Obsługa IT kancelarii prawnej: poufne akta, szyfrowane laptopy, praca poza biurem
Laptop radcy jedzie na rozprawę z aktami kilkunastu spraw, a w sekretariacie zostaje komputer z pocztą od klientów. Tajemnica zawodowa w dużej mierze zależy od tego, jak ten sprzęt jest ustawiony.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Gdzie tajemnica zawodowa styka się ze sprzętem
- laptop zgubiony w pociągu albo skradziony z samochodu pod sądem,
- pismo wysłane do niewłaściwego adresata, bo program pocztowy podpowiedział podobne nazwisko,
- wspólne konto na komputerze w sekretariacie, przez które nie wiadomo, kto otworzył plik,
- pendrive z dokumentami przekazany biegłemu albo drugiej stronie,
- prywatny telefon z pocztą kancelarii i bez blokady ekranu.
Każdy z tych punktów ma proste zabezpieczenie techniczne. Od nich zaczynam pierwszy przegląd kancelarii.
Szyfrowanie laptopów, telefonów i nośników
Na laptopach z Windowsem włączam BitLocker, na Macach FileVault. Klucz odzyskiwania trafia do panelu administracyjnego albo do firmowego menedżera haseł, bo bez niego po zmianie w BIOS-ie kancelaria sama nie otworzy własnego dysku. Co zrobić, gdy komputer prosi o ten klucz, opisuje tekst klucz odzyskiwania BitLocker.
Zamiast pendrive przekazuję pliki przez link z hasłem i datą wygaśnięcia. Telefony z pocztą kancelarii trafiają do wspólnego panelu urządzeń, o którym piszę przy zarządzaniu laptopami firmowymi.
Poczta, e-Doręczenia i pliki od klientów
Poczta działa na domenie kancelarii, z drugim składnikiem logowania na każdym koncie. Ustawiam krótkie opóźnienie wysyłki, które pozwala zatrzymać list wysłany do złej osoby, i ostrzeżenie przy adresatach spoza kancelarii. Skrzynkę do doręczeń elektronicznych, osoby uprawnione i powiadomienia omawia tekst e-Doręczenia w firmie.
Duże pliki od klientów odbieram przez folder w chmurze z dostępem dla jednej osoby, a nie przez załączniki krążące po kilku skrzynkach.
Kto widzi które akta
| Rola | Dostęp do folderów spraw | Uwagi |
|---|---|---|
| Wspólnik, radca lub adwokat prowadzący | własne sprawy i sprawy zespołu | pełna edycja |
| Aplikant | sprawy, do których jest przypisany | dostęp nadawany na sprawę i odbierany po jej zakończeniu |
| Sekretariat | korespondencja i kalendarz, akta tylko do odczytu albo wcale | zależnie od decyzji kancelarii |
| Współpracownik z zewnątrz | jeden folder sprawy | na czas współpracy, z datą wygaśnięcia |
Z sądu, od klienta albo z domu łączę przez szyfrowany tunel albo przez pliki w chmurze z drugim składnikiem logowania. Oba warianty porównuję w tekście o dostępie do plików spoza biura.
Kopie akt i kancelaria notarialna
Kopie dokumentów są zaszyfrowane, jedna leży poza biurem, a próbne odtworzenie robię na osobnym komputerze. W kancelarii notarialnej część systemów ma własnych dostawców i wymagania. Ich konfigurację zostawiam tym dostawcom, a sam zajmuję się komputerami, siecią, drukarkami i kopiami wokół nich.
Najczęstsze pytania
Czy informatyk z zewnątrz nie narusza tajemnicy zawodowej?
Podpisuję umowę o poufności, dostaję dostęp tylko do tego, co potrzebne, a każda sesja zdalna trafia do rejestru. Czy taki model spełnia zasady samorządu zawodowego, ocenia kancelaria.
Czy akta mogą leżeć w chmurze?
Technicznie tak, z szyfrowaniem, drugim składnikiem logowania i kontrolą udostępniania. Wybór dostawcy i miejsca przechowywania danych to decyzja kancelarii, którą warto oprzeć na analizie umowy z dostawcą.
Czy zajmujesz się też automatyzacją pism i stroną kancelarii?
Tak, to osobne usługi. Szablony pism i obieg dokumentów opisuje tekst automatyzacja w kancelarii prawnej, a witrynę strona strony dla kancelarii prawnych.
Ile kosztuje obsługa IT kancelarii?
Abonament dla małej kancelarii zaczyna się od 399 zł netto miesięcznie, z wizytami na Śląsku. Na kwotę wpływa liczba stanowisk i laptopów oraz to, czy kancelaria ma własny serwer.
Powiązane strony
Prowadzisz kancelarię na Śląsku?
Napisz, ile osób pracuje w kancelarii i ile laptopów wyjeżdża poza biuro. Zaproponuję zakres pierwszego przeglądu.