System rezerwacji sal i kortów, rezerwacje godzinowe

Trzy rzeczy do ustalenia przed budową

Zasób. Co jest osobnym obiektem: kort numer jeden i dwa, sala A i B. Warto też zdecydować, czy dwie małe sale da się zarezerwować razem jako jedną dużą.
Slot. Najkrótsza rezerwacja i jej krok, na przykład godzina albo pół godziny, oraz to, czy klient może wziąć kilka godzin z rzędu.
Cennik. Cena za godzinę zależna od dnia tygodnia, pory i grupy klientów. Załóżmy, że godzina kortu kosztuje 80 zł w dzień i 100 zł wieczorem: system liczy kwotę sam, także dla dwóch godzin, które przechodzą przez próg cenowy.

Godziny otwarcia też bywają sezonowe, na przykład krótsze zimą i dłuższe latem. System trzyma je jako osobne okresy, więc nikt nie przestawia ustawień ręcznie co kilka miesięcy.

Stali bywalcy i rezerwacje cykliczne

Wiele godzin w tygodniu zajmują te same osoby o tej samej porze: sekcja klubowa, grupa po pracy, trening dzieci. System tworzy serię rezerwacji na wybrany okres i pozwala usunąć pojedynczy termin, na przykład w święto, bez zrywania całej serii. Stałe rezerwacje mogą mieć pierwszeństwo przed jednorazowymi.

Płatność, kaucja i odwołanie

płatność z góry za godzinę albo sama zaliczka, zależnie od obiektu,
kaucja zwracana po odbiorze obiektu, jeśli stosujesz taką zasadę,
reguła odwołania wyświetlana przy rezerwacji, na przykład do określonej godziny przed terminem,
osobne zasady dla stałych klientów i dla rezerwacji jednorazowych,
wyjątek dla zajęć klubowych, które rozliczasz poza systemem, ale chcesz je widzieć w kalendarzu.

Blokady: turniej, remont, pogoda

Obiekt bywa wyłączony z użytku całym blokiem godzin. Blokada zdejmuje terminy z oferty, a jeśli ktoś miał już rezerwację, system podpowiada listę osób do powiadomienia i pozwala zaproponować inny termin. Przy kortach zewnętrznych decyzję o pogodzie podejmuje człowiek, a system rozsyła tylko informację do osób z danego dnia. Remont lub turniej można zaplanować z wyprzedzeniem, dzięki czemu klienci nie rezerwują terminów, które i tak trzeba będzie odwołać.

Kilka obiektów w jednym panelu

Administrator widzi wszystkie obiekty i raport zajętości, który pokazuje, które godziny stoją puste. Recepcja zarządza tylko swoim obiektem. Jeśli klienci wypożyczają też rakiety albo inny sprzęt, to dodatkowa pozycja przy rezerwacji, a pełną ewidencję opisuje strona o systemie do wypożyczalni sprzętu. Zajęcia grupowe z limitem miejsc to inny model, opisany przy studiu jogi i fitness.

Zakres wdrożenia i koszt

Jeden obiekt, rezerwacje godzinowe i potwierdzenia e-mailem: od 2500 zł netto.
Kilka obiektów, zmienny cennik, płatności online i SMS-y: 4500 do 9000 zł netto.
Opieka po wdrożeniu: od 100 zł netto miesięcznie.

Szczegółowe składniki ceny opisuję w tekście ile kosztuje system rezerwacji online.

Najczęstsze pytania

Czy klient może zarezerwować kilka godzin z rzędu?

Tak, jako jeden blok. Ustalasz najkrótszą i najdłuższą rezerwację, a cena sumuje się według cennika, także gdy blok przechodzi z godzin dziennych w wieczorne.

Czy system otworzy drzwi albo włączy oświetlenie?

To zależy od urządzeń, które masz, i od ich dokumentacji. Domyślnie potwierdzenie zawiera godziny i zasady wejścia. Integrację z zamkiem lub oświetleniem sprawdzam przed wyceną i wyceniam osobno.

Czy stali klienci mogą rezerwować dalej w przyszłość niż nowi?

Tak. Okno rezerwacji da się ustawić osobno dla grup klientów, na przykład dłuższe dla członków klubu. To zwykła reguła w ustawieniach, bez ręcznej pracy recepcji.

Czy rezerwacja zadziała na telefonie?

Tak. Kalendarz projektuję najpierw pod telefon. Wybór obiektu, godziny i płatność mieszczą się w kilku krokach, a ten sam widok działa na komputerze recepcji.

System rezerwacji sal i kortów: kalendarz godzinowy, cennik i rezerwacje cykliczne