System rezerwacji stolików: plan sali, tury i łączenie stołów dla grup
Restauracja nie sprzedaje godzin, tylko miejsca przy stołach, które da się łączyć i które zwalniają się w różnym tempie. Zeszyt przy barze tego nie widzi, a dobrze ustawiony kalendarz rezerwacji tak.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Plan sali zamiast listy godzin
Podstawą jest mapa lokalu, którą odwzorowuję raz. Potem zmieniasz ją w panelu, na przykład gdy latem otwierasz ogródek.
- każdy stolik ma minimalną i maksymalną liczbę gości, więc czteroosobowy stół nie trafi w piątkowy wieczór do jednej osoby,
- stoliki należą do stref: sala, antresola, ogródek sezonowy, miejsca przy barze,
- wskazane pary stolików można łączyć dla grup, a system rezerwuje oba naraz,
- część stołów zostaje poza rezerwacją online, dla gości z ulicy i stałych bywalców,
- obsługa widzi na tablecie, które stoliki są zajęte, które czekają na gości, a które są wolne.
Plan może mieć kilka wersji, na przykład zimową i letnią, przełączanych według daty, więc otwarcie ogródka nie wymaga przestawiania stolików w systemie ręcznie.
Tury i czas przy stoliku
Godzina rezerwacji to dopiero połowa informacji. Druga to czas, na który stół jest zajęty, a ten zależy od liczby osób i pory dnia. Lunch w tygodniu trwa krócej niż sobotnia kolacja we sześć osób.
Załóżmy, że w sobotę para zajmuje stolik na półtorej godziny, a grupa sześciu osób na dwie i pół. Jeśli stół ma rezerwację na 20:00, system nie zaproponuje go sześciu osobom na 18:00, ale parze już tak. Przy kolacjach degustacyjnych albo w bardzo obleganych lokalach ustawiam stałe tury, na przykład 17:00 i 19:30, a gość wybiera turę zamiast dowolnej godziny.
Grupy, zaliczki i imprezy zamknięte
Większa grupa
Powyżej ustalonej liczby osób formularz zamienia się w zapytanie. Kierownik sali potwierdza je ręcznie, bo przy dużym stole trzeba ułożyć salę i przygotować kuchnię.
Zaliczka
Załóżmy, że od grup i w piątkowe wieczory pobierasz 50 zł od osoby, zaliczane na poczet rachunku. Gość płaci przy rezerwacji, przez bramkę opisaną w tekście o płatnościach online.
Cała sala
Wydarzenie zamknięte blokuje strefę lub cały lokal, a z oferty online znikają wszystkie stoliki w tym czasie.
Potwierdzenia, spóźnienia i lista rezerwowa
- Gość dostaje potwierdzenie od razu po rezerwacji, z adresem i linkiem do zmiany lub odwołania.
- W dniu wizyty przychodzi przypomnienie z prośbą o potwierdzenie przybycia.
- Odwołany stolik wraca do puli i trafia do osób z listy rezerwowej na tę godzinę.
- Stolik czeka określony czas po godzinie rezerwacji, a potem kelner oznacza gości jako nieobecnych i stół wraca do sprzedaży.
Oznaczenia nieobecności tworzą prosty raport, z którego widać, czy problem dotyczy konkretnych dni albo kanałów rezerwacji. Sposoby na ograniczenie pustych stolików zebrałem w tekście jak ograniczyć no-show.
Rezerwacja z profilu Google i z własnej strony
Link do rezerwacji umieszczam na stronie restauracji i w profilu firmy w Google, który opisuję przy wizytówce Google Maps. Przycisk rezerwacji obsługiwany bezpośrednio w wynikach Google działa przez zintegrowanych z nim partnerów, więc przy własnym systemie korzystasz ze zwykłego linku do kalendarza.
Na rynku spotkasz trzy modele rozliczeń: opłatę od każdego gościa, stały abonament i jednorazowe wdrożenie własnego systemu, które porównuję na stronie system rezerwacji bez prowizji. Mały lokal z kilkoma rezerwacjami w tygodniu poradzi sobie telefonem albo abonamentem i nie potrzebuje niczego budować. Własny system ma sens, gdy rezerwacji jest dużo, a tury, łączenie stolików i zaliczki są codziennością. Wersja dla jednej sali zaczyna się od 2500 zł netto, a kilka stref z zaliczkami i SMS-ami to zwykle 4500 do 9000 zł netto.
Zamówienia na wynos i z dostawą to osobny temat, opisany na stronie zamówienia online dla restauracji. Witrynę lokalu z menu opisuję przy stronach dla restauracji, a pozostałe modele rezerwacji w przeglądzie systemów rezerwacji online.
Najczęstsze pytania
Czy gość musi zakładać konto, żeby zarezerwować stolik?
Nie. Wystarczą imię, telefon i liczba osób, a e-mail jest opcjonalny, jeśli potwierdzenia idą SMS-em. Konto przydaje się tylko stałym gościom, którzy chcą widzieć swoje rezerwacje w jednym miejscu.
Co z rezerwacjami przyjmowanymi przez telefon?
Obsługa wpisuje je na tym samym planie sali, więc online nikt nie zarezerwuje tego samego stolika. Gość telefoniczny może dostać takie samo potwierdzenie i przypomnienie jak ten, który rezerwował przez stronę.
Czy mogę wyłączyć rezerwacje online na jeden wieczór?
Tak. Blokujesz wybrane godziny albo strefę, na przykład na transmisję meczu lub prywatne przyjęcie. Rezerwacje już przyjęte zostają, a system pokaże ich listę, gdybyś chciał przenieść gości.
Czy system wyśle grupie menu do wyboru przed wizytą?
Tak. Przy rezerwacji grupowej potwierdzenie może zawierać link do menu i termin, do którego trzeba podać wybór dań. Odpowiedzi trafiają do kierownika sali i kuchni przed wizytą.
Powiązane strony
Chcesz uporządkować rezerwacje stolików?
Napisz, ile masz stolików i stref oraz czy pracujecie w turach. Odpowiem z propozycją planu sali i wyceną.