Automatyczne księgowanie faktur kosztowych
Faktury kosztowe przychodzą mailem, w skanach i z portali. Ktoś je zbiera, przepisuje, opisuje i przekazuje dalej. Większość tej pracy da się zdjąć z człowieka, zostawiając mu decyzje.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Jak wygląda przepływ
- Zbieranie. Faktury z wybranej skrzynki, folderu lub portalu trafiają do jednego miejsca.
- Odczyt. Dane z dokumentu, czyli sprzedawca, NIP, numer, kwoty, termin i pozycje, są odczytywane automatycznie.
- Kontrola. Sprawdzenie, czy NIP jest poprawny, czy kwoty się zgadzają i czy faktura nie jest duplikatem.
- Kategoryzacja. Propozycja kategorii kosztu lub miejsca powstawania kosztów na podstawie historii.
- Zatwierdzenie. Dokumenty pewne przechodzą dalej, wątpliwe trafiają do osoby, która podejmuje decyzję.
- Przekazanie. Zatwierdzone faktury trafiają do programu księgowego lub biura rachunkowego w uzgodnionym formacie.
Dlaczego nie wszystko jest w pełni automatyczne
Odczyt z dokumentów jest dziś bardzo dobry, ale nie bezbłędny. Skany o słabej jakości, nietypowe układy faktur i drobne zapisy potrafią zmylić nawet najlepszy model. Dlatego w każdym wdrożeniu stawiam na kontrolę: wyniki z niską pewnością trafiają do człowieka, a wszystkie dokumenty mają ślad, skąd pochodzą dane. Taki układ jest wolniejszy niż „pełna magia”, ale można na nim polegać przy dokumentach księgowych.
Faktury ze struktury KSeF mają jednolity format, więc odczyt jest prostszy. Kategoryzacja i księgowanie nadal wymagają reguł, które ustala Twoje biuro rachunkowe.
Przykład z praktyki
W ramach Today Automate zautomatyzowano dla firmy Exces obsługę dokumentów kosztowych, sprzedaży i stanów magazynowych. Opis tego wdrożenia jest na stronie realizacje. Zakres w Twojej firmie ustalamy od liczby dokumentów miesięcznie i tego, kto je dziś przetwarza.
Co potrzebne do startu
- przykładowe faktury z kilku miesięcy, żeby sprawdzić, jak model radzi sobie z Twoimi dostawcami,
- lista kategorii kosztów lub miejsc powstawania kosztów,
- informacja, w jakim programie lub formacie biuro rachunkowe przyjmuje dokumenty,
- wskazanie osoby, która zatwierdza dokumenty wątpliwe.
Powiązane tematy: automatyzacja fakturowania, integracja z Fakturownią i programami do faktur oraz automatyzacja w biurze rachunkowym.
Najczęstsze pytania
Czy dane z faktur trafiają do zewnętrznych serwisów?
Zależy od wybranej architektury. Można użyć usług, które przetwarzają dokumenty w chmurze, albo ograniczyć dane wysyłane na zewnątrz. Wybór uzgadniamy z uwzględnieniem poufności dokumentów.
Czy biuro rachunkowe musi coś zmieniać?
Zwykle nie. Dokumenty trafiają do niego w formacie, który już przyjmuje. Warto jednak uzgodnić z biurem zasady kategoryzacji.
Czy odczyt radzi sobie z fakturami w obcych językach?
Najczęściej tak, ale jakość różni się między językami i układami dokumentów. Dlatego testuję na Twoich fakturach, zanim cokolwiek obiecam.
Czy mogę zacząć tylko od zbierania faktur w jednym miejscu?
Tak. Samo zebranie dokumentów ze skrzynek i portali do jednego miejsca daje porządek i bywa dobrym pierwszym etapem.
Powiązane strony
Chcesz uporządkować faktury kosztowe?
Napisz, ile dokumentów miesięcznie przetwarzasz i skąd przychodzą. Odpowiem z propozycją.