Program dla firmy sprzątającej: harmonogram obiektów i dowód wykonania
Biuro sprzątane trzy razy w tygodniu, klatki schodowe raz w tygodniu, mycie okien dwa razy w roku. Każdy obiekt ma inny zakres, a klient i tak pyta, czy w czwartek ktoś w ogóle był.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Podstawą harmonogramu jest obiekt, nie klient
Jeden klient może mieć kilka lokalizacji, a każda inne godziny wejścia, klucze, kody alarmu i zakres prac. Dlatego najpierw opisuję obiekt:
- adres, godziny, w których wolno wejść, i osobę kontaktową na miejscu,
- zakres prac według częstotliwości: codziennie, co tydzień, raz w miesiącu, sezonowo,
- wskazówki dla ekipy: gdzie stoją środki, który pojemnik na co, czego nie ruszać na biurkach,
- dostęp: kto ma klucz lub kartę, przy czym kod alarmu widzi tylko osoba zaplanowana na dany dzień.
Z takiego opisu program sam tworzy sprzątania w kalendarzu. Prace rzadsze, na przykład pranie wykładzin, pojawiają się na liście w swoim tygodniu, więc nikt nie musi ich pilnować w pamięci.
Telefon pracownika zamiast papierowego protokołu
- Pracownik widzi swoje obiekty na dziś w kolejności przejazdu.
- Po wejściu oznacza start, a program zapisuje godzinę.
- Odhacza punkty checklisty przypisane do tego obiektu i tego dnia tygodnia.
- Robi zdjęcia miejsc, o które klient najczęściej pyta, albo usterki, którą zauważył, na przykład cieknącego kranu.
- Oznacza koniec, a kierownik widzi obiekt jako wykonany.
Jeśli w ekipie są osoby, które słabo znają polski, checklista ma ikony i kilka wersji językowych. Pracę w piwnicach i garażach bez zasięgu rozwiązuję tak, jak opisuję przy aplikacji dla ekip w terenie.
Klient widzi, że posprzątane
Najczęstsza reklamacja w sprzątaniu brzmi: nikogo nie było albo zrobiono połowę. Klient może dostać prosty widok swoich obiektów z datami wizyt, odhaczonymi punktami, zdjęciami i zgłoszonymi usterkami. Może też sam zamówić dodatkowe sprzątanie po remoncie albo przed wizytą gości, a zamówienie trafia do kierownika jako zlecenie do zaplanowania. Taki widok działa jak portal dla klientów firmy, tylko ograniczony do obiektów i wizyt.
Środki, sprzęt i rozliczenie miesiąca
| Co liczę | Skąd dane | Po co |
|---|---|---|
| Godziny na obiekcie | start i koniec z telefonu | porównanie z wyceną i umową z klientem |
| Środki i worki | wydanie z magazynku na ekipę lub obiekt | koszt materiałów na klienta |
| Sprzęt | przypisanie maszyny do obiektu na dany dzień | żeby szorowarka nie była w dwóch miejscach naraz |
| Prace dodatkowe | zamówienie klienta lub decyzja kierownika | doliczenie do faktury za miesiąc |
Z tych danych powstaje zestawienie, na podstawie którego Twój program do faktur wystawia dokument. Jak zautomatyzować samo wystawianie, opisuję na stronie automatyzacja fakturowania. Grafiki zmian i ewidencję czasu pracy dla kadr prowadzi osobne narzędzie, czyli aplikacja do grafików i czasu pracy, z którą program dla sprzątania może wymieniać godziny.
Kiedy aplikacja z abonamentu, a kiedy program na miarę
Gotowe aplikacje dla firm usługowych pracujących w terenie, w tym sprzątających, obsługują zlecenia, checklisty i zdjęcia. Przy kilkunastu pracownikach i stałych klientach biurowych zacznij od nich. Rozsądnym środkiem bywa gotowa aplikacja połączona przez API z programem do faktur i kadrami, żeby nikt nie przepisywał godzin. Program na miarę warto rozważyć, gdy obsługujesz różne typy obiektów, na przykład wspólnoty, biura i hale, z odmiennym rozliczeniem, albo gdy duży klient wymaga raportów w swoim formacie.
Obiekty, harmonogram i potwierdzenia w telefonie to moduł od około 8000 zł netto. Magazynek środków, rozliczenie godzin i widok dla klienta podnoszą zakres do lekkiego ERP, od około 15 000 zł netto. Ogólne kryteria tej decyzji zebrałem w tekście gotowiec czy program pisany od zera.
Najczęstsze pytania
Czy pracownik bez smartfona da sobie radę?
Potrzebny jest telefon z przeglądarką i aparatem. Gdy ktoś go nie ma, potwierdzenie wpisuje lider ekipy za całą grupę. Część firm daje ekipom służbowy telefon, co ułatwia też kontakt z klientem na obiekcie.
Jak obsłużyć zastępstwo za chorego pracownika?
Kierownik przenosi obiekty na inną osobę na wybrany dzień. Zastępca widzi pełny opis obiektu, checklistę i wskazówki, więc nie musi dzwonić do stałej osoby z pytaniem, gdzie są środki.
Czy klient dostanie raport po każdym sprzątaniu?
Może dostawać krótki e-mail po każdej wizycie albo zestawienie raz w miesiącu. Przy wielu obiektach klienci częściej wybierają zestawienie, a szczegóły sprawdzają w swoim widoku.
Czy program pokaże, które obiekty są nierentowne?
Tak, jeśli wpiszesz cenę z umowy. Program zestawia ją z godzinami ekip i kosztem środków, więc widać obiekty, w których faktyczny czas pracy wyraźnie przekracza wycenę.
Powiązane strony
Klienci pytają, czy ekipa w ogóle była?
Podaj, ile obiektów obsługujesz i jak dziś planujesz ekipy. Odpowiem, czy wystarczy gotowa aplikacja i co warto do niej dopiąć.