkie odświeżanie, buduję panel w przeglądarce.
Wersja w arkuszu zasilana automatycznie z jednego źródła to zakres prostej automatyzacji, od około 500 zł netto. Panel w przeglądarce z kilkoma źródłami i ekranem na hali wyceniam po rozmowie, bo zależy od programu magazynowego i liczby widoków. Inne aplikacje tego typu znajdziesz na stronie przykłady aplikacji dla firm, a cały obieg sklepu na stronie co zautomatyzować w sklepie internetowym.
Najczęstsze pytania
Czy dashboard może działać na telewizorze w magazynie?
Tak. To strona w przeglądarce w trybie pełnoekranowym, uruchomiona na małym komputerze podłączonym do telewizora i odświeżana automatycznie. Ekran na hali nie pokazuje danych finansowych, tylko kolejkę pracy.
Czy do takiego widoku potrzebuję Power BI albo Looker Studio?
Nie zawsze. Narzędzie raportowe dobrze sprawdza się w widoku dla właściciela, a jego koszt zależy od narzędzia i licencji. Ekran na hali z szybkim odświeżaniem łatwiej zrobić jako prostą stronę, która czyta te same dane.
Co, jeśli program magazynowy nie ma API?
Wtedy korzystam z zaplanowanego eksportu do pliku albo z odczytu bazy w trybie tylko do odczytu, jeśli licencja na to pozwala. Dane są wtedy mniej świeże, ale do widoku braków i rotacji zwykle wystarczają.
Jak liczyć zapas w dniach dla towaru sezonowego?
Średnia z ostatnich tygodni przed sezonem zaniża zapotrzebowanie, więc dla takich pozycji biorę sprzedaż z tego samego okresu rok wcześniej albo ręczny mnożnik. Nowe produkty bez historii oznaczam osobno, żeby nie udawały pewnych liczb.
Powiązane strony
Chcesz widzieć braki, zanim zabraknie towaru?
Napisz, w jakim programie prowadzisz magazyn i jakie pytania zadajesz sobie co tydzień. Zaproponuję pierwszą wersję widoku.