Automatyzacja w firmie OZE: od leada z reklamy do przeglądu po montażu
Firma od fotowoltaiki i pomp ciepła płaci za każdy lead z reklamy, a potem często oddzwania do niego następnego dnia. Dalej są wizja lokalna, oferta, teczka dokumentów, montaż i serwis. Każdy z tych etapów ma powtarzalną część, którą da się zdjąć z handlowca i biura.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Pierwsze minuty po zgłoszeniu
Klient, który zostawił dane w formularzu z reklamy, często robi to w kilku firmach naraz. Ma przewagę ta, która odezwie się pierwsza i zada sensowne pytania. Przepływ, który buduję, wygląda tak:
- Lead z formularza na stronie, z reklam w mediach społecznościowych lub z portalu ofertowego trafia na jedną listę albo do CRM, z informacją o źródle.
- Klient od razu dostaje SMS lub mail z podziękowaniem i linkiem do krótkiej ankiety.
- Handlowiec dostaje powiadomienie na telefon z danymi i zadaniem oddzwonienia.
- Jeśli nikt nie zadzwoni w ustalonym czasie, zadanie przechodzi do drugiej osoby.
- Duplikaty, czyli ten sam numer z dwóch kampanii, łączę w jeden rekord.
Dalsze prowadzenie leada w lejku opisuje automatyzacja sprzedaży w CRM, a ocenę zgłoszeń przez model językowy agent AI do kwalifikacji leadów.
Pytania przed wizją lokalną
| Pytanie w ankiecie | Po co handlowcowi |
|---|---|
| Rodzaj i pokrycie dachu, kierunek połaci | czy fotowoltaika ma sens i ile jest miejsca na panele |
| Roczne zużycie prądu albo zdjęcie rachunku | wstępny dobór mocy instalacji |
| Sposób ogrzewania i powierzchnia domu | czy rozmawiać o pompie ciepła i o jakiej |
| Adres lub kod pocztowy | czy klient jest w zasięgu ekip i który handlowiec do niego jedzie |
| Planowany termin i sposób finansowania | czy klient myśli o dofinansowaniu albo kredycie |
Lista jest przykładowa. Pytania ustalam z handlowcami tak, żeby ankieta nie trwała dłużej niż rozmowa telefoniczna.
Z odpowiedzi powstaje karta klienta i propozycja terminu wizji lokalnej z kalendarza handlowca. Klient sam wybiera godzinę, a dzień przed wizytą dostaje przypomnienie.
Oferta liczona w arkuszu, a nie z pamięci
Większość firm OZE ma już arkusz, w którym liczy moc, liczbę paneli, falownik i cenę. Nie wymieniam go, tylko podłączam: dane z ankiety i wizji lokalnej trafiają do kalkulacji, a wynik do szablonu oferty w PDF. Handlowiec sprawdza ofertę i wysyła ją jednym kliknięciem, a po kilku dniach bez odpowiedzi dostaje przypomnienie o kontakcie. Samą mechanikę opisuję na stronie automatyzacja ofertowania.
Teczka klienta: dofinansowanie i zgłoszenie do sieci
Po podpisaniu umowy zaczyna się zbieranie dokumentów. Dla każdego klienta system prowadzi listę i przypomina o brakach:
- dane właściciela i współwłaścicieli nieruchomości,
- zdjęcie licznika i rachunek za energię,
- pełnomocnictwa do złożenia wniosków w imieniu klienta,
- dokumenty do wniosku o dofinansowanie, jeśli klient z niego korzysta,
- zgłoszenie instalacji do operatora sieci i potwierdzenie jego przyjęcia,
- protokół odbioru i dokumentacja powykonawcza.
Montaże i serwis po uruchomieniu
Harmonogram ekip
Zlecenie z kompletną teczką trafia do kalendarza montaży. Klient dostaje potwierdzenie terminu i przypomnienie dzień wcześniej. Planowanie pracy ekip szerzej opisuje automatyzacja w firmie budowlanej i instalacyjnej.
Przeglądy okresowe
Data uruchomienia ustawia przypomnienia o przeglądach pompy ciepła lub instalacji. Klient dostaje propozycję terminu, a technik listę wizyt na tydzień.
Zgłoszenia awarii
Formularz z numerem instalacji i zdjęciem trafia do serwisu razem z historią montażu, więc technik wie, do czego jedzie.
Narzędzia i kolejność wdrożenia
Do takich przepływów zwykle wystarcza n8n lub Make, CRM albo arkusz i bramka SMS. Własny kod piszę przy nietypowym kalkulatorze albo panelu dla ekip. Model AI ma sens w dwóch miejscach: przy odczycie danych ze zdjęcia rachunku za prąd i przy streszczeniu rozmowy dla handlowca. Zaczynam od pierwszej odpowiedzi na lead, bo to etap, za który firma już zapłaciła reklamą.
Zdjęcia rachunków, dokumenty własności i pełnomocnictwa to dane osobowe klientów. Trzymam je w jednym miejscu z ograniczonym dostępem, a nie w telefonach handlowców i na prywatnych komunikatorach.
Najczęstsze pytania
Skąd mogą przychodzić leady do automatyzacji?
Z formularza na stronie, z formularzy reklamowych w mediach społecznościowych i w wyszukiwarce oraz z portali ofertowych, jeśli dają eksport albo powiadomienia mailowe. Każde źródło sprawdzam w dokumentacji, bo sposób przekazania danych bywa różny.
Czy system może sam wycenić instalację?
Może przygotować wstępną wycenę z arkusza firmy na podstawie ankiety, oznaczoną jako orientacyjna. Ostateczną ofertę handlowiec zatwierdza po wizji lokalnej, bo dach, przyłącze i instalacja w domu potrafią zmienić zakres.
Czy da się odczytać zużycie prądu ze zdjęcia rachunku?
Zwykle tak, jeśli zdjęcie jest czytelne. Model AI wyciąga zużycie i taryfę, a wynik trafia do karty klienta jako podpowiedź, którą handlowiec sprawdza. Przy nieczytelnym zdjęciu system prosi klienta o nowe.
Ile kosztuje automatyzacja w firmie OZE?
Pierwsza odpowiedź na lead z powiadomieniem handlowca to prosta automatyzacja od około 500 zł netto. Pełny obieg od leada po serwis, z ofertą i teczką dokumentów, to złożony przepływ od około 2000 zł netto, a dokładną kwotę podaję po rozmowie.
Powiązane strony
Chcesz odpowiadać na leady w kilka minut, a nie następnego dnia?
Napisz, skąd przychodzą zgłoszenia i w czym je dziś prowadzicie. Odpowiem, od którego etapu zacząć.