Automatyczne przypomnienia o płatnościach dla firmy

Harmonogram wiadomości wokół terminu

Poniżej przykładowy układ, który dopasowuję do Twoich klientów. Liczby dni są punktem wyjścia, a nie regułą.

Kilka dni przed terminem: krótka, neutralna wiadomość z kwotą, numerem faktury i danymi do przelewu.
W dniu terminu: wiadomość tylko przy fakturach o wysokiej wartości albo dla nowych klientów, pozostali nie dostają nic.
Dzień po terminie: spokojne przypomnienie z fakturą w załączniku, żeby nikt nie musiał jej szukać w skrzynce.
Tydzień po terminie: stanowcza, ale uprzejma wiadomość, a przy wybranych klientach także SMS.
Dwa tygodnie po terminie: zadanie dla człowieka z historią wiadomości, kontaktem i kwotą.

Skąd system wie, że klient już zapłacił

To najważniejszy element, bo przypomnienie wysłane po wpłacie psuje relację bardziej niż samo opóźnienie. Dostępne źródła potwierdzenia zależą od banku, programu do faktur i licencji, więc przed projektem sprawdzam je w dokumentacji i na koncie testowym.

status faktury w programie, który sam pilnuje płatności,
plik z wyciągiem bankowym wczytywany codziennie i dopasowywany po numerze faktury lub kwocie,
połączenie z bankiem, o ile Twój bank udostępnia je dla firm,
prosty arkusz, jeśli rozliczenia prowadzisz w Arkuszach Google,
jedno kliknięcie osoby z księgowości, gdy nic innego nie wchodzi w grę.

Gdy dopasowanie jest niepewne, na przykład wpłata ma inną kwotę, system niczego nie wysyła i zgłasza sprawę do sprawdzenia.

Ton zależy od klienta, nie od kalendarza

Stały klient

Krótka wiadomość bez nacisku. Bardzo często wystarcza, że ktoś w ogóle przypomniał.

Nowy klient

Nieco więcej szczegółów: dane do płatności i kontakt do osoby, która odpowie na pytania.

Duża kwota

Przypomnienie wychodzi z adresu opiekuna klienta, a nie z anonimowego konta systemowego.

Faktura sporna

Sekwencja wyłącza się od razu po zgłoszeniu zastrzeżeń, żeby nie pogarszać rozmowy.

Dane, od których zaczynam

lista otwartych faktur z terminami płatności i danymi kontaktowymi klientów,
Twoje zasady: ile dni tolerancji, których klientów obsługujesz ręcznie, kiedy przypomnienie ma wyjść od opiekuna,
dotychczasowe wiadomości z przypomnieniami, żeby zachować Twój sposób pisania,
wskazanie osoby, która przejmuje sprawę po ostatnim kroku sekwencji.

Gdzie kończy się automat

Po ostatnim kroku sprawa trafia do człowieka z kompletem informacji. Telefon, rozłożenie płatności na raty, wstrzymanie dostaw albo dalsze kroki to decyzje, które zostają po Twojej stronie.

To nie jest porada prawna. Zasady windykacji, naliczania odsetek i kierowania spraw do sądu ustalasz z prawnikiem. System wysyła wyłącznie wiadomości, które wcześniej zatwierdzisz.

Samo wystawianie dokumentów opisuje strona o automatyzacji fakturowania, a wiadomości do potencjalnych klientów to osobny temat: automatyzacja sprzedaży w CRM.

Najczęstsze pytania

Czy przypomnienie może pójść do klienta, który już zapłacił?

Zdarza się to tylko wtedy, gdy wpłata nie została jeszcze zaksięgowana lub dopasowana. Dlatego przed każdą wysyłką system sprawdza status jeszcze raz, a wątpliwe przypadki zatrzymuje do oceny człowieka.

Czy mogę ustawić inne zasady dla różnych klientów?

Tak. Reguły przypisuję do klienta, grupy klientów albo przedziału kwot. Jedni dostają pierwsze przypomnienie przed terminem, inni dopiero po nim, a niektórzy wcale.

Czy da się wysyłać SMS-y albo wiadomości z komunikatora?

Tak, o ile masz numery i podstawę do takiego kontaktu. Zasady kontaktu ustalasz z prawnikiem, a ja ustawiam kanał i treść. Zwykle zaczynam od maila, bo jest najprostszy.

Ile to kosztuje i ile trwa?

Prosta sekwencja maili z jednego źródła danych zaczyna się od około 500 zł netto i zajmuje kilka dni roboczych. Połączenie z bankiem, kilka kanałów i osobne reguły dla grup klientów podnoszą zakres, więc wycenę podaję po rozmowie.

Automatyczne przypomnienia o płatnościach: kto, kiedy i jakim tonem