Backup Microsoft 365: dlaczego kosz w chmurze nie jest kopią zapasową
Plik usunięty przez pracownika pół roku temu, skrzynka osoby, która odeszła, folder zaszyfrowany na laptopie i posłusznie zsynchronizowany do chmury. Każdy z tych przypadków pokazuje, że dane w Microsoft 365 same z siebie nie mają kopii zapasowej.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Kosz, wersje i przechowywanie to jeszcze nie kopia
| Mechanizm w Microsoft 365 | Co ratuje | Czego nie uratuje |
|---|---|---|
| Kosz w poczcie i w OneDrive | list albo plik usunięty niedawno przez pomyłkę | rzeczy usuniętych dawniej, niż pozwala okres kosza |
| Historia wersji plików | nadpisany dokument, gdy wiesz, która wersja była dobra | usuniętej biblioteki ani zmian zauważonych po czasie, gdy starszych wersji już nie ma |
| Przywrócenie OneDrive lub biblioteki do wcześniejszego stanu | masowe zaszyfrowanie albo usunięcie plików zauważone w porę | szkód zauważonych po upływie okna przywracania i danych skasowanych przez kogoś z uprawnieniami administratora |
| Zasady przechowywania | zachowanie danych na potrzeby wymogów, zależnie od licencji | szybkiego odtworzenia całej skrzynki w pierwotne miejsce, bo to narzędzie do zachowania, a nie do przywracania |
| Usunięte konto użytkownika | przez krótki czas da się je przywrócić | danych konta po upływie tego czasu |
Okresy przechowywania i zakres funkcji zależą od licencji i ustawień. Sprawdzam je w dokumentacji Microsoftu dla konkretnej dzierżawy.
Kto za co odpowiada
Microsoft opisuje to jako podział odpowiedzialności. Dostawca dba o działanie usługi, a klient o własne dane, konta i dostęp. W praktyce wygląda to tak:
- po stronie Microsoftu: centra danych, sprzęt, łącza i odporność usługi na awarie,
- po stronie firmy: konta i hasła, uprawnienia, to, co pracownicy usuwają lub nadpisują, oraz decyzja, jak długo dane mają być dostępne.
Szkodnik, który zaszyfruje folder na laptopie, zaszyfruje też jego wersję w OneDrive, bo synchronizacja działa w obie strony. Przywrócenie do wcześniejszego stanu pomaga, jeśli atak zostanie zauważony w porę. Wszystkie wbudowane mechanizmy działają jednak w tej samej dzierżawie co oryginał, więc ktoś, kto przejmie konto administratora, może wyłączyć je razem z danymi. Jak wygląda taki atak, opisuje tekst ransomware w małej firmie.
Co obejmuje kopia robiona osobnym narzędziem
Poczta i kalendarze
Skrzynki imienne i współdzielone, także skrzynki byłych pracowników, zanim zwolnisz ich licencję.
OneDrive
Pliki każdej osoby, również te, które nigdy nie trafiły do wspólnych bibliotek.
SharePoint i Teams
Biblioteki dokumentów i witryny zespołów. Pliki z kanałów Teams leżą w SharePoint, więc kopia witryny je obejmuje. Kopia czatów zależy od narzędzia.
Miejsce kopii
Poza dzierżawą, u dostawcy narzędzia albo na serwerze firmy, z osobnymi danymi logowania.
Narzędzi do kopii Microsoft 365 jest sporo, od usług w chmurze po programy instalowane na własnym serwerze. Wybieram według liczby kont, miejsca przechowywania i tego, jak szybko trzeba odzyskać jedną skrzynkę. Ogólne zasady układania kopii w biurze są w tekście kopie zapasowe i NAS dla firmy.
Próbne odtworzenie przed prawdziwą potrzebą
- Wybieram jedną skrzynkę, folder z OneDrive i jedną bibliotekę SharePoint.
- Odtwarzam je do innej lokalizacji, a nie na miejsce oryginału, żeby niczego nie nadpisać.
- Sprawdzam, czy pliki się otwierają, a wiadomości mają załączniki.
- Zapisuję, ile trwało odtworzenie i kto ma do niego uprawnienia.
- Powtarzam próbę po zmianie licencji, narzędzia albo układu witryn.
Konto do zarządzania kopiami ma drugi składnik logowania i nie służy do codziennej pracy. Włamywacz z dostępem administratora często zaczyna od skasowania kopii.
Zdalnie dla każdej firmy, na Śląsku także w biurze
Kopię konfiguruję w panelach Microsoftu i wybranego narzędzia, więc pracuję z firmami z całej Polski bez dojazdu. Na Śląsku przyjeżdżam, gdy kopia ma trafiać na serwer albo NAS stojący w biurze. Jeśli Microsoft 365 dopiero startuje, kopię planuję razem z wdrożeniem Microsoft 365 w małej firmie.
Najczęstsze pytania
Czy Microsoft nie robi kopii za mnie?
Dane są przechowywane nadmiarowo, żeby awaria dysku w centrum danych ich nie zabrała. Nadmiarowość nie cofa jednak zmian zrobionych przez użytkownika albo szkodnika, bo te zmiany powielają się tak samo jak poprawne dane.
Czy kopia obejmie skrzynki byłych pracowników?
Tak, jeśli kopia działa, zanim usuniesz konto. Kolejność przy odejściu pracownika, łącznie z przejęciem poczty i plików, opisuje tekst onboarding i offboarding IT pracownika.
Jak często wykonuje się kopia?
Częstotliwość ustawiam w narzędziu, zależnie od tego, ile pracy firma może stracić. W wielu małych biurach wystarcza kopia raz na dobę, a dla poczty działu sprzedaży ustawiam częstszą.
Ile kosztuje backup Microsoft 365?
Narzędzie zwykle opłaca się według liczby kont, zgodnie z cennikiem producenta. Wdrożenie i próbne odtworzenie wyceniam po rozmowie o liczbie użytkowników i ilości danych.
Powiązane strony
Chcesz mieć kopię danych z Microsoft 365?
Napisz, ile kont ma firma i czy korzystacie z SharePoint i Teams. Zaproponuję narzędzie i plan próbnego odtworzenia.