Automatyzacja w kancelarii prawnej: mniej administracji, decyzje u prawnika
W kancelarii na kilka osób prawnik sam przepisuje dane klienta, sam pilnuje terminów w kalendarzu i sam zaczyna każde pismo od skopiowania poprzedniego. To czynności powtarzalne, ale pomyłka w nich kosztuje więcej niż w większości branż.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Co dziś robi człowiek, a co może robić system
| Czynność | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji | Zostaje dla prawnika |
|---|---|---|---|
| Przyjęcie sprawy | telefon, notatka, przepisanie danych do arkusza | formularz zakłada kartę sprawy i folder | decyzja, czy kancelaria przyjmuje sprawę |
| Konflikt interesów | przeszukiwanie pamięci i starych folderów | porównanie stron z rejestrem spraw i lista trafień | ocena każdego trafienia |
| Terminy | wpis do kalendarza z pisma, często przez jedną osobę | propozycja terminu z pisma i przypomnienia dla dwóch osób | obliczenie i zatwierdzenie terminu |
| Pisma | kopiowanie poprzedniego pisma i podmiana danych | projekt z szablonu z danymi z karty sprawy | treść merytoryczna i podpis |
| Czas pracy i faktury | odtwarzanie godzin pod koniec miesiąca | czas zapisywany przy sprawie i zestawienie do faktury | akceptacja rozliczenia |
Kancelarie, które mają program do prowadzenia spraw, często znajdą w nim część tych funkcji. Wtedy nie buduję ich od nowa, tylko łączę program z pocztą, kalendarzem i programem do faktur, o ile udostępnia API lub eksport. Sprawdzam to w dokumentacji producenta.
Nowa sprawa w pięciu krokach
- Klient wypełnia formularz na stronie albo prawnik wypełnia go w trakcie rozmowy: dane klienta, druga strona, rodzaj sprawy i terminy, o których klient już wie.
- System porównuje nazwiska, nazwy firm i numery NIP stron z rejestrem dotychczasowych spraw, także zamkniętych.
- Każde trafienie trafia do prawnika z informacją, w której sprawie pojawiła się dana osoba. System niczego nie odrzuca sam.
- Po akceptacji powstaje karta sprawy, folder nazwany według jednego wzoru i zadanie z pierwszymi czynnościami.
- Klient dostaje potwierdzenie z listą dokumentów do przesłania i bezpiecznym miejscem na pliki.
Formularz zbiera tylko dane potrzebne do sprawy. Strona, na której klient go wypełnia, to osobny temat, opisany w tekście strony dla kancelarii prawnych.
Terminy procesowe: maszyna podpowiada, prawnik liczy
Pismo przychodzi przez portal sądowy, mailem od pełnomocnika drugiej strony albo w papierze, który ktoś skanuje. Model językowy może odczytać z niego datę doręczenia i rodzaj czynności, a potem zaproponować wpis w kalendarzu. Propozycja ma status „do potwierdzenia” i nie liczy się, dopóki prawnik jej nie zatwierdzi.
- przypomnienia przychodzą w kilku odstępach przed terminem, ustalonych przez kancelarię,
- dostaje je prowadzący sprawę i druga osoba, żeby urlop jednej nie zostawił terminu bez opieki,
- propozycja niezatwierdzona do końca dnia roboczego wraca na listę spraw pilnych,
- każda zmiana terminu zostawia ślad: kto, kiedy i dlaczego.
O dostępie do skrzynki na korespondencję urzędową i powiadomieniach o nowych pismach piszę na stronie e-Doręczenia w firmie. Sposób liczenia terminów zostaje w rękach prawnika.
Pisma z szablonów i rozsądne miejsce dla AI
Szablon z polami
Wzory pism przygotowuje kancelaria. System wstawia dane z karty sprawy: strony, sygnaturę, sąd i daty. Prawnik dopisuje część merytoryczną.
Projekt przygotowany przez model
Przy prostszych pismach model może zaproponować pierwszą wersję na podstawie notatek ze sprawy. To szkic do poprawy, a nie gotowy dokument, i tak go oznaczam.
Wyszukiwanie w aktach
Pytanie zadane zwykłym językiem zwraca fragment dokumentu ze wskazaniem źródła. Szerzej opisuje to asystent AI na dokumentach firmy, a przegląd umów klienta AI do analizy umów.
Tajemnica zawodowa a model AI
Akta klientów są objęte tajemnicą zawodową i często zawierają dane szczególnych kategorii. Publiczny czat odpada. Zostają dwa warianty: model w chmurze w UE z umową powierzenia i jasnymi warunkami przetwarzania albo lokalny model AI w firmie, uruchomiony na serwerze kancelarii lub na wynajętym serwerze. Drugi daje więcej kontroli, ale zwykle słabsze wyniki w trudnych zadaniach, dlatego przed decyzją testuję go na kilku zanonimizowanych pismach.
Pierwszy proces do automatyzacji
Zaczynam od terminów albo od przyjmowania spraw, bo tam pomyłka jest najdroższa, a zmiana nie wymaga wymiany programu. Załóżmy, że kancelaria trzech prawników prowadzi 150 spraw, a terminy wpisuje jedna osoba z sekretariatu. Pierwszy etap to propozycje terminów z pism i przypomnienia dla dwóch osób, zbudowane w n8n lub Make i podłączone do kalendarza, którego kancelaria już używa. Szablony pism i rozliczanie czasu dokładam w drugim kroku. Ogólny sposób pracy opisuje strona automatyzacja procesów.
Najczęstsze pytania
Czy AI może samo liczyć terminy procesowe?
Może zaproponować termin na podstawie pisma, ale go nie ustala. Propozycja czeka na zatwierdzenie prawnika, do tego czasu jest oznaczona jako niepotwierdzona, a po końcu dnia trafia na listę spraw pilnych.
Czy dane klientów kancelarii trafią do zewnętrznej firmy?
Tylko w takim zakresie, na jaki kancelaria się zgodzi. Automatyzacje mogą działać na serwerze kancelarii, a model AI lokalnie. Gdy korzystam z usług w chmurze, wybieram dostawców z umową powierzenia i przetwarzaniem w UE.
Mamy program do prowadzenia spraw. Czy trzeba go zmieniać?
Nie. Jeśli program ma API albo eksport, łączę go z pocztą, kalendarzem i fakturami. Jeśli nie ma, część procesu, na przykład przypomnienia o terminach, może działać obok niego na danych z kalendarza.
Ile kosztuje automatyzacja w kancelarii?
Pojedynczy proces, na przykład formularz nowej sprawy z kartą i folderem, zaczyna się od około 500 zł netto. Odczyt terminów z pism przez AI albo model uruchomiony lokalnie wyceniam po rozmowie.
Powiązane strony
Chcesz, żeby żaden termin nie zależał od jednej osoby?
Napisz, ilu prawników pracuje w kancelarii i w czym prowadzicie sprawy. Odpowiem, od którego procesu zacząć.