System rezerwacji dla trenera personalnego, pakiety sesji

Co sprzedajesz: pakiet, stałe godziny czy pojedynczy trening

Pakiet do wykorzystania

Określona liczba treningów ważnych przez ustalony czas. Każda rezerwacja zmniejsza saldo, a klient widzi, ile mu zostało i do kiedy.

Stałe godziny co tydzień

Klient ma swój wtorek i czwartek o 7:00. System tworzy serię rezerwacji i rozlicza ją z pakietu albo z opłaty miesięcznej.

Trening próbny

Pierwsze spotkanie z wywiadem i oceną możliwości, zwykle dłuższe, dostępne tylko dla nowych osób.

Trening w parze

Dwie osoby, jeden termin i cena za parę. Każda z nich może mieć własny pakiet albo oba treningi schodzą ze wspólnego.

Kilka siłowni i dojazd między nimi

Trener rzadko pracuje w jednym miejscu. Rano klub w centrum, po południu siłownia na osiedlu, w weekend park albo trening online. Każda lokalizacja ma w systemie godziny, w których tam jesteś, a klient najpierw wybiera miejsce, potem termin. Między treningami w różnych lokalizacjach kalendarz sam blokuje czas na dojazd, więc nikt nie zapisze Cię na 17:00 w dwóch końcach miasta.

Niektóre kluby wymagają od klienta własnej karty wstępu albo jednorazowej opłaty za wejście. Ta informacja trafia do potwierdzenia dla danej lokalizacji, żeby klient nie dowiadywał się o niej dopiero przy recepcji. Jeśli w którymś klubie płacisz za wynajem godzin, miesięczny raport pokazuje, ile treningów odbyło się w każdej lokalizacji, co ułatwia rozliczenie z klubem.

Płatność z góry i zasada odwołania

Klient kupuje pakiet online i płaci przez bramkę, na przykład BLIK-iem albo szybkim przelewem.
Rezerwacja treningu zużywa jedną pozycję z pakietu.
Odwołanie przed ustalonym terminem, na przykład do 20:00 dnia poprzedniego, zwraca trening do pakietu.
Późniejsze odwołanie albo nieobecność oznacza, że trening przepada, chyba że w panelu zdecydujesz inaczej.
Dzień wcześniej klient dostaje przypomnienie z godziną, lokalizacją i linkiem do odwołania.

Załóżmy, że pakiet obejmuje osiem treningów ważnych przez sześć tygodni. Gdy do końca ważności zostają dwa niewykorzystane, system wysyła klientowi przypomnienie, a Tobie listę osób, które warto zmotywować albo którym przedłużysz pakiet. O pustych terminach piszę więcej w tekście jak ograniczyć no-show, a o samych bramkach przy integracji płatności online.

Ważność pakietu, zasady przepadania treningów i zwrotów przy przedpłacie opisz w regulaminie skonsultowanym z prawnikiem. To nie jest porada prawna.

Plan treningowy przy rezerwacji

Do konta klienta możesz dołączyć plan w PDF albo krótką notatkę po treningu, na przykład ćwiczenia do zrobienia samodzielnie. Klient widzi je w tym samym miejscu co rezerwacje i nie szuka ich w wiadomościach. Informacje o kontuzjach i stanie zdrowia to dane szczególnie chronione, więc w formularzu proponuję tylko ogólne pytanie, czy jest coś, o czym trener powinien wiedzieć, a szczegóły zostawiam rozmowie. Pełnej aplikacji treningowej z bazą ćwiczeń nie buduję w tym zakresie, ale mogę wstawić link do tej, której już używasz.

Kalendarz w telefonie, aplikacja czy własny system

Kiedy masz kilkunastu stałych klientów w jednym klubie, wystarczy rezerwacja wizyt w Kalendarzu Google albo gotowa aplikacja abonamentowa dla trenerów. Własny system przydaje się, gdy pakietów jest kilka rodzajów, lokalizacji przybywa, a płatności z góry rozliczasz ręcznie. Studio z kilkoma trenerami potrzebuje też grafików każdej osoby i podziału przychodu.

Jeden trener z pakietami, lokalizacjami i płatnościami to wersja od 2500 zł netto. Studio z zespołem, SMS-ami i raportami zwykle zamyka się w przedziale 4500 do 9000 zł netto. Zajęcia grupowe z karnetami to inny model, opisany przy studiu jogi i fitness, a ogólny zakres na stronie system rezerwacji online.

Najczęstsze pytania

Czy klient może przenieść trening na inny dzień bez kontaktu ze mną?

Tak, w granicach zasady odwołania. Przez link z potwierdzenia wybiera nowy wolny termin, a stary wraca do Twojego kalendarza. Po upływie czasu na zmiany system prosi o kontakt z Tobą.

Czy mogę dać stałym klientom pierwszeństwo przy rezerwacji?

Tak. Stałe godziny tworzą serię rezerwacji na kilka tygodni naprzód, zanim terminy zobaczą inni. Możesz też ustawić dłuższe okno rezerwacji dla klientów z aktywnym pakietem.

Co z treningami online?

Traktuję je jak kolejną lokalizację. Potwierdzenie zawiera link do spotkania w narzędziu, którego używasz, a kalendarz nie dolicza czasu na dojazd przed takim treningiem ani po nim.

Czy zobaczę, ile sprzedałem w danym miesiącu?

Tak. Panel pokazuje sprzedane pakiety, wykorzystane treningi i płatności w wybranym okresie. Faktury mogą powstawać w Twoim programie do fakturowania, jeśli udostępnia API, a zakres takiej integracji ustalamy przy wycenie.

System rezerwacji dla trenera personalnego: pakiety, siłownie i płatność z góry