Automatyzacja zamówień do dostawców i uzupełniania stanów

Pętla zaopatrzenia krok po kroku

Zaczynam od towarów, które się powtarzają i mają stałych dostawców. Pozycje kupowane sporadycznie zostają poza przepływem, bo ich progi byłyby zgadywaniem.

System porównuje stan w magazynie z progiem ustalonym dla pozycji lub grupy towarów.
Po przekroczeniu progu liczy proponowaną ilość z uwzględnieniem sprzedaży z ostatnich okresów i czasu dostawy.
Propozycje grupuje według dostawcy, żeby powstało jedno zamówienie zamiast dziesięciu małych.
Osoba odpowiedzialna za zakupy zatwierdza, zmienia ilości albo odrzuca pozycje.
Zatwierdzone zamówienie idzie do dostawcy w formacie, który ten dostawca przyjmuje: jako mail z plikiem, formularz albo wywołanie API.
System pilnuje potwierdzenia i przypomina, gdy dostawca milczy albo przesuwa termin.

Skąd bierze się proponowana ilość

Algorytm nie musi być skomplikowany. Zaczynam od reguł, które potrafisz wypowiedzieć na głos, i dokładam kolejne tylko tam, gdzie widać błędy:

średnia sprzedaż z ostatnich tygodni oraz sezonowość znana w Twojej branży,
czas dostawy konkretnego dostawcy, liczony od zamówienia do przyjęcia towaru,
minimalne zamówienie i opakowania zbiorcze, które wymuszają zaokrąglenie ilości,
towary wycofywane lub zastępowane, które nie powinny wracać na listę.

Porównanie dostawców bez arkusza

Gdy ten sam towar kupujesz u kilku dostawców, system może wskazać tańszego, ale cena nie jest jedyną zmienną.

Cena jednostkowa

Z ostatniej oferty lub cennika, z uwzględnieniem rabatów ilościowych.

Czas dostawy

Realny, wyliczony z historii, a nie ten z oferty.

Minimum logistyczne

Próg darmowej dostawy albo minimalna wartość zamówienia.

Terminowość

Ile razy dostawca dowiózł towar zgodnie z potwierdzeniem.

Ryzyka, które pilnuję przy zaopatrzeniu

Najdroższe błędy w zaopatrzeniu to nadmiar towaru i jego brak. Automat potrafi pomnożyć jedno i drugie, jeśli dostanie złe dane, dlatego dodaję bezpieczniki:

jednorazowy skok sprzedaży, na przykład po promocji, nie jest traktowany jak nowa norma,
zamówienie na tę samą pozycję nie powstaje dwa razy, gdy poprzednie czeka na dostawę,
przy nietypowo dużej ilości system zatrzymuje się i prosi o potwierdzenie,
nieaktualna cena z cennika dostawcy jest oznaczana, zanim trafi do zamówienia.

Co leży po stronie innych rozwiązań

Gdy ceny i stany przychodzą od hurtowni w plikach, ich import opisuje strona o integracji z hurtownią XML i CSV. Sam magazyn, z przyjęciami i wydaniami, to temat systemu magazynowego dla małej firmy. Drugą stronę obiegu, czyli zamówienia klientów, obejmuje automatyzacja obsługi zamówień. To, jakie stany da się odczytać automatycznie, zależy od używanego programu i jego wersji, więc sprawdzam w dokumentacji.

Najczęstsze pytania

Czy system sam zamawia towar bez mojej zgody?

Domyślnie nie. Propozycja idzie do akceptacji. Zamawianie bez zatwierdzenia można włączyć dla tanich, powtarzalnych pozycji, jeśli sam tak zdecydujesz.

Skąd system zna stany magazynowe?

Z programu magazynowego, sklepu albo arkusza, w którym je prowadzisz. Sprawdzam w dokumentacji, czy dany program udostępnia stany przez API lub eksport, bo od tego zależy sposób połączenia.

Co z dostawcami, którzy przyjmują zamówienia tylko telefonicznie?

System przygotuje zestawienie do wydruku albo zadanie z listą pozycji. Zamówienie złożysz telefonicznie, ale ilości, ceny i potwierdzenie zostają uporządkowane i zapisane.

Ile kosztuje automatyzacja zamówień do dostawców?

Pełny obieg z progami, akceptacją, wysyłką do dostawców i potwierdzeniami zaczyna się od około 2000 zł netto. Samo zestawienie z propozycją zamówienia na podstawie stanów to prostsza automatyzacja, od około 500 zł netto.

Automatyzacja zamówień do dostawców: od niskiego stanu do potwierdzenia dostawy