System rezerwacji dla weterynarza: dane zwierzęcia, rodzaje wizyt i przypomnienia
U weterynarza pacjentem jest zwierzę, a umawia się jego właściciel, często z kilkoma zwierzętami naraz. Kalendarz musi znać obie strony i wiedzieć, kiedy wypada kolejne szczepienie.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Rezerwacja dla zwierzęcia, kontakt do właściciela
Właściciel zakłada profil raz i dodaje do niego swoje zwierzęta. Przy kolejnej wizycie wybiera tylko, kogo przyprowadza.
- gatunek z listy, bo od niego zależy, który lekarz przyjmuje i ile trwa wizyta,
- imię zwierzęcia, rasa i przybliżony wiek, opcjonalnie numer mikroczipa,
- informacja, czy zwierzę bywa agresywne lub bardzo zestresowane, żeby przygotować gabinet,
- dane właściciela: imię, telefon i e-mail,
- wizyta dwóch kotów z jednego domu jako jedna rezerwacja z dłuższym czasem.
Opis objawów ograniczam do krótkiego pola z widoczną informacją, że w nagłych sytuacjach trzeba zadzwonić.
Rodzaje wizyt, gabinety i lekarze
| Rodzaj wizyty | Czas | Co zajmuje | Rezerwacja online |
|---|---|---|---|
| Szczepienie | krótki | gabinet i dowolny lekarz | tak |
| Konsultacja | standardowy | gabinet, lekarz wybrany lub dowolny | tak |
| Pierwsza wizyta szczenięcia lub kocięcia | dłuższy | gabinet | tak |
| Zabieg planowy, na przykład kastracja | przyjęcie rano, odbiór po południu | sala zabiegowa i lekarz | po konsultacji |
| Zwierzęta egzotyczne | zależny od gatunku | lekarz, który je przyjmuje | tylko w jego godzinach |
Przykładowy podział. Czasy i reguły ustalasz Ty.
Zabieg planowy często wymaga przygotowania zwierzęcia, na przykład pozostawienia go na czczo. Taką instrukcję dołączam do potwierdzenia i przypomnienia dla tego rodzaju wizyty, żeby właściciel nie dowiadywał się o niej rano w dniu zabiegu.
Nagłe przypadki zostają przy telefonie
Formularz online nie nadaje się do zgłaszania wypadku, zatrucia czy duszności. Przy kalendarzu i w każdym potwierdzeniu umieszczam wyraźną informację z numerem telefonu i godzinami dyżuru. Lekarz może zostawić w grafiku okna na nagłe wizyty, niewidoczne dla rezerwacji online, i oddać je do rezerwacji dopiero kilka godzin wcześniej, jeśli pozostaną wolne. Gdy pilny pacjent mimo wszystko zajmie lekarza na dłużej, recepcja jednym ruchem przesuwa jego kolejne wizyty, a właściciele dostają wiadomość o opóźnieniu, zanim wyjdą z domu.
Przypomnienia o szczepieniach i kontrolach
Po wizycie lekarz albo recepcja ustawia datę kolejnego szczepienia, odrobaczania lub kontroli. Z wyprzedzeniem, które sam wybierasz, właściciel dostaje wiadomość z imieniem zwierzęcia i linkiem do wolnych terminów. Przy kilku zwierzętach przypomnienia idą osobno, a jeśli terminy wypadają blisko siebie, system proponuje jedną wspólną wizytę. Właściciel może wyłączyć przypomnienia jednym kliknięciem, na przykład gdy zwierzę zmieniło lecznicę, i system przestaje wysyłać wiadomości o tym zwierzęciu.
Historia wizyt a program lecznicy
Wiele lecznic prowadzi dokumentację leczenia w programie weterynaryjnym i to on pozostaje miejscem na wyniki badań, zalecenia i leki. System rezerwacji przechowuje historię terminów: daty, rodzaje wizyt i lekarzy. Jeśli Twój program ma własny moduł rezerwacji online i on Ci wystarcza, nie ma powodu go zastępować. Gdy go nie ma albo nie obsługuje Twoich reguł, buduję osobny kalendarz, a połączenie z programem sprawdzam w jego dokumentacji, bo zależy od wersji i od tego, czy program udostępnia API.
Wersja dla jednego lekarza z rodzajami wizyt i przypomnieniami e-mailowymi kosztuje od 2500 zł netto. Lecznica z kilkoma lekarzami, salą zabiegową, SMS-ami i przedpłatą za zabiegi to najczęściej 4500 do 9000 zł netto. Podobny model wizyt opisuję przy systemie rezerwacji dla fizjoterapeuty, a sposoby na wizyty, na które nikt nie przyszedł, w tekście jak ograniczyć no-show. Zasady wspólne dla wszystkich branż są na stronie system rezerwacji online, a składniki wyceny na stronie ile kosztuje system rezerwacji.
Najczęstsze pytania
Czy właściciel zobaczy historię szczepień swojego zwierzęcia?
W panelu właściciela widać daty wizyt i zaplanowane przypomnienia. Pełną książeczkę szczepień i dokumentację leczenia prowadzi lecznica w swoim programie, więc system rezerwacji pokazuje tylko to, co dotyczy terminów.
Czy mogę ograniczyć rezerwacje online do stałych klientów?
Tak. Nowy właściciel może wysłać prośbę o pierwszy termin, którą recepcja potwierdza, a stali klienci rezerwują od razu. To przydaje się, gdy grafik jest pełny i chcesz najpierw porozmawiać z nową osobą.
Co z wizytami domowymi?
To osobny rodzaj wizyty z adresem i czasem dojazdu blokowanym w kalendarzu lekarza. Obszar, w którym jeździsz, i dopłatę ustawiasz jako regułę, a system nie zaproponuje dwóch wizyt w odległych miejscach jedna po drugiej.
Czy właściciel może odwołać wizytę przez internet?
Tak, przez link w potwierdzeniu, do godziny, którą ustawisz. Później system prosi o telefon. Zwolniony termin wraca do kalendarza, a przy zabiegach planowych recepcja dostaje powiadomienie, żeby zaproponować go komuś, kto czeka na zabieg.
Powiązane strony
Chcesz, żeby właściciele sami umawiali szczepienia?
Napisz, ilu lekarzy przyjmuje, jakie są rodzaje wizyt i w jakim programie prowadzicie dokumentację. Odpowiem z propozycją i wyceną.