System rezerwacji zasobów w firmie: sale konferencyjne, samochody służbowe i sprzęt
Gdy dwie osoby planują ten sam samochód służbowy na ten sam dzień, problemem nie jest auto, tylko brak jednego miejsca, w którym widać, kto co zarezerwował. Opisuję system do rezerwacji wewnątrz firmy.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Każdy zasób ma inne pytania
| Zasób | Co trzeba wiedzieć przy rezerwacji | Typowy kłopot bez systemu |
|---|---|---|
| Sala konferencyjna | liczba miejsc, ekran, sprzęt do wideokonferencji | sala zajęta „na wszelki wypadek” stoi pusta |
| Samochód służbowy | kto prowadzi, cel wyjazdu, przebieg przy wydaniu i zwrocie | auto wraca z pustym bakiem albo z usterką, o której nikt nie wie |
| Sprzęt | konkretny egzemplarz, stan przy wydaniu, termin zwrotu | nie wiadomo, u kogo jest projektor albo laptop testowy |
| Biurko w biurze współdzielonym | strefa, monitor, dzień | w jeden dzień tygodnia brakuje miejsc, w inne biuro jest puste |
To rezerwacje wewnętrzne, dla pracowników. Gdy sale lub korty wynajmujesz klientom, właściwy jest system rezerwacji sal i kortów, a przy wypożyczaniu sprzętu na zewnątrz system do wypożyczalni sprzętu. Ogólny opis systemów rezerwacji jest na stronie system rezerwacji online.
Uprawnienia, konflikty i rezerwacje na zapas
- Role. Każdy widzi wolne terminy, ale samochód rezerwuje tylko osoba oznaczona jako uprawniona do jego prowadzenia, a rezerwację sali zarządu ktoś akceptuje.
- Konflikty. System nie pozwala nałożyć dwóch rezerwacji i od razu proponuje najbliższy wolny termin albo podobny zasób, na przykład mniejszą salę.
- Potwierdzenie obecności. Jeśli nikt nie potwierdzi sali w ustalonym czasie od początku spotkania, na przykład kodem QR na drzwiach, rezerwacja wygasa i sala wraca do puli.
- Limity. Najdłuższa rezerwacja, jak daleko w przód i ile rezerwacji cyklicznych może mieć jedna osoba.
- Goście z zewnątrz. Przy sali zarezerwowanej na spotkanie z klientem system może wysłać recepcji listę gości i godzinę, żeby przygotowała wejściówki.
Microsoft 365, Google Workspace czy osobna aplikacja
W Microsoft 365 sale i sprzęt można założyć jako skrzynki zasobów, a w Google Workspace jako zasoby kalendarza. Pracownik dodaje salę do spotkania w Outlooku lub Kalendarzu Google i od razu widzi, czy jest wolna. Przy kilku salach i prostych zasadach to wystarczy, a konfigurację robię w ramach wdrożenia Microsoft 365. Jakie opcje są dostępne, zależy od wersji i licencji, więc sprawdzam to w dokumentacji.
Osobna aplikacja ma sens, gdy potrzebujesz protokołu wydania samochodu, akceptacji, raportów, mapy biurek albo rezerwacji dla osób bez konta firmowego. Taka aplikacja nadal może wpisywać rezerwacje do kalendarzy w Outlooku lub Google, więc pracownicy nie zmieniają nawyków. Często staje się też modułem intranetu dla małej firmy.
Wydanie i zwrot samochodu lub sprzętu
- Pracownik rezerwuje zasób z telefonu lub komputera, podając cel i czas.
- Przy wydaniu zapisuje przebieg, poziom paliwa lub stan sprzętu i może dodać zdjęcia.
- Przy zwrocie robi to samo i zgłasza usterkę w tym samym formularzu.
- Zgłoszona usterka trafia do osoby odpowiedzialnej, a zasób jest blokowany do czasu naprawy.
Przeglądy, ubezpieczenia i koszty floty to osobny temat, opisany przy systemie do zarządzania flotą.
Raporty i koszt wdrożenia
Raport wykorzystania pokazuje, które sale stoją puste, o które auta trwa walka i ile rezerwacji kończy się bez potwierdzenia obecności. Takie dane pomagają zdecydować, czy potrzebna jest kolejna sala, czy raczej lepsze zasady. Zestawienie może co miesiąc trafiać mailem do osoby, która zarządza biurem.
System dla jednego rodzaju zasobów, na przykład samych sal, kosztuje od 2500 zł netto. Kilka rodzajów zasobów z uprawnieniami, protokołami i połączeniem z Microsoft 365 lub Google Workspace to zwykle 4500 do 9000 zł netto. Jeśli wystarczy konfiguracja zasobów w Microsoft 365 lub Google, powiem to przed wyceną.
Najczęstsze pytania
Czy wystarczą sale założone w Microsoft 365?
Przy kilku salach i prostych zasadach często tak. Akceptacje, potwierdzanie obecności czy raporty wykorzystania zależą od licencji i dodatkowych narzędzi, dlatego przed wyceną sprawdzam, co da się ustawić w Twoim środowisku.
Czy pracownik w terenie zarezerwuje auto z telefonu?
Tak. Aplikacja działa w przeglądarce telefonu, a logowanie odbywa się kontem firmowym Microsoft lub Google, więc nie trzeba pamiętać kolejnego hasła. Zdjęcia przy wydaniu i zwrocie robi się aparatem telefonu.
Czy mogę zacząć od jednego rodzaju zasobów?
Tak, i często to rozsądny start, na przykład od samochodów, gdzie konflikty są najbardziej odczuwalne. Model danych od początku przewiduje kolejne zasoby, więc sale lub sprzęt dokłada się bez przebudowy.
Kto widzi, kto zarezerwował zasób?
To ustalamy przy wdrożeniu. Zwykle wszyscy widzą zajętość i osobę rezerwującą, ale cel wyjazdu lub uwagi widzi tylko przełożony i administrator. Zakres widoczności dopasowuję do zasad w firmie.
Powiązane strony
Chcesz uporządkować rezerwacje sal i aut?
Napisz, jakie zasoby chcecie rezerwować, ile osób z nich korzysta i czy firma pracuje na Microsoft 365, czy na Google Workspace. Odpowiem z propozycją i wyceną.