System rezerwacji dla gabinetu stomatologicznego: lekarze, fotele i rodzaje wizyt
W gabinecie stomatologicznym rejestracja przez telefon zajmuje recepcji dużą część dnia, a pacjent dzwoni zwykle wtedy, gdy recepcjonistka asystuje przy fotelu albo obsługuje kogoś przy ladzie.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Które wizyty pacjent umawia sam
Nie każdą wizytę da się zarezerwować przez internet. Leczenie kanałowe czy usunięcie ósemki planuje lekarz po badaniu, więc online udostępniam zwykle wizyty pierwszego kontaktu:
| Rodzaj wizyty | Online | Uwagi |
|---|---|---|
| Przegląd i konsultacja | tak | dla nowych i stałych pacjentów, stała długość |
| Higienizacja | tak | u higienistki, z jej własnym grafikiem |
| Wizyta z bólem | tak, w wydzielonych okienkach | kilka miejsc dziennie zostawionych na pilne przypadki |
| Konsultacja ortodontyczna lub implantologiczna | tak, u wybranego lekarza | dłuższa, czasem płatna z góry |
| Leczenie, endodoncja, chirurgia | nie | termin ustala lekarz lub recepcja po badaniu |
Przykładowy podział. Listę wizyt i ich czasy ustalasz z lekarzami.
Okienka na pilne przypadki udostępniam dopiero dzień wcześniej, więc nie zajmie ich ktoś, kto planuje przegląd z wyprzedzeniem.
Lekarz, fotel i asysta jako jeden termin
Gabinet z dwoma fotelami i trzema lekarzami pracującymi na zmiany to typowa sytuacja, w której kalendarz jednej osoby przestaje wystarczać. Termin dostępny online musi mieć wolnego lekarza, wolny fotel z potrzebnym sprzętem i asystę, jeśli wizyta jej wymaga. Higienistka ma swój grafik, ale korzysta z tych samych foteli.
Załóżmy, że lekarz A przyjmuje we wtorki rano w gabinecie 1, a higienistka po południu w tym samym gabinecie. Pacjent zobaczy wizyty u każdej z tych osób tylko w jej godzinach i tylko wtedy, gdy fotel nie jest zajęty przez kogoś innego.
Program gabinetowy, kalendarz online i ich połączenie
Większość gabinetów ma już program do dokumentacji medycznej z terminarzem. Najlepiej, gdy rezerwacja online zapisuje wizytę bezpośrednio w nim, ale to zależy od dostawcy programu. Jedni udostępniają API albo moduł rezerwacji, inni nie, więc sprawdzam to w dokumentacji przed wyceną.
- program ma API: kalendarz online czyta z niego wolne terminy i zapisuje w nim nowe wizyty,
- programu nie da się połączyć: kalendarz online działa osobno, a recepcja blokuje terminy w jednym z nich,
- program ma własną rejestrację online: zwykle warto ją włączyć i dopiąć tylko to, czego brakuje, na przykład SMS-y lub zadatek.
Szerzej o porządkowaniu pracy przychodni i gabinetów piszę na stronie automatyzacja w placówce medycznej.
Przypomnienia i zadatek przed długą wizytą
Pacjent dostaje potwierdzenie od razu, przypomnienie dzień wcześniej i link do odwołania, który zwalnia termin dla innych. Wiadomość podaje datę, godzinę, nazwisko lekarza i adres, bez opisu leczenia, bo SMS może przeczytać ktoś z domowników.
Przed długimi wizytami, na przykład konsultacją implantologiczną, możesz pobierać zadatek przez bramkę płatności, żeby nieodwołany termin nie przepadał bez śladu. Inne sposoby na nieobecności zebrałem w tekście puste terminy i no-show.
Koszt i strona gabinetu
Kalendarz online dla jednego lekarza z potwierdzeniami e-mail kosztuje od 2500 zł netto. Kilku lekarzy, fotele jako zasoby, SMS-y, zadatki i połączenie z programem gabinetowym to najczęściej 4500 do 9000 zł netto, zależnie od tego, co udostępnia dostawca programu. Witrynę z cennikiem i zespołem opisuję przy stronach dla gabinetów lekarskich, a komputery i sieć w gabinecie przy obsłudze IT gabinetu.
Najczęstsze pytania
Czy pacjent wybierze konkretnego lekarza?
Tak, albo zaznaczy pierwszy wolny termin, a system pokaże najbliższe godziny u wszystkich lekarzy, którzy wykonują dany rodzaj wizyty. Lekarz, który przyjmuje tylko swoich pacjentów, może być ukryty dla nowych osób.
Jak umówić wizytę dziecka?
Rodzic podaje swoje dane kontaktowe i imię dziecka, a wizyta dostaje oznaczenie, że pacjent jest niepełnoletni. Lekarz od razu wie, że dziecko przyjdzie z opiekunem, i może zaplanować dłuższy czas.
Jak system obsłuży urlop lekarza?
Recepcja wpisuje nieobecność, a terminy online w tym czasie znikają. Pacjenci już umówieni trafiają na listę do przełożenia, z gotowym SMS-em z propozycją nowej daty.
Czy nowy pacjent wypełni ankietę przed wizytą?
Tak, ale osobno od rezerwacji. Link do ankiety przychodzi w potwierdzeniu, a odpowiedzi trafiają do lekarza albo do programu gabinetowego, nie do skrzynki recepcji. Sposób przechowywania ankiet ustalamy przy wycenie.
Powiązane strony
Recepcja nie nadąża z telefonami od pacjentów?
Napisz, ilu lekarzy i foteli ma gabinet oraz jakiego programu używacie. Sprawdzę, czy da się go połączyć z rejestracją online.