Agent AI do firmowej skrzynki mailowej
Skrzynka pocztowa to dla wielu firm główny system pracy. Jest w niej oferta, reklamacja, faktura i pytanie o termin. Agent AI potrafi to uporządkować, zanim człowiek zacznie czytać.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Trzy poziomy wdrożenia
Poziom 1: porządkowanie
Agent oznacza wiadomości: zapytanie ofertowe, faktura, reklamacja, rekrutacja, spam. Nie odpisuje i nie zmienia niczego poza etykietami. Najbezpieczniejszy start.
Poziom 2: szkice
Dla wybranych kategorii agent przygotowuje propozycję odpowiedzi na podstawie Twoich dokumentów i dotychczasowej korespondencji. Człowiek poprawia i wysyła.
Poziom 3: proste autoodpowiedzi
Dla jasno określonych, niskiego ryzyka spraw, na przykład potwierdzenia odbioru, agent odpowiada sam. Wszystko, co wykracza poza regułę, trafia do człowieka.
Co jeszcze potrafi
- wyciągnąć z wiadomości numer zamówienia, kwotę lub termin i wpisać je do systemu,
- założyć lead w CRM albo zadanie w narzędziu do pracy zespołu,
- przygotować codzienne podsumowanie: co wymaga reakcji dzisiaj, co czeka na odpowiedź klienta,
- rozpoznać wiadomość pilną, na przykład od ważnego klienta, i powiadomić osobę przez komunikator.
Granice i bezpieczeństwo
Skrzynka pocztowa zawiera dane osobowe i poufne informacje, więc ustalam zasady, zanim cokolwiek uruchomię.
- Zakres dostępu. Agent widzi tylko wskazaną skrzynkę lub etykiety, a nie całe konto.
- Uprawnienia. Domyślnie tylko odczyt i szkice. Wysyłka bez akceptacji tylko dla uzgodnionych kategorii.
- Dostawca modelu. Dobieram go pod kątem warunków przetwarzania danych i podpisuję umowy, jeśli są potrzebne.
- Ślad. Każda czynność agenta jest zapisana, więc można sprawdzić, co zrobił i dlaczego.
Więcej o zasadach korzystania z AI w firmie: czy można wklejać dane firmy do ChatGPT.
Jak sprawdzam, czy agent działa dobrze
Przed uruchomieniem przepuszczam przez agenta próbkę prawdziwych wiadomości z historii skrzynki i porównuję jego decyzje z tym, co zrobiłby człowiek. Dopiero gdy zgodność jest satysfakcjonująca, agent zaczyna pracować na bieżącej poczcie. Po starcie przez kilka tygodni próbka jest sprawdzana nadal. Ogólne podejście do wdrożeń opisuję na stronie jak wdrożyć AI w firmie, a ceny na stronie ile kosztuje agent AI.
Najczęstsze pytania
Czy agent będzie odpisywał klientom sam?
Tylko tam, gdzie wyraźnie to uzgodnimy i gdzie błąd jest niegroźny. Domyślnie przygotowuje szkic, a wysyłasz Ty.
Czy działa z Gmailem i Outlookiem?
Tak, obie popularne usługi udostępniają interfejsy, przez które agent może pracować. Konfiguracja zależy od tego, jak skonfigurowana jest Twoja poczta.
Jak agent zna ton naszych wiadomości?
Uczy się go z przykładów Twojej korespondencji i z instrukcji, które mu dajesz. Dlatego na początku zawsze przeglądasz szkice i poprawiasz, co wymaga zmiany.
Co z wiadomościami z danymi wrażliwymi?
Można je wykluczyć z przetwarzania przez reguły, na przykład po nadawcy, słowach kluczowych lub etykiecie. Takie wiadomości zostają poza agentem.
Powiązane strony
Chcesz uporządkować pocztę firmową z pomocą AI?
Napisz, ile wiadomości dziennie obsługujecie i jakie rodzaje dominują.