Automatyzacja raportów: zestawienia, które składają się same
Raport w poniedziałek rano zabiera komuś pół dnia: eksport z kilku systemów, sklejenie w arkuszu, poprawki. Ten sam raport może przyjść sam, zanim ktoś usiądzie do komputera.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Od jakich raportów zacząć
- Sprzedaż. Obrót, liczba zamówień i średnia wartość w ujęciu dziennym, tygodniowym i miesięcznym.
- Należności i zobowiązania. Kto jest winien firmie, ile i od jak dawna.
- Koszty. Zestawienie wydatków w podziale na kategorie, z porównaniem do poprzedniego okresu.
- Magazyn. Niskie stany, towary bez ruchu i prognoza dostaw.
- Zapytania i oferty. Ile ich przyszło, ile wysłano i ile zamieniło się w sprzedaż.
Zasady, dzięki którym raport jest czytany
Raport, którego nikt nie czyta, to koszt bez efektu. Po kilku projektach trzymam się kilku zasad:
- Jedna definicja każdego wskaźnika, zapisana w dokumencie. Spór o to, co znaczy „sprzedaż”, kończy się, zanim zacznie.
- Jedno źródło prawdy dla każdej liczby. Jeśli dane są w dwóch miejscach, wybieramy to, które jest wiarygodniejsze.
- Krótko na górze: trzy liczby, które decydują, i kolor mówiący, czy jest dobrze. Szczegóły niżej.
- Alert zamiast raportu tam, gdzie liczy się szybka reakcja, na przykład przy zaległej płatności.
Przykład z praktyki
W sklepie eVolution wdrożono w ramach Today Automate ewidencję kosztów, automatyczne raporty oraz obsługę klienta. Klient wskazuje codzienną oszczędność czasu. Szczegóły opisuje strona realizacje. Takie raporty zwykle zaczynają się od jednego arkusza, który z czasem zamienia się w stały pulpit.
Gdzie ma trafiać raport
Na maila
Najprostszy sposób. Raport w PDF lub w treści wiadomości, o ustalonej godzinie.
Do arkusza
Dane zapisują się w arkuszu, na którym zarząd i tak pracuje. Szczegóły w poradniku integracja z Arkuszami Google.
Na pulpit
Interaktywny widok z filtrami, gdy liczby oglądane są często i z różnych perspektyw. Więcej o analizie danych.
Do komunikatora
Krótkie podsumowanie lub alert na kanale zespołu, gdy ważna jest szybka reakcja.
Najczęstsze pytania
Czy mogę mieć raporty z systemu, który nie ma API?
Zwykle tak, przez eksport do pliku, który integracja odbiera i przetwarza. Jest to mniej natychmiastowe, ale daje ten sam efekt w raporcie.
Jak często mogą być generowane raporty?
Tak często, jak potrzebujesz: codziennie, co tydzień, na koniec miesiąca albo po zdarzeniu. Dla większości firm wystarcza raz dziennie lub raz w tygodniu.
Czy dane w raportach są bezpieczne?
Dostęp ograniczam do osób, które mają je widzieć. Dane wrażliwe warto przesyłać w formie zagregowanej, a nie jako surowe listy.
Czy mogę zmienić układ raportu po wdrożeniu?
Tak. Układ i wskaźniki są elementem konfiguracji, więc zmiany są szybkie. Potem przekazuję opis, żebyś wiedział, jak to działa.
Powiązane strony
Chcesz, żeby raporty składały się same?
Napisz, jakie raporty robisz dziś ręcznie i z jakich systemów pochodzą dane.