System rezerwacji dla wulkanizacji: zapisy przed sezonem, przechowalnia opon i SMS
Przez większą część roku wulkanizacja ma luz w grafiku, a potem przychodzi pierwszy chłodny tydzień października albo ciepły weekend w marcu i telefon dzwoni bez przerwy.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Dwa szczyty w roku zmieniają zasady kalendarza
W sezonie godzina pracy stanowiska jest warta więcej niż w lipcu, więc kalendarz ma wtedy działać inaczej. Ustawiam dwa tryby, przełączane datą albo ręcznie:
| Ustawienie | Poza sezonem | W sezonie |
|---|---|---|
| Okno rezerwacji | kilka dni do przodu | zapisy otwarte z wyprzedzeniem, na przykład od września na październik i listopad |
| Siatka wizyt | dowolna godzina | stałe sloty, żeby między wizytami nie zostawały dziury |
| Klienci z przechowalni | zwykły kalendarz | pierwszeństwo, czyli link kilka dni przed otwarciem dla wszystkich |
| Kierowcy bez rezerwacji | przyjmowani na bieżąco | osobne stanowisko albo wydzielone godziny |
| Odwołania | telefonicznie | link w SMS, a zwolniony termin od razu wraca do puli |
Przykład. Daty sezonu i reguły ustawiasz sam, także osobno na jesień i na wiosnę.
Klienci z przechowalni i tak muszą przyjechać po swoje opony, więc lepiej rozpisać ich wizyty, zanim kalendarz otworzy się dla reszty miasta.
Czas usługi zależy od auta i felg
Zamiana kompletów kół w osobówce trwa krócej niż przekładka opon na felgach, a SUV na dużych kołach albo auto dostawcze zajmie stanowisko dłużej. Klient przy rezerwacji wybiera:
- rodzaj pojazdu: osobowy, SUV lub terenowy, dostawczy,
- usługę: zamiana kół, przekładka opon na felgach, wyważanie, naprawa przebicia,
- rozmiar felgi, gdy wpływa na czas albo na to, czy obsłuży ją Twoja maszyna,
- czy opony są w Twojej przechowalni, czy przywozi je ze sobą.
Z tych odpowiedzi system liczy czas wizyty i wybiera stanowisko z odpowiednim sprzętem. Opony z czujnikami ciśnienia albo typu run flat możesz oznaczyć jako usługę dłuższą lub dostępną tylko na wybranym stanowisku. Ogólne zasady podnośników i napraw opisuję przy kalendarzu dla warsztatu samochodowego, tutaj zostaję przy oponach.
Przechowalnia opon z numerem miejsca
Karta kompletu
Rozmiar, marka, sezon, stan bieżnika przy przyjęciu, zdjęcie i numer rejestracyjny auta.
Miejsce na regale
Każdy komplet ma lokalizację, więc w szczycie nikt nie szuka kół po całym magazynie.
Etykieta
Wydruk z numerem kompletu i kodem, który pracownik skanuje telefonem przy wydaniu.
Opłata za sezon
Termin kolejnej opłaty i wiadomość do klienta, że komplet czeka na odbiór.
Przy przyjęciu pracownik może zapisać, że bieżnik jest bliski zużycia. Wtedy wiadomość przed sezonem zawiera też propozycję wyceny nowych opon. Gdy przechowalnia ma kilka magazynów albo prowadzisz też sprzedaż opon, pomaga ewidencja magazynowa połączona z rezerwacjami.
SMS przed sezonem zamiast telefonu do każdego klienta
- Kilka tygodni przed sezonem system wybiera klientów z przechowalni i tych, którzy rok wcześniej zmieniali u Ciebie opony.
- Wysyła SMS z linkiem do wolnych terminów w kilku partiach, żeby ruch rozłożył się na kolejne dni.
- Kto nie zarezerwował, dostaje jedno przypomnienie po kilku dniach.
- Dzień przed wizytą idzie potwierdzenie z adresem i prośbą o informację, jeśli plany się zmieniły.
Wysyłkę obsługuje bramka operatora SMS, a jej koszt zależy od liczby wiadomości. Więcej o tym kanale piszę na stronie powiadomienia SMS dla klientów.
Kiedy zeszyt i telefon przestają wystarczać
Mała wulkanizacja z jednym stanowiskiem i stałymi klientami często daje radę z zeszytem, telefonem albo darmowym kalendarzem. Kłopot zaczyna się w szczycie: telefon dzwoni w trakcie pracy, a klient, który się nie dodzwonił, jedzie do konkurencji. Własny system opłaca się przy dużej przechowalni albo kilku stanowiskach.
Kalendarz z rodzajami pojazdów i usług kosztuje od 2500 zł netto. Przechowalnia z etykietami, wysyłka SMS przed sezonem i kilka stanowisk mieszczą się zwykle w kwocie od 4500 do 9000 zł netto. Witrynę z cennikiem wymiany opon opisuję przy stronach dla warsztatów, a puste terminy po nieobecnościach przy ograniczaniu nieobecności.
Najczęstsze pytania
Czy klient zarezerwuje bez podawania rozmiaru opon?
Tak. Rozmiar jest polem opcjonalnym, a u klientów z przechowalni system zna go z karty kompletu. Przydaje się przy sprzedaży nowych opon albo nietypowych felgach.
Co z kierowcami, którzy przyjeżdżają bez umówienia?
Możesz zostawić dla nich jedno stanowisko albo wybrane godziny. Pracownik dopisuje taką wizytę w panelu, więc kalendarz online nie sprzeda tego samego czasu drugi raz.
Czy system przypomni o oponach, które długo leżą?
Tak. Po ustalonym czasie bez odbioru albo bez opłaty za kolejny sezon klient dostaje wiadomość, a w panelu widać listę takich kompletów z miejscem na regale.
Czy obsłużę klientów flotowych?
Tak. Firma ma konto z listą aut i numerów rejestracyjnych, a jej osoba kontaktowa rezerwuje kilka aut naraz. Faktura może być zbiorcza za cały sezon.
Powiązane strony
Przed sezonem telefon nie przestaje dzwonić?
Napisz, ile masz stanowisk i kompletów w przechowalni. Odpowiem, jak ustawić zapisy na najbliższy sezon i ile to kosztuje.