System rezerwacji dla gabinetu kosmetycznego i spa

Zabieg zajmuje osobę, kabinę i czasem urządzenie

Kalendarz, który zna tylko pracowników, prędzej czy później zapisze dwie klientki na ten sam laser. Dlatego każdy zabieg opisuję jako zestaw zasobów, które muszą być wolne jednocześnie.

Zabieg	Kto wykonuje	Co jeszcze zajmuje	Czas w kalendarzu
Manicure hybrydowy	stylistka paznokci	stanowisko do manicure	zabieg i krótka przerwa na dezynfekcję
Depilacja laserowa	osoba przeszkolona z obsługi lasera	kabina i laser	zależny od obszaru ciała
Oczyszczanie wodorowe twarzy	kosmetolog	kabina z leżanką i urządzenie	zabieg i przygotowanie kabiny
Masaż relaksacyjny	masażystka	kabina z leżanką	zabieg, zmiana podkładu, wywietrzenie

Przykładowy podział. Listę zabiegów, czasów i uprawnień ustalam z Tobą przed budową.

Załóżmy, że masz jeden laser i dwie osoby, które umieją go obsługiwać. Gdy pierwsza ma zapisaną depilację o 10:00, druga może o tej porze przyjąć klientkę na manicure, ale nie na drugi zabieg laserem. Klientka w kalendarzu online widzi wyłącznie godziny, w których wszystkie potrzebne zasoby są wolne.

Przerwa po zabiegu, której klientka nie widzi

Po zabiegu trzeba zdezynfekować narzędzia, zmienić podkład na leżance, czasem odczekać, aż głowica urządzenia ostygnie. Taką przerwę ustawiam osobno dla każdego zabiegu. Klientka widzi czas samego zabiegu, a kalendarz blokuje dodatkowe minuty w tle. Przy zabiegach łączonych, na przykład peelingu przed masażem w tej samej kabinie, system sumuje czasy i nie wstawia przerwy w środku. Fryzjerstwo i barberstwo mają inne potrzeby, które opisuję przy systemie rezerwacji dla barbera i fryzjera.

Karta zabiegowa poza formularzem rezerwacji

Przed wieloma zabiegami pytasz o przeciwwskazania: ciążę, przyjmowane leki, choroby skóry. To informacje o zdrowiu, więc nie umieszczam ich w formularzu rezerwacji, który trafia do recepcji i do przypomnień. Proponuję inny układ.

formularz rezerwacji zbiera imię, telefon, e-mail i wybrany zabieg,
kartę zabiegową z pytaniami o przeciwwskazania klientka wypełnia w gabinecie albo przez osobny link, dostępny tylko dla osoby wykonującej zabieg,
przypomnienie SMS zawiera godzinę i adres, bez nazwy zabiegu,
po zabiegu możesz dopisać zalecenia pielęgnacyjne, które klientka dostaje e-mailem.

To nie jest porada prawna. Zakres pytań w karcie, sposób jej przechowywania i czas archiwizacji ustal z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych, a ja ustawię system zgodnie z tymi ustaleniami.

Pakiety zabiegów i bony podarunkowe

Pakiet serii

Na przykład seria zabiegów laserem z minimalnym odstępem między wizytami. System nie pozwoli zapisać kolejnej wizyty wcześniej, niż zaleca kosmetolog, i liczy wykorzystane zabiegi.

Bon na konkretny zabieg

Kupowany online, z unikalnym kodem i datą ważności. Obdarowana osoba wpisuje kod przy rezerwacji i nie płaci drugi raz.

Bon kwotowy

Działa jak przedpłata. Przy częściowym wykorzystaniu pozostała kwota zostaje na kodzie do następnej wizyty.

Bon w formie PDF do wydruku dobrze sprzedaje się przed świętami i Dniem Matki, więc warto mieć go gotowego przed sezonem. Płatność przechodzi przez bramkę, którą opisuję przy integracji płatności online.

Booksy, abonament czy własny system

Gdy pracujesz sama, masz jedną kabinę i kilka zabiegów, gotowa aplikacja abonamentowa zwykle wystarczy i nie ma sensu budować własnej. Platforma z katalogiem salonów przyprowadza też nowe klientki, za co pobiera opłaty rozpisane w tekście Booksy prowizja i koszty. Własny system zaczyna się opłacać, gdy masz kilka osób, urządzenia współdzielone między nimi, pakiety i bony oraz stałe klientki, które i tak wracają.

Często proponuję układ mieszany: profil na platformie zostaje dla nowych osób, a stałe klientki dostają link do własnego kalendarza. Szerzej o takim podejściu piszę na stronie system rezerwacji bez prowizji, a o witrynie gabinetu z cennikiem i galerią na stronie strony dla salonów piękności.

Koszt wdrożenia w gabinecie

Jedna kabina, lista zabiegów z czasami i potwierdzenia e-mailem to wersja od 2500 zł netto. Gabinet z kilkoma kosmetyczkami, urządzeniami jako osobnymi zasobami, bonami, płatnościami i SMS-ami mieści się zazwyczaj w przedziale 4500 do 9000 zł netto. Wspólne dla wszystkich branż zasady działania opisuję na stronie własny system rezerwacji, a pozycje wyceny w tekście od czego zależy cena systemu rezerwacji.

Najczęstsze pytania

Co się stanie, gdy laser pojedzie do serwisu?

Wyłączasz urządzenie w panelu na wybrane dni. Zabiegi, które go wymagają, znikają z kalendarza online, a pozostałe działają dalej. System pokazuje listę klientek zapisanych na ten czas, żeby można było zaproponować im inny termin.

Czy bon kupiony online da się wykorzystać przy rezerwacji telefonicznej?

Tak. Recepcja wpisuje kod bonu przy rezerwacji przez telefon albo przy kasie, a system oznacza go jako wykorzystany. Ten sam bon nie zostanie więc użyty dwa razy, niezależnie od tego, którędy klientka się umówiła.

Czy mogę pobierać zaliczkę tylko za dłuższe zabiegi?

Tak. Zaliczkę przypisuję do wybranych zabiegów, na przykład tych, które na dłużej zajmują kabinę z urządzeniem. Krótkie usługi mogą zostać bez przedpłaty. Inne sposoby na puste terminy zebrałem w tekście jak ograniczyć no-show.

Czy przeniosę klientki z obecnego programu?

Zwykle tak, jeśli program pozwala wyeksportować listę klientek do pliku. Przenoszę dane kontaktowe i historię wizyt w zakresie potrzebnym do rezerwacji. Możliwości eksportu zależą od programu, więc sprawdzam je przed wyceną.

System rezerwacji dla gabinetu kosmetycznego: zabiegi, kabiny i urządzenia