System rezerwacji escape room: sloty, gracze, vouchery

Slot to gra plus reset pokoju

Godzinę startu wyznacza długość gry i czas, którego prowadzący potrzebuje na przygotowanie pokoju. Gdy masz kilka pokoi i jedną osobę na zmianie, starty warto rozsunąć, żeby dwie drużyny nie wchodziły w tej samej minucie.

Pokój	Gra	Reset	Starty w sobotę
Pokój A	60 minut	20 minut	10:00, 11:20, 12:40 i dalej co 80 minut
Pokój B	60 minut	20 minut	przesunięte o 40 minut względem pokoju A
Pokój C	90 minut	30 minut	co dwie godziny, od 11:00

Przykład hipotetyczny. Czasy ustawiasz sam i możesz je zmieniać dla wybranych dni.

Rozsunięcie startów pozwala jednej osobie przywitać drużynę, wprowadzić ją do gry i zresetować drugi pokój bez biegania między salami.

Cena zależna od liczby graczy

Załóżmy, że gra dla dwóch osób kosztuje 150 zł, a każda kolejna osoba dodaje 30 zł. Klient wybiera liczbę graczy z zakresu, który dopuszcza dany pokój, i od razu widzi kwotę. Osobne ceny mogą obowiązywać w weekendy, w święta i w godzinach porannych.

Drużyna często zmienia skład w ostatniej chwili. Zmianę liczby graczy klient zgłasza przez link z potwierdzenia, a system dolicza różnicę do zapłaty na miejscu albo online, zgodnie z regułą, którą ustalisz.

Vouchery i płatność z góry

pełna płatność albo zaliczka przy rezerwacji, przez bramkę opisaną przy integracji płatności online,
voucher na konkretny pokój albo kwotowy, z kodem, datą ważności i plikiem PDF do wręczenia,
kod wpisany przy rezerwacji zmniejsza kwotę do zapłaty, a niewykorzystana część zostaje na voucherze,
kody z serwisów partnerskich obsługuję jako osobny rodzaj, sprawdzany przez obsługę przed grą,
przy odwołaniu rezerwacji zwrot albo przeniesienie terminu wynika z regulaminu.

To nie jest porada prawna. Regulamin rezerwacji, zasady zwrotów przy płatności z góry i ważność voucherów ustal z prawnikiem, a ja przełożę je na ustawienia.

Rezerwacje firmowe na kilka pokoi

Firma z grupą piętnastu osób nie zmieści się w jednym pokoju. Formularz firmowy pozwala zarezerwować kilka pokoi na tę samą godzinę, zebrać dane do faktury z NIP-em i przyjąć jedną płatność za całość. Przy pokojach bliźniaczych system może ustawić start równo, żeby drużyny rywalizowały ze sobą. Większe zapytania, na przykład z cateringiem, trafiają do Ciebie jako zgłoszenie do potwierdzenia, a nie jako automatyczna rezerwacja.

Panel prowadzącego gry

Prowadzący widzi na telefonie listę gier na dziś: pokój, liczbę graczy, język gry i uwagi, na przykład że to urodziny albo drużyna pierwszy raz w escape roomie. Po resecie oznacza pokój jako gotowy. Powiadomienie o nowej rezerwacji na dzisiejszy wieczór przychodzi od razu, żeby nikt nie został zaskoczony drużyną pod drzwiami.

Do każdego pokoju można dołączyć listę kontrolną resetu: kłódki i ich kody, zawartość szuflad, ukryte wskazówki, baterie w rekwizytach elektronicznych. Przy kilku lokalizacjach każda ma własny adres, godziny otwarcia i zespół, a klient najpierw wybiera miejsce, potem pokój.

Gotowa aplikacja czy budowa na zamówienie

Jeden pokój, stała cena i brak voucherów to sytuacja, w której gotowa aplikacja abonamentowa z obsługą pokoi zagadek spokojnie wystarczy. Budowa na zamówienie ma sens przy kilku pokojach lub lokalizacjach, nietypowym cenniku, własnych voucherach i rezerwacjach firmowych, a także wtedy, gdy kalendarz ma działać wewnątrz Twojej strony, również na WordPressie, jak opisuję przy systemie rezerwacji na stronę www.

Podstawowa wersja kosztuje od 2500 zł netto. Kilka pokoi z voucherami, płatnością z góry i formularzem firmowym zwykle zamyka się w kwocie 4500 do 9000 zł netto. Inne modele rezerwacji na godziny znajdziesz w opisie własnego systemu rezerwacji, a koszty rozpisuję na stronie ile kosztuje system rezerwacji.

Najczęstsze pytania

Czy klient może zarezerwować pokój na dziś wieczór?

Tak, do granicy, którą ustawisz, na przykład do dwóch godzin przed startem. Krótszy czas oznacza ryzyko, że nikt nie zdąży przygotować pokoju, więc rezerwacje na ostatnią chwilę mogą wymagać telefonu.

Co, jeśli drużyna się spóźni?

Potwierdzenie zawiera zasadę spóźnień, na przykład skrócenie gry o czas spóźnienia. Prowadzący widzi kontakt do osoby rezerwującej i może zadzwonić. System nie przesuwa kolejnych startów sam, bo to decyzja obsługi.

Czy vouchery można sprzedawać bez wyboru terminu?

Tak. Voucher kupuje się jak produkt, bez wyboru daty. Obdarowana osoba wybiera termin później i wpisuje kod w formularzu. W panelu widzisz sprzedane, wykorzystane i wygasłe vouchery.

Czy system obsłuży gry w dwóch językach?

Tak. Język jest opcją przy rezerwacji, a prowadzący widzi go na liście gier. Formularz i potwierdzenia mogą mieć wersję angielską, jeśli przyjmujesz turystów. Zakres tłumaczeń ustalamy przy wycenie.

System rezerwacji escape room: reset pokoju i cena za liczbę graczy