Wdrożenie Google Workspace: domena, poczta, Dyski współdzielone i uprawnienia
Konto Google Workspace da się założyć w kwadrans. Kłopot pojawia się po roku, gdy pliki firmy leżą na prywatnych dyskach pracowników, a po odejściu jednej osoby nikt nie może otworzyć jej folderu z umowami.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Kolejność prac przy uruchomieniu Workspace
- Potwierdzenie domeny. W panelu DNS dopisuję wpis, którym Google sprawdza, że domena należy do firmy. Potrzebuję dostępu do rejestratora albo kontaktu z osobą, która go ma.
- Konta i grupy. Każdy pracownik dostaje własne konto. Adresy funkcyjne, takie jak biuro@ czy faktury@, zakładam jako grupy dostarczające pocztę kilku osobom, bez osobnego logowania.
- Odbiór i wysyłka poczty. Przestawiam rekordy MX, a wpisy chroniące domenę przed podszywaniem ustawiam według poradnika konfiguracja SPF, DKIM i DMARC.
- Stara poczta. Wiadomości z poprzedniego serwera kopiuję przed przełączeniem. Ten etap opisuje szerzej tekst migracja poczty firmowej.
- Komputery i telefony. Logowanie w przeglądarce, aplikacja Gmail w telefonie i Dysk na komputerze, ustawione u każdego.
Dyski współdzielone zamiast folderów na kontach pracowników
Plik wgrany na Dysk współdzielony należy do firmy, a nie do osoby, która go dodała. Gdy pracownik odchodzi, dokumenty zostają tam, gdzie były. Plik z sekcji „Mój dysk” znika razem z kontem, chyba że ktoś wcześniej przeniesie jego własność. Dostępność Dysków współdzielonych zależy od planu, więc sprawdzam to przed wyborem licencji.
| Dysk współdzielony | Kto ma dostęp | Zakres |
|---|---|---|
| Kadry i umowy pracowników | właściciel i osoba od kadr | pełne zarządzanie |
| Oferty i umowy z klientami | handlowcy i zarząd | dodawanie i edycja |
| Wzory pism i cenniki | cały zespół | podgląd, edycja dla jednej osoby |
| Wymiana z biurem rachunkowym | księgowość i biuro z zewnątrz | osobny Dysk z dostępem dla gościa |
Podział jest przykładem. Ustalam go z właścicielem przed przeniesieniem plików.
Zabezpieczenia ustawiane w konsoli od pierwszego dnia
- weryfikacja dwuetapowa wymuszona na wszystkich kontach, najlepiej z kluczem albo aplikacją, według zasad z tekstu uwierzytelnianie dwuskładnikowe w firmie,
- dwa konta superadministratora, z których żadne nie służy do codziennej pracy, a jedno jest awaryjne,
- ograniczenie udostępniania plików poza domenę albo ostrzeżenie przed takim udostępnieniem,
- przegląd aplikacji zewnętrznych, którym pracownicy dali dostęp do swoich kont Google.
Workspace czy pakiet Microsoftu
Decyduje to, w czym zespół już pracuje. Firmy, które żyją w przeglądarce, Arkuszach i Kalendarzu Google, przechodzą do Workspace bez przestawiania nawyków. Gdy biuro ma arkusze z makrami albo program księgowy wysyłający pocztę przez Outlooka, zwykle wygodniejsza jest konkurencja, którą opisuję na stronie wdrożenie Microsoft 365 w małej firmie. Ceny planów u obu dostawców się zmieniają, dlatego nie podaję kwot.
Zdalnie z całą Polską, przy biurkach na Śląsku
Konsola administratora, panel domeny i kopiowanie poczty działają przez internet, więc wdrożenie robię zdalnie dla firm z każdego regionu. Firmom ze Śląska mogę dodatkowo przyjechać, ustawić laptopy, skaner wysyłający dokumenty na Dysk i pokazać zespołowi, gdzie co leży. Późniejsze zakładanie kont i porządki po odejściach pracowników mieszczą się w stałej opiece, której zakres opisuje strona co zawiera obsługa informatyczna firmy.
Najczęstsze pytania
Czy zachowam obecne adresy e-mail?
Tak, jeśli są na domenie firmy. Po przestawieniu rekordów MX te same adresy zaczynają działać w Gmailu. Adresy z darmowych skrzynek trzeba zastąpić nowymi na domenie firmy, a stare zostawić na jakiś czas z automatyczną odpowiedzią.
Kto płaci za licencje Google?
Firma, bezpośrednio u Google albo u jego partnera, kartą lub przelewem firmowym. Ja dostaję konto administratora do wdrożenia. Cena licencji zależy od planu i liczby użytkowników, więc sprawdzasz ją w aktualnym cenniku.
Czy skaner i program do faktur będą wysyłać maile z Workspace?
Starsze skanery i programy czasem nie obsługują logowania wymaganego przez Google. Dla nich ustawiam osobną drogę wysyłki w konsoli administratora albo przestawiam skaner na zapis plików na Dysk, zależnie od modelu.
Czy w Workspace działa asystent AI?
Zależy od planu i ustawień administratora. Co potrafi i jak go włączyć z głową, opisuje tekst Gemini w Google Workspace. Sam asystent nie jest potrzebny, żeby uruchomić pocztę i Dysk.
Powiązane strony
Przechodzisz na Google Workspace?
Podaj domenę firmy, liczbę osób i miejsce, w którym dziś leży poczta. Odeślę plan wdrożenia z wyceną.