System rezerwacji biletów na wydarzenia: pule, miejsca i kontrola wejścia
Organizator, który co miesiąc robi koncert w klubie, degustację albo spektakl na małej scenie, chce sprzedawać bilety u siebie, znać swoich gości i sprawnie wpuszczać ich przy drzwiach.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Dla kogo własna sprzedaż biletów
Dobrze sprawdza się u organizatorów, którzy robią wydarzenia regularnie: klubów muzycznych, małych teatrów, winiarni z degustacjami, pracowni z warsztatami, stowarzyszeń z cyklem spotkań. Każde wydarzenie ma datę, miejsce, limit i ceny, a goście wracają na kolejne. Zapisy na szkolenia z certyfikatem i fakturą dla firm to bliski, ale inny przypadek, opisany przy systemie rezerwacji szkoleń i kursów.
Sprzedaż działa na Twojej stronie, a link do konkretnego wydarzenia wklejasz w newsletterze, w wydarzeniu w mediach społecznościowych albo na plakacie jako kod QR. Przy wydarzeniach z ograniczeniem wieku, na przykład degustacjach alkoholu, formularz zawiera oświadczenie o pełnoletności, a obsługa przy wejściu może poprosić o dokument.
Pule biletów i miejsca na sali
| Rodzaj sprzedaży | Jak działa | Kiedy stosować |
|---|---|---|
| Pula bez numeracji | jeden limit dla wszystkich, sprzedaż kończy się po wyczerpaniu | koncert na stojąco, warsztaty, spotkanie autorskie |
| Pule cenowe | wcześniejsza pula tańsza, potem normalna i ulgowa, każda z własnym limitem | wydarzenia, na które sprzedaż rusza z wyprzedzeniem |
| Miejsca numerowane | gość wybiera fotel na planie sali, a miejsce jest blokowane na czas płatności | spektakl, kameralny koncert przy krzesłach |
| Strefy i stoliki | bilet obejmuje miejsce przy stoliku lub w strefie, na przykład pod sceną | kabaret, kolacja z koncertem |
Najważniejsza reguła działa w tle: miejsce wybrane przez jednego gościa jest zablokowane na kilkanaście minut, a jeśli płatność nie dojdzie, wraca do sprzedaży. Dzięki temu jedno krzesło nie zostanie sprzedane dwa razy. Ustawiasz też limit biletów na jedno zamówienie i kody rabatowe dla stałych gości.
Kod QR i kontrola przy wejściu
- Po opłaceniu gość dostaje e-mail z biletem w PDF i unikalnym kodem QR.
- Obsługa przy drzwiach otwiera skaner w przeglądarce telefonu, bez instalowania aplikacji.
- Pierwszy skan oznacza bilet jako wykorzystany, a kolejny pokazuje komunikat z godziną pierwszego wejścia.
- Gdy gość nie ma telefonu, bilet można znaleźć po nazwisku lub numerze zamówienia.
- Panel na żywo pokazuje, ile osób już weszło, a ile jeszcze nie dotarło.
Przy słabym zasięgu w piwnicy klubu skaner może pracować na liście pobranej przed otwarciem drzwi i zsynchronizować wejścia, gdy wróci internet. Ten tryb wyceniam osobno, bo nie każde miejsce go potrzebuje.
Faktury, zwroty i opłaty bramki
Gość, który chce fakturę, zaznacza to przy zakupie i podaje dane firmy. Faktura może powstawać automatycznie w Twoim programie do fakturowania, jeśli udostępnia on API. Przy odwołaniu wydarzenia system pozwala zwrócić pieniądze wszystkim kupującym jedną operacją, a zwroty pojedyncze obsługujesz według regulaminu. Uczciwie trzeba dodać, że bramka płatności pobiera własne opłaty od transakcji, także przy własnym systemie. Różnice między operatorami opisuję przy integracji płatności online.
Platforma biletowa czy własny system
Jeśli robisz jedno duże wydarzenie w roku i liczysz na ruch z serwisu biletowego, platforma będzie rozsądniejszym wyborem: ma rozpoznawalną markę, obsługę kupujących i własną publiczność. Własny system opłaca się przy wydarzeniach cyklicznych, gdy goście trafiają do Ciebie ze strony, newslettera i mediów społecznościowych, a opłata od każdego biletu zjada zysk. Lista gości zostaje wtedy u Ciebie, co pomaga zapraszać na kolejne terminy.
Prosta sprzedaż z pulą bez numeracji i kodami QR kosztuje od 2500 zł netto. Plan sali z miejscami numerowanymi, pule cenowe, faktury i zwroty zbiorcze zwykle mieszczą się w widełkach 4500 do 9000 zł netto. Szerszy kontekst daje porównanie systemów rezerwacji online, a ogólne zasady budowy opisuję na stronie systemy rezerwacji dla firm.
Najczęstsze pytania
Czy gość może kupić kilka biletów na różne nazwiska?
Tak. Jedno zamówienie może zawierać kilka biletów, każdy z własnym kodem QR i opcjonalnie imieniem uczestnika. Kupujący dostaje wszystkie w jednym e-mailu i może przekazać je dalej.
Czy bilet da się przenieść na inny termin?
Tak, jeśli na to pozwalasz. Gość wybiera nowy termin tego samego wydarzenia przez link z potwierdzenia, a stary kod przestaje działać. Możesz ustawić datę, do której zmiana jest możliwa.
Co z wejściówkami dla zaproszonych gości?
Wystawiasz je w panelu jako bilety bezpłatne z osobnej puli. Mają kody QR jak zwykłe bilety, ale nie przechodzą przez płatność i nie zmniejszają puli sprzedażowej, jeśli tak ustalisz.
Ile osób może jednocześnie skanować bilety?
Kilka, każda na własnym telefonie, bo skaner działa w przeglądarce, a wszystkie wejścia trafiają do jednej listy. Przy dwóch wejściach do sali ten sam bilet nie przejdzie więc dwa razy.
Powiązane strony
Chcesz sprzedawać bilety na własnej stronie?
Napisz, jakie wydarzenia organizujesz, jak często i czy miejsca są numerowane. Odpowiem z propozycją zakresu i wyceną.