Integracja z API GUS REGON: dane firmy po NIP

Co z czym łączę i w którą stronę płyną dane

Źródło	Co pobieram	Dokąd trafia	Kierunek
Rejestr REGON (usługa BIR w GUS)	nazwa, adres siedziby, REGON, forma prawna, informacja o zakończeniu działalności	karta kontrahenta w CRM, formularz B2B, program do faktur	tylko odczyt, z GUS do Twoich systemów
Biała lista VAT (API Ministerstwa Finansów)	status podatnika VAT i zgłoszone rachunki bankowe	karta kontrahenta, kontrola przed przelewem	tylko odczyt
Twój system	NIP, REGON lub KRS wpisany przez klienta albo pracownika	zapytanie do rejestru	od Ciebie do usługi publicznej

Zakres pól zależy od rodzaju podmiotu, bo spółka i jednoosobowa działalność mają w BIR inne raporty. Dokładną listę pól sprawdzam w dokumentacji GUS przy wdrożeniu.

Nic nie zapisuję po stronie GUS. Integracja tylko pyta i przenosi odpowiedź tam, gdzie pracuje zespół, z zachowaniem daty pobrania danych.

Gdzie dane z rejestru REGON oszczędzają najwięcej pracy

Formularz w sklepie B2B

Klient firmowy podaje NIP przy rejestracji konta, a pola z nazwą i adresem wypełniają się same. Mniej porzuconych formularzy i mniej literówek na fakturach.

CRM i lejek sprzedaży

Nowy lead z NIP-em dostaje uzupełnioną kartę firmy, zanim handlowiec do niego zadzwoni. Duplikaty łatwiej wychwycić, bo REGON jest jednoznaczny.

Program do faktur

Dane nabywcy pochodzą z rejestru, a nie z maila. To zmniejsza liczbę korekt wynikających ze złej nazwy lub adresu.

Okresowa kontrola kartoteki

Raz na jakiś czas integracja sprawdza istniejących klientów i oznacza tych, którzy zakończyli działalność albo zmienili siedzibę.

Jak wygląda wdrożenie krok po kroku

Składasz do GUS wniosek o klucz użytkownika do BIR. Do testów używam środowiska testowego, które GUS udostępnia osobno.
Ustalam, w którym miejscu ma działać wyszukiwanie: przy formularzu, w CRM, w programie do faktur, czy we wszystkich trzech.
Mapuję pola z raportu GUS na pola w Twoim systemie, łącznie z tym, jak zapisać adres i formę prawną.
Obsługuję przypadki brzegowe: brak podmiotu w rejestrze, firmę wykreśloną, chwilową niedostępność usługi.
Dodaję pamięć podręczną, żeby ten sam NIP nie był odpytywany przy każdym otwarciu karty klienta.
Testuję na kilkunastu prawdziwych numerach różnych typów firm i uruchamiam produkcyjnie.

Technicznie BIR to usługa sieciowa z własnym sposobem logowania i sesji, dlatego zwykle stawiam niewielką warstwę pośrednią. Twój CRM czy sklep rozmawia wtedy z prostym API, a szczegóły protokołu GUS zostają w jednym miejscu. Więcej o takich warstwach piszę na stronie integracje API.

Biała lista VAT to osobne API i osobna strona

Rejestr REGON mówi, kim jest firma. Nie mówi, czy jest czynnym podatnikiem VAT ani na jaki rachunek bezpiecznie przelać pieniądze. To informacje z wykazu prowadzonego przez Ministerstwo Finansów, który ma własne API.

W wielu wdrożeniach łączę oba źródła w jednym kroku: najpierw dane z GUS, potem status VAT. Samą kontrolę kontrahentów i rachunków przed płatnością opisuję na stronie weryfikacja kontrahentów na białej liście VAT, a wystawianie dokumentów na podstawie tych danych na stronie automatyzacja fakturowania.

Czego integracja z GUS nie sprawdzi

wiarygodności płatniczej klienta ani jego zadłużenia,
tego, kto może podpisać umowę w imieniu spółki, bo to wynika z KRS,
zmian, których firma jeszcze nie zgłosiła do rejestru,
statusu VAT i rachunków, do tego służy osobne API białej listy.

Przy jednoosobowej działalności rejestr zwraca imię i nazwisko przedsiębiorcy. Zakres przechowywania takich danych ustal z osobą odpowiedzialną za RODO w firmie. To opis techniczny, a nie porada prawna.

Najczęstsze pytania

Czy dostęp do API GUS REGON jest płatny?

GUS udostępnia usługę BIR po złożeniu wniosku o klucz użytkownika i nie pobiera opłat za zapytania. Płacisz tylko za zbudowanie i utrzymanie integracji po swojej stronie. Aktualne warunki dostępu sprawdzam w dokumentacji GUS przed startem.

Czy mogę wyszukać firmę po NIP i po KRS?

Tak. Usługa BIR przyjmuje NIP, REGON lub numer KRS i zwraca podstawowe dane podmiotu. Najczęściej wyszukiwanie po NIP wystarcza, bo ten numer klient zna i podaje najchętniej.

Ile kosztuje integracja GUS z CRM lub sklepem?

Prosty przepływ, na przykład uzupełnianie danych w formularzu albo w CRM, zaczyna się od około 800 zł netto. Gdy dochodzi biała lista VAT, okresowa kontrola całej kartoteki i kilka systemów naraz, przygotowuję wycenę po rozmowie. Orientacyjne koszty opisuję w poradniku o kosztach integracji API.

Co się dzieje, gdy usługa GUS nie odpowiada?

Formularz nadal działa, a pola można uzupełnić ręcznie. Integracja zapisuje nieudane zapytania i ponawia je później, a przy dłuższej przerwie wysyła powiadomienie do osoby odpowiedzialnej.

Integracja z API GUS REGON: dane kontrahenta po numerze NIP