Automatyzacja w biurze rachunkowym: mniej gonienia za dokumentami
Biuro obsługuje wielu klientów i każdy wysyła dokumenty inaczej. Większość czasu schodzi na zbieranie, przypominanie i przepisywanie, a nie na księgowanie.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Najczęstsze straty czasu w biurze
| Obszar | Problem | Co można zautomatyzować |
|---|---|---|
| Zbieranie dokumentów | klienci wysyłają w różnych formach i zawsze po terminie | wspólny kanał przyjmowania, przypomnienia i lista braków per klient |
| Przepisywanie | dane z faktur wpisywane ręcznie do programu | odczyt dokumentu i przygotowanie wpisu do zatwierdzenia |
| Komunikacja o terminach | ręczne maile i telefony | automatyczne przypomnienia z właściwą treścią dla właściwego klienta |
| Pytania klientów | te same pytania o status i dokumenty | portal lub odpowiedzi z bazy wiedzy biura |
| Raportowanie | zestawienia dla klientów składane ręcznie | cykliczne zestawienia generowane z danych |
Zbieranie dokumentów od klientów
To obszar, w którym efekt jest największy. Każdy klient ma listę dokumentów, które powinien przekazać w danym miesiącu. System sprawdza, co dotarło, a czego brakuje, i wysyła przypomnienie w uzgodnionym rytmie. Pracownik biura widzi jedną tablicę z klientami i statusem, zamiast sprawdzać skrzynkę i foldery. To odciąża ludzi, którzy dziś zajmują się głównie przypominaniem.
Granice automatyzacji
Księgowanie, interpretacja przepisów i decyzje podatkowe zostają po stronie biura. Automatyzacja przygotowuje dane i pilnuje terminów, a nie podejmuje decyzji księgowych. Każdy wpis przygotowany automatycznie trafia do zatwierdzenia przez osobę odpowiedzialną. To rozwiązanie jest dopasowane do pracy biura, a nie jej zamiennikiem.
Technicznie korzystam z rozwiązań opisanych w automatycznym księgowaniu faktur kosztowych i integracji z programami do faktur.
Od czego zaczynam w biurze
- Wybieram kilku klientów z największą liczbą dokumentów i spisuję, co dostarczają i w jakiej formie.
- Ustalam z biurem listę dokumentów na każdy miesiąc dla każdego klienta oraz terminy.
- Uruchamiam zbieranie i przypomnienia dla tej grupy, a pozostałych klientów dołączam po kilku tygodniach.
- Dopiero potem dokładam odczyt faktur i połączenie z programem księgowym.
Kolejność ma znaczenie: przypomnienia dają efekt od pierwszego miesiąca i nie wymagają zmiany programu, a odczyt dokumentów potrzebuje próbki faktur i kilku tygodni dostrajania.
Strona i portal dla klientów biura
Dla biura ważne są też dwie rzeczy po stronie klienta: strona, która przyciąga nowych klientów, oraz portal, w którym obecni klienci przekazują dokumenty. Pierwszą opisuję na stronie strony dla biur rachunkowych, a drugą na stronie portal klienta dla firmy.
Najczęstsze pytania
Czy mogę zacząć od przypomnień, bez zmiany programu księgowego?
Tak. Przypomnienia i zbieranie dokumentów działają niezależnie od programu księgowego i dają efekt od razu.
Czy klienci muszą nauczyć się nowego narzędzia?
Dla większości wystarczy wygodny kanał, na przykład link do przesłania plików lub adres e-mail, który automatycznie je przetwarza. Nie wymagam instalowania niczego.
Czy dane klientów biura są bezpieczne?
Dostęp jest ograniczony do osób upoważnionych, a dane przechowuję zgodnie z wymaganiami biura. Szczegóły przetwarzania ustalamy w umowie powierzenia.
Czy mogę automatyzować tylko część klientów?
Tak. Wiele biur zaczyna od kilku klientów z największą liczbą dokumentów i rozszerza rozwiązanie, gdy się sprawdzi.
Powiązane strony
Chcesz odciążyć biuro z pracy powtarzalnej?
Napisz, ilu klientów obsługujesz i jakie programy używacie. Odpowiem z propozycją.