Automatyzacja procesów w Poznaniu dla hurtowni i dystrybucji B2B
Poznań od dawna żyje z handlu i targów, a w Wielkopolsce działa wiele rodzinnych hurtowni i firm dystrybucyjnych. Ich wspólny kłopot to zamówienia i zapytania od kontrahentów, które przychodzą w każdej możliwej formie i trzeba je ręcznie wprowadzać do ERP.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Zamówienia od kontrahentów do ERP bez przepisywania
Przykład hipotetyczny: poznańska hurtownia artykułów technicznych dostaje zamówienia mailem w PDF, w Excelu, w treści wiadomości i przez telefon. Dwie osoby z działu sprzedaży codziennie przepisują pozycje do Subiekta, sprawdzają ceny z indywidualnych cenników i odpisują z terminem dostawy. Przepływ dzieli tę pracę na kroki:
- pobiera wiadomości z osobnej skrzynki na zamówienia,
- z załącznika lub treści odczytuje kontrahenta, indeksy i ilości,
- dopasowuje pozycje do kartoteki towarów w ERP, a niepewne dopasowania oznacza do sprawdzenia,
- po akceptacji pracownika tworzy dokument zamówienia i wysyła klientowi potwierdzenie.
Mechanizm opisuję szerzej na stronie zamówienia z maila do ERP, a inne procesy w handlu hurtowym w tekście automatyzacja w hurtowni. Czy dokument da się zapisać bezpośrednio w programie, zależy od wersji i licencji. Subiekt, Comarch ERP Optima i enova365 mają osobne opisy, na przykład integracja Subiekt i integracja Comarch ERP Optima.
Integracja z ERP czy panel B2B: co wybrać
| Sytuacja w firmie | Rozwiązanie | Orientacyjny start |
|---|---|---|
| Kilku stałych kontrahentów zamawia mailem w podobnym formacie | automatyczne wprowadzanie zamówień do ERP | wycena po rozmowie, złożone przepływy od około 2000 zł netto |
| Klienci kilka razy dziennie pytają o ceny i dostępność | automatyczne odpowiedzi z cennika i stanów | prosta automatyzacja od około 500 zł netto |
| Wielu kontrahentów, indywidualne ceny, potrzeba samoobsługi | panel B2B połączony z ERP | od około 8000 zł netto |
| Obecny ERP nie pasuje do sposobu pracy firmy | lekki system ERP na zamówienie | od około 15 000 zł netto |
Panel dla kontrahentów opisuję na stronie platforma B2B dla hurtowni, a własny system w tekście system ERP dla małej firmy.
Kontakty z targów i oferty dla nowych klientów
Poznań kojarzy się z targami, a po każdej imprezie handlowej zostaje stos wizytówek, notatek i zeskanowanych kodów. Jeśli kontakty nie trafią szybko do CRM z przypisanym handlowcem, część z nich przepada. Przepływ może zebrać kontakty z formularza lub arkusza, uzupełnić dane firmy po NIP przez integrację z GUS REGON, założyć rekord w CRM i zaplanować wysyłkę oferty.
Samo przygotowanie oferty, z indywidualnymi rabatami i szablonem PDF, opisuję na stronie automatyzacja ofertowania.
Firma rodzinna: reguły zapisane w przepływie, a nie w jednej głowie
W wielu rodzinnych firmach handlowych kluczowe zasady zna jedna osoba: który kontrahent ma odroczony termin płatności, komu wstrzymać wydanie towaru przy zaległościach, jak liczyć rabat przy dużym zamówieniu. Przy automatyzacji te reguły trzeba spisać, więc przy okazji powstaje dokumentacja procesu, z której skorzysta następca albo nowy pracownik.
Dobry przykład to przypomnienia o płatnościach: to, kiedy i jak przypominać o zaległej fakturze, przestaje zależeć od pamięci właściciela.
Wdrożenie AI w Poznaniu: odczyt zamówień w różnych formatach
Klasyczna automatyzacja dobrze radzi sobie z plikiem o stałym układzie. Gdy każdy kontrahent przysyła zamówienie inaczej, pomaga model językowy, który odczytuje pozycje z PDF lub treści maila i zwraca je w uporządkowanej formie. Pracownik zatwierdza wynik, zanim trafi do ERP, więc błąd odczytu nie zamienia się w błędny dokument.
Taki krok z AI zaczyna się od około 1200 zł netto. Od czego zacząć, opisuję w poradniku jak wdrożyć AI w firmie.
Praca zdalna z Katowic i strona umowy
Z firmami z Poznania pracuję zdalnie. Proces poznaję na rozmowie wideo, przykładowe zamówienia dostaję z zamazanymi danymi, a do ERP łączę się przez konto z ograniczonymi uprawnieniami na czas wdrożenia. Przepływ odbieramy na kopii bazy albo na danych testowych. Stroną umowy jest Today Group sp. z o.o., spółka wpisana do KRS pod numerem 0001253446, z siedzibą w Katowicach.
Zasady współpracy z firmami z innych województw opisuje strona automatyzacja i AI dla firm w całej Polsce, ogólny opis usługi strona automatyzacja procesów, a widełki cen strona ile kosztuje automatyzacja procesów. Zapytanie wyślesz przez formularz kontaktowy.
Najczęstsze pytania
Czy zintegrujesz zamówienia z Subiektem, Optimą albo enova365?
Zwykle tak, ale sposób zależy od wersji i licencji programu: część pozwala zapisywać dokumenty przez API lub moduł integracyjny, inne tylko przez import plików. Sprawdzam to przed wyceną, na Twojej wersji. Gdy bezpośredni zapis nie jest możliwy, proponuję import.
Ile kosztuje platforma B2B dla hurtowni?
Panel B2B połączony z ERP zaczyna się od około 8000 zł netto. Cena rośnie z liczbą funkcji, takich jak indywidualne cenniki, limity kupieckie czy historia dokumentów. Często rozsądniej jest zacząć od tańszej automatyzacji zamówień mailowych, a panel zbudować później.
Czy AI może samo wprowadzać zamówienia do ERP?
Technicznie tak, ale w hurtowni proponuję, żeby na początku pracownik zatwierdzał każde zamówienie odczytane przez model. Pomyłka w indeksie albo ilości kosztuje więcej niż kilka sekund kontroli. Pełną automatyzację włączamy dla kontrahentów, których zamówienia odczytują się bez błędów.
Czy przyjedziesz do firmy w Poznaniu?
Nie, z firmami z Poznania i Wielkopolski pracuję zdalnie: rozmowy wideo, udostępnianie ekranu i dostęp do systemów na czas wdrożenia. Odbiór przepływu robimy online, na danych testowych albo kopii bazy.
Powiązane strony
Wyślij przykładowe zamówienie od kontrahenta
Napisz, z jakiego ERP korzystasz i w jakiej formie przychodzą zamówienia. Odpowiem, co da się zautomatyzować w pierwszym etapie.