Integracja Comarch ERP Optima z innymi systemami
Optima trzyma w firmie najważniejsze dane: kontrahentów, towary, dokumenty i płatności. Integracja sprawia, że nie trzeba ich przepisywać do sklepu, CRM i raportów.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Co najczęściej przenoszę
| Kierunek | Dane | Po co |
|---|---|---|
| Sklep do Optimy | zamówienia, kontrahenci, płatności | dokumenty powstają bez ręcznego wprowadzania |
| Optima do sklepu | stany magazynowe, ceny, indeksy | klient widzi aktualną dostępność i cenę |
| CRM do Optimy | kontrahenci i dane do dokumentów | jedna karta klienta zamiast dwóch |
| Optima do raportów | sprzedaż, należności, marże | pulpit dla zarządu zamiast ręcznych zestawień |
Jak podchodzę do bezpieczeństwa danych księgowych
Dane w systemie ERP to dane finansowe firmy, więc przyjmuję ostrożne zasady. Odczyt do raportów może iść przez widoki w bazie w trybie tylko do odczytu, uzgodniony z osobą odpowiedzialną za system. Zapis robię przez interfejsy producenta, a nie bezpośrednio do tabel, bo to najprostsza droga do utraty spójności danych. Każdą nową integrację najpierw sprawdzam na kopii bazy.
Przykładowe scenariusze
- Zamówienie w sklepie tworzy w Optimie dokument sprzedaży, a numer dokumentu wraca do sklepu i do wiadomości dla klienta.
- Co noc stany magazynowe z Optimy aktualizują ilości w sklepie i na marketplace.
- Nowy kontrahent z formularza na stronie trafia do CRM, a po zawarciu transakcji jest zakładany w Optimie.
- Raport należności jest wysyłany do działu sprzedaży w poniedziałek rano z listą klientów po terminie.
Pytania na początek
- Która wersja Optimy i które moduły są używane.
- Kto w firmie odpowiada za program i zatwierdza zmiany w kartotekach.
- Czy są własne rozszerzenia, raporty lub makra, które integracja musi uwzględnić.
- Kiedy zamykane są okresy, bo wtedy zapis dokumentów wstecz bywa zablokowany.
Odpowiedzi decydują o tym, które drogi integracji są dostępne i w jakim czasie można ją bezpiecznie wdrożyć.
Od czego zacząć
Najpierw ustalamy wersję Optimy, moduły i licencje, bo od nich zależy zakres dostępnych funkcji. Potem wybieram jeden przepływ, który daje największą oszczędność czasu, zwykle zamówienia lub stany magazynowe. Resztę dokładamy etapami. Informacje o pokrewnych tematach znajdziesz na stronach integracja ERP i CRM oraz system ERP dla małej firmy.
Najczęstsze pytania
Czy potrzebuję dodatkowych licencji od Comarch?
To zależy od wersji i wybranej drogi integracji. Zakres licencji sprawdzam na etapie analizy, żeby nie było niespodzianek po wdrożeniu.
Czy integracja może działać w czasie rzeczywistym?
Dla większości procesów wystarcza synchronizacja co kilka minut. Czas rzeczywisty ma sens tylko tam, gdzie opóźnienie naprawdę kosztuje.
Czy mogę zintegrować Optimę z hurtownią lub dostawcą?
Jeśli dostawca udostępnia dane w pliku lub przez API, tak. Takie źródła zasilają kartoteki towarowe i ceny zakupu.
Czy zmiany w Optimie po aktualizacji programu zepsują integrację?
Mogą wpłynąć na jej działanie, dlatego aktualizacje programu warto uzgadniać z integracją. W ramach opieki sprawdzam połączenie po większych zmianach.
Powiązane strony
Chcesz połączyć Optimę z innymi systemami?
Napisz, jaką wersję Optimy masz i które dane chcesz przenosić.