Poczta firmowa we własnej domenie: jak ją założyć

Trzy miejsca, w których może działać skrzynka

Dostawca	Kiedy pasuje	Na co uważam
Poczta przy hostingu strony	jednoosobowa działalność, kilka adresów, pakiet już opłacony razem z domeną	pojemność i filtr antyspamowy zależą od pakietu, a awaria hostingu zabiera stronę i pocztę jednocześnie
Microsoft 365	zespół pracuje w Outlooku, Wordzie i Excelu	licencja na osobę, kopie zapasowe i zabezpieczenia trzeba ustawić osobno
Google Workspace	praca w przeglądarce, Gmail, Kalendarz i Dysk	licencja na osobę, wspólne pliki najlepiej trzymać na Dyskach współdzielonych

Cenniki wszystkich trzech opcji się zmieniają, więc kwot nie podaję.

Wdrożenie dwóch większych pakietów opisuję osobno: Microsoft 365 w małej firmie i wdrożenie Google Workspace.

Co trzeba zmienić w DNS domeny

Domena ma panel zarządzania u rejestratora albo w osobnej usłudze DNS. Rekord MX mówi serwerom pocztowym na całym świecie, dokąd dostarczyć list zaadresowany do Twojej domeny. Jeśli MX wskazuje na hosting, poczta trafia na hosting, nawet gdy konta założyłeś gdzie indziej. Częsta przeszkoda: domenę kupił kiedyś wykonawca strony na swoje konto. Wtedy najpierw przenosimy ją na firmę.

Sam MX wystarcza do odbioru. Żeby wysyłane listy nie lądowały u odbiorców w spamie, dochodzą trzy kolejne wpisy, które opisuje poradnik konfiguracja SPF, DKIM i DMARC.

Skrzynka imienna, alias czy adres wspólny

Skrzynka imienna

Jedna osoba, własne hasło i drugi składnik logowania. Gdy pracownik odchodzi, blokuję logowanie, a korespondencję przejmuje przełożony.

Alias

Dodatkowy adres prowadzący do istniejącej skrzynki, na przykład jan@ obok j.nowak@. Nie wymaga osobnego hasła.

Adres wspólny

Biuro@ albo faktury@ czytane przez kilka osób, każda ze swojego konta, jako skrzynka współdzielona lub grupa. Nikt nie zna wspólnego hasła.

Przekierowanie

Kopia listów wysyłana na inny adres. Stosuję rzadko, bo przekierowanie na prywatną skrzynkę wyprowadza korespondencję firmy poza jej kontrolę.

Telefon i program pocztowy krok po kroku

Przy Microsoft 365 i Google instaluję aplikację dostawcy i loguję się adresem firmowym, bez ręcznego wpisywania serwerów.
Przy poczcie z hostingu wpisuję serwery IMAP i SMTP z szyfrowaniem. Ich nazwy podaje hosting w swojej pomocy.
Wybieram IMAP zamiast POP3, żeby w telefonie i na komputerze były te same foldery i te same wiadomości.
Wysyłam list na adres zewnętrzny i odpowiadam na niego, żeby sprawdzić oba kierunki.
Hasła zapisuję w firmowym menedżerze haseł, a nie na karteczce przy monitorze.

Dlaczego nie prywatny Gmail

Konto prywatne należy do człowieka, a nie do firmy. Kiedy pracownik odchodzi, wątki z klientami odchodzą razem z nim. Firma nie wymusi na takim koncie drugiego składnika logowania, nie zablokuje go i nie zrobi kopii. Klient przyzwyczajony do faktur z darmowego adresu łatwiej uwierzy też w fałszywy list z podobnego darmowego adresu. Jeśli w starej skrzynce jest korespondencja do zachowania, przeniesienie jej opisuje tekst migracja poczty firmowej.

Najczęstsze pytania

Czy potrzebuję strony internetowej, żeby mieć pocztę w domenie?

Nie. Wystarczy sama domena. Strona może nie istnieć albo działać u innego dostawcy, bo adres strony i rekord MX to osobne wpisy w DNS.

Ile adresów potrzebuje mała firma?

Imienną skrzynkę dla każdej osoby, która pisze do klientów, i kilka adresów funkcyjnych, na przykład biuro@ i faktury@, ustawionych jako aliasy albo adresy wspólne. Dzięki temu nie płacisz za skrzynki, do których nikt się nie loguje.

Czy poczta może być u innego dostawcy niż strona?

Tak, to częste ustawienie. Strona zostaje na hostingu, a rekord MX wskazuje na Microsoft albo Google. Pilnuję tylko, żeby przy zmianie hostingu strony nikt nie nadpisał wpisów poczty.

Ile kosztuje założenie poczty w domenie?

Swoją pracę wyceniam po rozmowie, zależnie od liczby skrzynek i tego, czy jest stara poczta do przeniesienia. Skrzynki opłacasz u wybranego dostawcy według jego cennika.

Poczta firmowa we własnej domenie: wybór dostawcy, rekordy MX i skrzynki