Automatyzacja HR w małej firmie: terminy kadrowe bez kalendarza na ścianie
W firmie na kilkanaście czy kilkadziesiąt osób kadrami zajmuje się właściciel, zewnętrzne biuro rachunkowe albo ktoś z biura obok innych obowiązków. Terminy badań, szkoleń i umów są wtedy rozrzucone po arkuszu, kalendarzu i pamięci.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Terminy, o których nikt nie powinien pamiętać sam
| Termin | Skąd system go zna | Kto dostaje przypomnienie |
|---|---|---|
| Badania okresowe | data ważności z ostatniego orzeczenia | kierownik i osoba od kadr, z gotowym skierowaniem do sprawdzenia |
| Szkolenie BHP | data i rodzaj ostatniego szkolenia | osoba od kadr i firma, która prowadzi szkolenia |
| Koniec umowy na okres próbny lub określony | data z umowy | właściciel, z czasem na decyzję o przedłużeniu |
| Uprawnienia stanowiskowe | data ważności z zaświadczenia | kierownik i pracownik |
| Powrót po długiej nieobecności | data z wniosku lub zwolnienia | osoba od kadr, która sprawdza, czy potrzebne są badania kontrolne |
Wyprzedzenie przypomnień ustalam z firmą. Okresy ważności badań i szkoleń wynikają z przepisów i orzeczeń, więc wpisuje je osoba odpowiedzialna za kadry, a nie automat.
Wnioski urlopowe i nieobecności
Pracownik wypełnia krótki formularz, a kierownik dostaje wiadomość z przyciskami „akceptuj” i „odrzuć”. Sama ścieżka zatwierdzania, z zastępstwami i eskalacją, to mechanizm opisany przy automatyzacji obiegu dokumentów. W kadrach dochodzą trzy rzeczy:
- liczba dni do wykorzystania widoczna przy wniosku, pobierana z danych, które prowadzi kadrowa lub biuro rachunkowe,
- wpis w kalendarzu zespołu po akceptacji, żeby kierownik widział nakładające się urlopy,
- zestawienie nieobecności na koniec miesiąca dla osoby, która liczy wynagrodzenia.
Załóżmy, że firma zatrudnia 26 osób, a wnioski przychodzą mailem, SMS-em i na kartkach zostawianych w biurze. Po wdrożeniu każdy wniosek ma jedno miejsce, kierownik widzi w kalendarzu, kto jest nieobecny w danym tygodniu, a osoba od wynagrodzeń dostaje zestawienie bez dopytywania.
Umowy, aneksy i skierowania z szablonów
Dokumenty kadrowe powstają z wzorów zatwierdzonych przez prawnika lub biuro rachunkowe. System wypełnia je danymi z karty pracownika: stanowiskiem, wymiarem etatu, wynagrodzeniem i datami. Osoba od kadr czyta gotowy dokument przed podpisem. Tak samo powstają skierowania na badania i aneksy po zmianie warunków. Mechanizm szablonów i wersji opisuję szerzej na stronie automatyczne generowanie umów.
Teczka pracownika i dostęp do danych
Akta pracownicze zawierają dane, których nie powinien widzieć nikt poza wąskim gronem. Automatyzacja zapisuje dokumenty w folderze pracownika według jednego wzoru nazw i w podziale na części akt, a dostęp ma tylko osoba od kadr i właściciel. Kierownik dostaje przypomnienie o badaniu, ale nie widzi treści orzeczenia. Przy narzędziach w chmurze sprawdzam, gdzie leżą dane i czy dostawca podpisuje umowę powierzenia.
Model AI stosuję w kadrach oszczędnie: do odczytu daty ważności ze skanu orzeczenia albo w asystencie, który odpowiada na pytania o regulamin. Nie ocenia pracowników, nie streszcza ich dokumentów dla kierownika, a dane kadrowe nie trafiają do publicznego czatu.
Rekrutacja, sprzęt i grafiki są na innych stronach
- Zbieranie CV i umawianie rozmów opisuje automatyzacja rekrutacji.
- Konta, sprzęt i dostępy dla nowej osoby oraz ich odebranie przy odejściu: onboarding i offboarding IT pracownika.
- Grafiki zmian i ewidencja godzin: aplikacja do grafików i czasu pracy.
- Odpowiedzi na pytania pracowników o regulamin czy procedury na podstawie dokumentów firmy: asystent AI na dokumentach firmy.
Kolejność wdrożenia
- Spisuję z osobą od kadr wszystkie terminy, których dziś pilnuje ręcznie, i miejsca, w których są zapisane.
- Przenoszę je do jednej tabeli i włączam przypomnienia. To działa po kilku dniach i nie wymaga nowego programu.
- Dokładam formularz wniosków urlopowych z akceptacją kierownika.
- Na końcu szablony umów i aneksów, bo wymagają wzorów zatwierdzonych przez prawnika.
Do przypomnień i formularzy zwykle wystarcza n8n lub Make z arkuszem albo narzędzia pakietu biurowego, które firma już ma. Program kadrowo-płacowy zostaje, a jeśli ma API, wymieniam z nim dane zamiast je przepisywać.
Najczęstsze pytania
Czy automatyzacja zastąpi program kadrowo-płacowy?
Nie. Naliczanie wynagrodzeń, składek i deklaracji zostaje w programie kadrowym albo w biurze rachunkowym. Automatyzacja pilnuje terminów, zbiera wnioski i przygotowuje dokumenty, a dane wymienia z programem, jeśli ma on API lub import.
Czy kierownik zobaczy wyniki badań pracownika?
W moim wdrożeniu nie. Kierownik dostaje tylko informację, że zbliża się termin badania. Dostęp do orzeczeń i akt ma osoba odpowiedzialna za kadry.
Czy da się zrobić chatbota HR dla pracowników?
Tak, jako asystenta, który odpowiada na pytania na podstawie regulaminów i procedur firmy i wskazuje źródło odpowiedzi. Nie odpowiada na pytania o dane konkretnych osób i nie podejmuje decyzji kadrowych.
Od ilu pracowników ma to sens?
Przypomnienia o badaniach i szkoleniach przydają się już przy kilku osobach, bo przeoczony termin to kłopot niezależnie od wielkości firmy. Wnioski urlopowe i szablony umów zaczynają się opłacać, gdy wnioski i aneksy pojawiają się co tydzień.
Powiązane strony
Chcesz, żeby terminy badań i umów przypominały się same?
Napisz, ilu macie pracowników i gdzie dziś zapisujecie terminy kadrowe. Odpowiem z propozycją.