System rezerwacji dla fizjoterapeuty, serie wizyt i karnety

Seria wizyt zamiast pojedynczych rezerwacji

Zalecenie brzmi zwykle „kilka wizyt w odstępach”, a nie „jedna wizyta”. System może to odwzorować na trzy sposoby, zależnie od tego, jak pracujesz.

Terminy z góry

Pacjent wybiera całą serię naraz, na przykład stały dzień tygodnia i godzinę. Odwołanie jednej wizyty przesuwa tylko ją.

Termin po terminie

Kolejną wizytę umawia się na koniec poprzedniej, gdy rytm leczenia zależy od przebiegu terapii.

Karnet

Pakiet wizyt z liczeniem wykorzystanych, datą ważności i blokadą zapisu po wyczerpaniu.

Przy kilku fizjoterapeutach pacjent zostaje przypisany do jednej osoby, więc kolejne wizyty z serii trafiają do jej kalendarza, chyba że sam wybierze inaczej. Ogólny opis działania systemu jest na stronie system rezerwacji online.

Jakie dane pacjenta zbierać przy rezerwacji

Z samego faktu, że ktoś umawia się do fizjoterapeuty, można wnioskować o jego zdrowiu, więc takie dane wymagają szczególnej ostrożności. Dlatego formularz proponuję odchudzić do minimum.

imię i nazwisko lub samo imię, telefon i adres e-mail,
rodzaj wizyty wybrany z listy, bez wolnego opisu dolegliwości,
opcjonalne pole na uwagi organizacyjne, na przykład preferowaną porę, które można wyłączyć,
informacje o stanie zdrowia, skierowaniu i przebiegu terapii zostają w dokumentacji prowadzonej poza systemem rezerwacji.

To nie jest porada prawna. Zasady przetwarzania danych o zdrowiu, okresy przechowywania i podstawy prawne ustal z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych, a ja dopasuję do nich ustawienia systemu.

Przypomnienia, które nic nie zdradzają

Telefon z wiadomością leży na stole recepcji, w pracy albo w domu. Treść SMS-a lub e-maila może więc zawierać datę, godzinę i link do zmiany terminu, ale nie nazwę zabiegu ani okolicę ciała. Podobnie wpisy w kalendarzu dla personelu dostają neutralny tytuł, a szczegóły widzi tylko osoba, która ich potrzebuje.

Wizyty domowe w tym samym kalendarzu

Dla wizyt u pacjenta system zbiera adres i uwzględnia czas dojazdu między wizytami, żeby nie zapisać dwóch osób na tę samą godzinę w różnych końcach miasta. Obszar obsługi i dopłatę za dojazd ustawiasz jako regułę. Układanie kolejności według trasy zostaje po Twojej stronie, bo zależy od sytuacji danego dnia.

Płatności, NFZ i koszt systemu

Płatność może dotyczyć jednej wizyty, całej serii albo karnetu i przechodzi przez bramkę online. Opisuję system dla wizyt prywatnych. Gdy część świadczeń jest rozliczana z NFZ, zasady rejestracji wynikają z umowy i przepisów, więc zakres omawiamy osobno.

Jednoosobowa praktyka z kalendarzem, serią wizyt i potwierdzeniami to wersja od 2500 zł netto. Kilku fizjoterapeutów z karnetami, płatnościami i SMS-ami zwykle mieści się w widełkach 4500 do 9000 zł netto, a opieka po wdrożeniu zaczyna się od 100 zł netto miesięcznie. Składniki ceny opisuję w tekście ile kosztuje system rezerwacji online, a samą witrynę praktyki na stronie strona internetowa dla fizjoterapeuty.

Najczęstsze pytania

Czy pacjent może opisać swój problem w formularzu?

Proponuję tego nie robić. Opis dolegliwości lepiej zebrać podczas wizyty. W formularzu zostawiam wybór rodzaju wizyty z listy i opcjonalną uwagę organizacyjną, którą w razie potrzeby można wyłączyć.

Czy pacjent zobaczy, ile wizyt zostało w karnecie?

Tak. W linku do zarządzania rezerwacją widać liczbę wykorzystanych i pozostałych wizyt oraz datę ważności. System może też wysłać wiadomość, gdy zostaje ostatnia wizyta.

Co z odwołaniem wizyty w ostatniej chwili?

System pilnuje terminu odwołania wpisanego w regulaminie, a zwolniony termin może trafić do osób z listy oczekujących. To, czy wizyta z serii przepada, rozstrzyga regulamin praktyki, nie system.

Czy mogę przenieść dotychczasowych pacjentów do nowego kalendarza?

Tak, w zakresie potrzebnym do umawiania wizyt: imię, telefon i adres e-mail z arkusza lub starego kalendarza. Dokumentacji medycznej nie importuję, bo zostaje poza systemem rezerwacji. Przed importem warto ustalić z prawnikiem, na jakiej podstawie dalej kontaktujesz się z tymi osobami.

System rezerwacji dla fizjoterapeuty: serie zabiegów, karnety i wizyty domowe