System zapisów dla szkoły tańca i zajęć dla dzieci

Zapis na kurs, a nie na pojedyncze zajęcia

W studiu jogi klient kupuje karnet i wybiera zajęcia z grafiku, co opisuję przy systemie dla studia jogi i fitness. W szkole tańca uczeń trafia do grupy, która przez semestr spotyka się w ten sam dzień i uczy się kolejnych figur. Grupa ma styl, poziom, wiek uczestników, salę, instruktora i limit miejsc.

Przejście do grupy bardziej zaawansowanej zatwierdza instruktor, więc zapis do grupy średniozaawansowanej może wymagać jego zgody albo zaliczonej lekcji próbnej. Nowe osoby zapisują się na kursy od podstaw lub na zajęcia pokazowe przed startem semestru. Pod koniec semestru system proponuje obecnym uczniom kontynuację w tej samej grupie, zanim wolne miejsca trafią do nowych osób.

Grafik sal układasz raz na semestr. System pilnuje, żeby dwie grupy nie trafiły do tej samej sali o tej samej godzinie, a wolne okna możesz udostępniać na próby par i lekcje indywidualne.

Zapisy w parach i balans ról

Para zapisuje się jednym zgłoszeniem, które zajmuje dwa miejsca. Osoba bez partnera trafia na listę oczekujących na parę, a gdy pojawi się ktoś z drugą rolą, obie osoby dostają propozycję. W tańcach towarzyskich i użytkowych pilnuję limitu osób prowadzących i prowadzonych w grupie, żeby nikt nie stał pod ścianą przez pół zajęć. Role nie są przypisane do płci, uczestnik wybiera je sam. Gdy jedna osoba z pary rezygnuje, druga zostaje w grupie i trafia na listę oczekujących na partnera, zamiast znikać z kursu razem z nią.

Konto rodzica i zajęcia dzieci

rodzic ma jedno konto i dodaje do niego profile dzieci, zapisywanych do różnych grup,
kontakt awaryjny i informacja o tym, kto odbiera dziecko po zajęciach, są widoczne dla instruktora,
zgody, na przykład na zdjęcia z pokazu na koniec roku, zbieram jako osobne pola, które rodzic może zmienić,
półkolonie i warsztaty wakacyjne działają jako osobne wydarzenia z własnym limitem i płatnością.

Treść zgód i zasady przetwarzania danych dzieci ustal z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych. Nie jest to porada prawna, a system przechowuje zgody w takim kształcie, jaki zaakceptujesz.

Obecności i odrabianie nieobecności

Instruktor zaznacza obecność na telefonie na początku zajęć.
Uczeń, który zgłosi nieobecność przed zajęciami, dostaje prawo do odrobienia.
System pokazuje grupy tego samego stylu i poziomu, w których jest wolne miejsce w najbliższych tygodniach.
Odrobienie zużywa to prawo i ma termin ważności, na przykład do końca semestru.

Z listy obecności widać też, kto przestał przychodzić, zanim zrezygnuje z kursu na dobre. Szerzej o nieobecnościach i pustych miejscach piszę w tekście jak ograniczyć no-show.

Karnety, raty i płatności cykliczne

Opłata może mieć postać karnetu miesięcznego, całego semestru albo semestru w ratach. Załóżmy, że semestr kosztuje 1200 zł płatne w czterech ratach: system wysyła przypomnienie przed każdym terminem, a instruktor widzi przy nazwisku, czy rata jest opłacona. Rabaty dla rodzeństwa i dla osób chodzących do dwóch grup liczą się same. Automatyczne obciążanie karty co miesiąc zależy od możliwości bramki, które opisuję przy integracji płatności online.

Kiedy wystarczy gotowy program

Szkoła z kilkoma grupami dorosłych i opłatą za karnet znajdzie gotowe aplikacje abonamentowe, które zrobią to, czego potrzebuje. Własny system zaczyna mieć sens, gdy dochodzą pary, konta rodziców, odrabianie według Twoich reguł i raty. Wersja z grupami, zapisami i obecnościami kosztuje od 2500 zł netto, a z płatnościami, parami i kontami rodziców zwykle 4500 do 9000 zł netto. Wspólne zasady wszystkich systemów opisuje strona system rezerwacji online dla firm, a kursy dla dorosłych z fakturą obsługuje system zapisów na szkolenia i kursy.

Najczęstsze pytania

Czy rodzic zapisze dwoje dzieci w jednym kroku?

Tak. Wybiera profile dzieci i grupy dla każdego z nich, a płaci jedną kwotą z rabatem dla rodzeństwa, jeśli go stosujesz. Potwierdzenie zawiera plan zajęć obojga dzieci.

Co, gdy w grupie zbierze się za mało osób?

Ustawiasz minimalną liczbę uczestników i termin, do którego musi się zebrać. Jeśli grupa nie ruszy, system pomaga zaproponować zapisanym inną grupę albo zwrot, zgodnie z regulaminem szkoły.

Czy instruktor może wysłać wiadomość do całej grupy?

Tak. Z panelu grupy wysyła e-mail lub SMS do wszystkich zapisanych albo do ich rodziców, na przykład o zmianie sali lub próbie przed pokazem. Nie musi znać ich numerów ani zakładać osobnych grup w komunikatorach.

Czy system obsłuży lekcje indywidualne, na przykład pierwszy taniec?

Tak, jako osobny rodzaj usługi z kalendarzem instruktora, podobnie jak wizyty. Para wybiera termin i pakiet lekcji, a te terminy nie kolidują z zajęciami grupowymi tego samego instruktora.

System zapisów dla szkoły tańca: grupy, pary, karnety i odrabianie zajęć