Obsługa IT biura rachunkowego: programy księgowe, podpisy i sezon rozliczeń
Najgorszy moment na awarię w biurze rachunkowym to ostatnie dni przed terminem deklaracji. Wtedy program księgowy, podpis kwalifikowany i baza klientów muszą działać na każdym stanowisku, również u osoby pracującej z domu.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Baza programu księgowego i jej kopie
W większości biur program księgowy trzyma bazę na jednym komputerze albo serwerze, a pozostałe stanowiska łączą się z nią przez sieć. Wymagania instalacji sieciowej i sposób robienia kopii sprawdzam w dokumentacji producenta, bo zależą od wersji i licencji programu.
- kopia bazy wykonywana automatycznie po godzinach pracy i druga kopia trzymana poza biurem,
- dodatkowa kopia tuż przed każdą aktualizacją programu, bo wersja bazy i wersja programu muszą do siebie pasować,
- próbne odtworzenie bazy na osobnym komputerze przed sezonem rozliczeń rocznych,
- praca z domu na bazie biura wyłącznie przez VPN i zdalny dostęp, bez kopiowania bazy na prywatne laptopy.
Czy baza powinna stać na osobnym serwerze, czy wystarczy mocniejszy komputer, omawiam w tekście serwer dla małej firmy.
Podpisy kwalifikowane, czytniki i KSeF
Podpis kwalifikowany na karcie potrzebuje czytnika, sterowników i aplikacji dostawcy podpisu. Każdy z tych elementów potrafi przestać działać po aktualizacji systemu albo przeglądarki, zwykle wtedy, gdy deklaracja musi wyjść tego samego dnia. Prowadzę spis: czyj podpis, na którym komputerze jest zainstalowany i kiedy wygasa certyfikat, żeby odnowienie zamówić z zapasem.
Przy KSeF ustawiam dostęp w programie księgowym i porządkuję uprawnienia oraz dane uwierzytelniające, które biuro dostaje od klientów. Techniczne połączenie programów z systemem opisuje strona integracja z KSeF.
Kalendarz prac ułożony pod terminy klientów
| Okres | Co robię |
|---|---|
| Koniec roku | przegląd stanowisk, odnowienia podpisów i licencji programów, próbne odtworzenie kopii |
| Tygodnie przed rozliczeniami rocznymi | wstrzymuję duże aktualizacje i wymiany sprzętu, a zmiany ograniczam do usuwania usterek |
| Po zamknięciu sezonu | wymiana komputerów, przenosiny na nowy system, porządki w uprawnieniach i folderach |
| Pracownik sezonowy | konto, dostęp do programu i podpisu na czas umowy, a po jej końcu odebranie wszystkich dostępów |
Terminy ustalam z właścicielem biura, bo zależą od tego, jakich klientów obsługuje.
Poczta, dokumenty od klientów i witryna biura
Biuro dostaje faktury i wyciągi mailem, przez portal albo w folderze w chmurze. Jego poczta bywa też celem podszywania: fałszywe wezwania z urzędu, faktury z linkiem do „dokumentu”. Ustawiam drugi składnik logowania, filtry i wpisy SPF, DKIM i DMARC chroniące domenę biura.
Automatyczne zbieranie dokumentów od klientów i ich rozpoznawanie to osobna usługa, opisana w tekście automatyzacja w biurze rachunkowym. Projekt witryny biura omawiam na stronie strony dla biur rachunkowych.
Dane klientów biura od strony technicznej
Biuro przetwarza dane klientów, ich pracowników i kontrahentów, zwykle na podstawie umów powierzenia. Z mojej strony oznacza to konkretne ustawienia: zaszyfrowane dyski laptopów, osobne konta dla każdej osoby, uprawnienia do folderów klientów nadawane według potrzeb, zaszyfrowane kopie i spisaną procedurę na wypadek zgubienia sprzętu.
Najczęstsze pytania
Czy obsługujesz biura spoza Śląska?
Stała obsługa z wizytami dotyczy biur na Śląsku. Biuro z innego regionu mogę wspierać zdalnie przy poczcie, kopiach i kontach, ale sprzętem na miejscu musi zająć się ktoś lokalny.
Czy pomożesz wybrać program księgowy?
Wybór programu to decyzja merytoryczna biura. Ja sprawdzam wymagania sprzętowe, licencję na pracę w sieci, sposób robienia kopii i współpracę z KSeF, żeby wybrany program dało się sensownie utrzymać.
Co z pracownikami pracującymi z domu?
Dostają służbowy laptop z zaszyfrowanym dyskiem i łączą się z bazą biura przez szyfrowane połączenie. Programu księgowego z bazą klientów nie instaluję na prywatnych komputerach.
Ile kosztuje obsługa IT biura rachunkowego?
Abonament dla małego biura zaczyna się od 399 zł netto miesięcznie. Ostateczna kwota zależy od liczby stanowisk, serwera i zakresu wizyt. Sposób liczenia abonamentu wyjaśnia strona o kosztach obsługi informatycznej.
Powiązane strony
Prowadzisz biuro rachunkowe na Śląsku?
Napisz, ile jest stanowisk i z jakiego programu księgowego korzystacie. Zaproponuję zakres opieki przed najbliższym sezonem.