System rezerwacji dla szkoły jazdy: instruktorzy i auta

Jedna jazda, dwa zasoby naraz

W większości kalendarzy rezerwuje się jedną rzecz: osobę albo salę. Jazda szkoleniowa wymaga dwóch jednocześnie, a do tego kursant musi pasować do kategorii i skrzyni biegów pojazdu. Te reguły ustawiam tak:

Instruktor ma własny grafik, urlopy i kategorie, w których szkoli.
Pojazd ma kategorię, rodzaj skrzyni i dni przeglądów lub napraw, w których jest niedostępny.
Kursant widzi wyłącznie godziny, w których wolny jest jego instruktor i auto, którym będzie zdawał.
Plac manewrowy może być trzecim zasobem, jeśli dzielisz go z inną szkołą albo ma ograniczoną liczbę stanowisk.
Miejsce startu jazdy, na przykład biuro albo przystanek przy domu kursanta, trafia do potwierdzenia, żeby nikt nie czekał pod złym adresem.

Gdy auto zjeżdża do warsztatu, blokujesz je w panelu, a system pokazuje jazdy do przeniesienia na inny pojazd tej samej kategorii. Jeśli kursant w trakcie kursu przechodzi na auto z automatyczną skrzynią, wystarczy zmienić jego przypisanie, a przyszłe terminy pokażą tylko pasujące pojazdy.

Licznik godzin do wyjeżdżenia

Liczba godzin wynika z umowy szkoleniowej, a kursanci najczęściej pytają biuro właśnie o to, ile im zostało. System liczy to sam: zarezerwowana jazda zmniejsza pulę dostępnych godzin, a odbyta, potwierdzona przez instruktora na telefonie, trafia do historii kursanta.

Załóżmy, że kursantowi zostały cztery godziny, a jazdy w szkole trwają po dwie. System pozwoli mu zarezerwować jeszcze dwie jazdy, a trzecią dopiero po dokupieniu godzin dodatkowych. Takie godziny sprzedaję jako osobną usługę, także dla osób spoza kursu, które chcą jazd doszkalających przed egzaminem albo po długiej przerwie za kierownicą.

Kurs, wykłady i egzamin wewnętrzny

Zapis na kurs z datą startu grupy wykładowej i limitem miejsc w sali.
Lista obecności na wykładach, którą wykładowca zaznacza na telefonie.
Jazdy w trakcie kursu, rezerwowane przez kursanta albo przydzielane przez biuro.
Egzamin wewnętrzny z teorii i praktyki, z terminem u wyznaczonego instruktora.
Zamknięcie kursu i przejście do egzaminu państwowego, które odbywa się poza systemem rezerwacji.

System rezerwacji nie zastępuje ewidencji ani zgłoszeń, które szkoła prowadzi według przepisów, w tym obsługi profilu kandydata na kierowcę. Przechowuje to, co potrzebne do planowania zajęć, a numer PKK możesz zapisać w karcie kursanta dla wygody biura.

Odwołane jazdy i płatność w ratach

Jazda odwołana późnym wieczorem dzień wcześniej to dla instruktora stracone dwie godziny. Reguła odwołania jest więc częścią systemu: do wyznaczonej godziny kursant zwalnia termin sam, a po niej jazda liczy się jak odbyta albo wymaga decyzji biura, zależnie od regulaminu szkoły. Zwolniony termin od razu widzą inni kursanci tego instruktora.

Raty działają według harmonogramu z umowy. System przypomina o zbliżającej się wpłacie, pokazuje biuru zaległości i może wstrzymać rezerwację kolejnych jazd do czasu uregulowania raty, jeśli tak postanowisz. Wpłata online przechodzi przez bramkę opisaną przy integracji płatności.

Nie udzielam porad prawnych. Treść regulaminu, zasady odwołań i harmonogram rat skonsultuj z prawnikiem, a ja przeniosę te reguły do systemu.

Kiedy gotowa aplikacja wystarczy szkole jazdy

Instruktor, który prowadzi szkołę sam i ma jedno auto, poradzi sobie z kalendarzem w aplikacji abonamentowej albo nawet z rezerwacją wizyt w Kalendarzu Google. Własny system ma sens, gdy instruktorów jest kilku, auta różnią się kategorią lub skrzynią, a biuro traci czas na liczenie godzin i pilnowanie rat. Gotowe narzędzia zestawiam w tekście porównanie systemów rezerwacji online.

Wersja dla jednego instruktora z licznikiem godzin kosztuje od 2500 zł netto. Kilku instruktorów, flota, wykłady, raty i SMS-y to najczęściej 4500 do 9000 zł netto. Co składa się na tę kwotę, opisuję na stronie koszt systemu rezerwacji, a model wspólny dla wszystkich branż na stronie systemy rezerwacji dla firm.

Najczęstsze pytania

Czy kursant może zmienić instruktora w trakcie kursu?

Tak, jeśli biuro na to pozwoli. Zmiana przypisania przenosi przyszłe jazdy do kalendarza nowego instruktora albo zostawia je do ponownej rezerwacji. Historia odbytych godzin zostaje przy kursancie, więc licznik się nie zeruje.

Czy instruktor potwierdzi jazdę bez komputera?

Tak. Instruktor ma na telefonie listę jazd z danego dnia i jednym przyciskiem oznacza jazdę jako odbytą albo nieodbytą. Może też dopisać krótką uwagę o postępach, którą zobaczy następny instruktor.

Czy system obsłuży kilka kategorii, na przykład B i A?

Tak. Kategoria jest cechą kursu, instruktora i pojazdu. Kursant kategorii A widzi tylko motocykle i instruktorów, którzy szkolą w tej kategorii, a plac manewrowy można przydzielać osobno dla każdej z nich.

Co z jazdami dodatkowymi dla osób spoza kursu?

Taka osoba zakłada konto, wybiera pakiet godzin i płaci online przed pierwszą jazdą. Ustawiasz, którzy instruktorzy i które auta są dostępne dla jazd doszkalających, żeby nie zabierały terminów kursantom w trakcie szkolenia.

System rezerwacji dla szkoły jazdy: jazdy, godziny do wyjeżdżenia i raty