Automatyczne generowanie umów: wzór od prawnika, dane z systemu
Handlowiec otwiera ostatnią umowę, zmienia nazwę klienta, zapomina o adresie w jednym z dalszych punktów i wysyła plik z cudzą kwotą. Takie błędy biorą się z ręcznego przepisywania, a nie z braku staranności.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Droga umowy od danych do archiwum
- Prawnik przygotowuje wzór, a ja oznaczam w nim pola: strony, przedmiot, kwoty, terminy i warianty zapisów.
- Dane przychodzą z karty klienta w CRM albo z formularza wypełnionego przez handlowca lub samego klienta.
- Przepływ sprawdza kompletność i spójność: żadnych pustych pól, daty we właściwej kolejności, kwota zgodna z ofertą.
- Powstaje dokument edytowalny i PDF, z numerem umowy i numerem wersji.
- Osoba odpowiedzialna czyta dokument i zatwierdza go albo odsyła do poprawki.
- Zatwierdzona umowa idzie do podpisu, a podpisana trafia do archiwum i do karty klienta.
Skąd biorą się dane w polach
| Pole w umowie | Źródło | Kontrola |
|---|---|---|
| Nazwa, adres i NIP kontrahenta | publiczne rejestry po numerze NIP | porównanie z danymi w CRM, różnice do wyjaśnienia |
| Osoba podpisująca | formularz lub CRM | człowiek sprawdza umocowanie |
| Przedmiot i zakres | zatwierdzona oferta | zgodność z ofertą, którą klient przyjął |
| Cena i terminy płatności | oferta lub cennik | reguła zatrzymuje kwoty spoza ustalonych progów |
| Zapisy opcjonalne | lista wariantów przygotowanych przez prawnika | w polu wariantu nie da się wpisać własnego tekstu |
Dane firmy po NIP pobieram z rejestrów, które udostępniają je publicznie, a zakres i sposób dostępu sprawdzam w dokumentacji danego rejestru. Ofertę, która poprzedza umowę, opisuje automatyzacja ofertowania, a pracę z danymi klientów w CRM automatyzacja sprzedaży w CRM.
Wersje i zmiany po negocjacjach
Klient prosi o inny termin płatności, prawnik poprawia zapis o karach i nagle krążą trzy pliki z nazwą „umowa_final”. Generator nadaje każdej wersji numer i datę, zapisuje, kto ją przygotował, i trzyma poprzednie wersje obok. Zmiany uzgodnione z klientem wracają do danych, a nie tylko do pliku, więc kolejny aneks zaczyna się od aktualnych warunków.
- zmiana w polu tworzy nową wersję, a nie nadpisuje starej,
- zmiana w treści wzoru wymaga nowej wersji szablonu, zatwierdzonej przez prawnika,
- podpisana umowa jest zamknięta, a kolejne zmiany idą przez aneks.
Największe ryzyko to nieaktualny wzór: prawnik poprawił umowę, a generator dalej korzysta ze starej wersji. Dlatego szablon ma numer i datę zatwierdzenia, poprzedni zostaje zablokowany, a każda umowa zapisuje, z której wersji wzoru powstała. Umowy z osobami prywatnymi zawierają dane osobowe, więc przechowuję je tam, gdzie resztę dokumentacji firmy, z dostępem tylko dla osób, które ich potrzebują.
Podpis elektroniczny i archiwum
Do podpisu podłączam usługę podpisu elektronicznego, z której firma korzysta, jeśli ma ona API. Podpisana umowa wraca do przepływu, który zapisuje ją w archiwum pod numerem i datą, dołącza do karty klienta i może uruchomić automatyzację onboardingu klienta. Akceptacja przez kilka osób przed podpisem to temat automatyzacji obiegu dokumentów.
Narzędzia: od szablonu w edytorze do własnego generatora
Szablon w edytorze z n8n lub Make
Wzór w Dokumentach Google lub w Wordzie z polami, które przepływ wypełnia i zamienia na PDF. Wystarcza przy kilku wzorach i umowach liczonych w dziesiątkach miesięcznie.
Własny generator w kodzie
Gdy umowa ma wiele wariantów, załączników i warunków zależnych od siebie. Szablon żyje wtedy w kodzie, a każda zmiana przechodzi przez historię wersji.
Model AI jako pomocnik
Może przenieść dane z maila klienta do formularza albo porównać przysłaną wersję ze wzorem i wskazać różnice. Nie pisze zapisów umowy. Przegląd umów od kontrahentów opisuje AI do analizy umów.
Załóżmy, że firma szkoleniowa podpisuje kilkadziesiąt podobnych umów miesięcznie i każdą składa z poprzedniej. Pierwszy krok to jeden wzór z polami zasilanymi z formularza zgłoszenia, a dopiero po miesiącu pracy na nim dokładam podpis elektroniczny i kolejne wzory.
Najczęstsze pytania
Czy generator napisze umowę za prawnika?
Nie. Wzór umowy i jego warianty przygotowuje prawnik. Generator wstawia dane do zatwierdzonego tekstu i pilnuje, żeby nie zostały puste pola ani sprzeczne daty.
Czy klient może sam wpisać dane do umowy?
Tak. Klient dostaje formularz, a dane firmy uzupełniają się z rejestrów po NIP. Zanim umowa trafi do podpisu, czyta ją osoba z Twojej firmy.
Jaki podpis elektroniczny można podłączyć?
Ten, z którego firma korzysta i który ma API do wysyłania dokumentów i odbierania podpisanych plików. Rodzaj podpisu dla danej umowy wskazuje prawnik, a możliwości techniczne usługi sprawdzam w jej dokumentacji.
Ile kosztuje automatyczne generowanie umów?
Jeden wzór wypełniany danymi z formularza lub CRM, z zapisem do PDF, zaczyna się od około 500 zł netto. Kilka wzorów z wariantami, podpisem elektronicznym i archiwum to złożony przepływ, od około 2000 zł netto.
Powiązane strony
Chcesz, żeby umowy przestały powstawać przez kopiowanie?
Opisz jeden wzór umowy i powiedz, skąd dziś bierzesz do niego dane. Odpowiem, jak go zautomatyzować.