System dla cateringu dietetycznego: od zamówienia klienta do pudełka pod drzwiami
Klient zmienia kaloryczność w niedzielę wieczorem, wstrzymuje dostawy na weekend i podaje nowy adres na środę. Kuchnia musi to wiedzieć przed nocną zmianą, a kierowca przed wyjazdem o świcie.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Godzina zamknięcia zmian ustawia cały dzień
- Do ustalonej godziny klient zmienia dietę, kaloryczność, adres albo wstrzymuje dostawę w swoim panelu.
- Po tej godzinie system blokuje zmiany na kolejny dzień i przelicza zamówienia.
- Kuchnia dostaje listę produkcyjną: ile porcji każdego dania w każdej kaloryczności, z wariantami bez wykluczonych składników.
- Pakowanie drukuje etykiety z imieniem, dietą, datą przydatności i numerem trasy.
- Kierowcy dostają trasy z kolejnością adresów, kodem do klatki i uwagami klienta.
Załóżmy, że ktoś co noc przepisuje zmiany z maili do arkusza kuchni. Jedna pomyłka oznacza pudełko z orzechami u osoby, która je wykluczyła.
Panel klienta: pauzy, zamiany dań i adresy
Pauza
Klient wstrzymuje dostawy na wybrane dni sam, bez telefonu do biura.
Wybór dań
Przy dietach z wyborem klient wskazuje jedno z kilku dań na każdy posiłek. Gdy nie wybierze do godziny zamknięcia, dostaje danie domyślne.
Adres na każdy dzień
Dom w weekend, biuro od poniedziałku. Każdy dzień może mieć inny adres i inne okno dostawy.
Wykluczenia
Klient wybiera je ze słownika kuchni zamiast wpisywać dowolny tekst, więc kuchnia może je policzyć.
Jednorazowe zamówienia z menu dnia opisuję na stronie zamówienia online dla restauracji. Catering działa na subskrypcji, więc najwięcej pracy dają zmiany w trakcie zamówienia, a nie sam zakup.
Kuchnia i pakowanie pracują na liczbach
| Wydruk lub ekran | Dla kogo | Co zawiera |
|---|---|---|
| Lista produkcyjna | szef kuchni | liczbę porcji każdego dania według kaloryczności i wariantu |
| Zapotrzebowanie na surowce | zakupy, magazyn | gramatury z receptur pomnożone przez porcje na jutro |
| Etykiety | pakowanie | imię klienta, dietę, posiłek, datę produkcji i przydatności, kod trasy |
| Lista kompletacji | pakowanie | które pudełka idą do której torby i na którą trasę |
Dokładna lista surowców wymaga receptur z gramaturami. Jeśli dziś są tylko w głowie szefa kuchni, zaczynam od samych liczb porcji, a surowce dokładam w kolejnym etapie. Gdy produkty i opakowania mają stany, listę produkcyjną łączę z ewidencją magazynu.
Kierowcy i trasy przed świtem
Trasy układam według stref i okien dostaw, a kierownik może zmienić kolejność ręcznie. Kierowca widzi swoje punkty w telefonie, otwiera nawigację jednym dotknięciem i oznacza doręczenie zdjęciem pudełka pod drzwiami. Klient dostaje SMS, że posiłki już są. Przy własnych kierowcach dobrze sprawdza się aplikacja dla ludzi w terenie, a podwykonawca transportowy może dostawać trasy w pliku albo przez API.
Trzy drogi: platforma, platforma z dopięciami albo własny system
Na rynku działają gotowe platformy dla cateringów dietetycznych z panelem klienta, sklepem i listami dla kuchni. Przy jednej kuchni i standardowych dietach to zwykle najrozsądniejszy wybór. Druga droga to platforma z dopiętym eksportem do księgowości, etykietami w Twoim formacie albo trasami dla kierowców. Takie połączenia buduję jako integracje między systemami, o ile platforma udostępnia dane. Własny system ma sens, gdy:
- diety mają własne reguły wyboru dań, których platforma nie odwzoruje,
- kuchnia, magazyn i trasy mają pracować na jednych danych, bez nocnych eksportów.
Ile kosztuje pierwsza wersja
Panel klienta z pauzami i zmianami, godzina zamknięcia i lista produkcyjna to moduł od około 8000 zł netto. Receptury, surowce, magazyn i trasy razem tworzą lekki ERP, od około 15 000 zł netto. Kilka kuchni, sprzedaż firmom i aplikację dla kierowców wyceniam jako system wielomodułowy, od około 20 000 zł netto. Opłaty za zamówienia i odnowienia przechodzą przez bramkę płatności, a o dzieleniu projektu na etapy piszę w tekście jak zacząć od MVP.
Najczęstsze pytania
Czy klient zmieni dietę w telefonie?
Tak. Panel klienta działa w przeglądarce telefonu i można go dodać do ekranu głównego jak aplikację. Osobną aplikację ze sklepu proponuję dopiero przy dużej skali, bo jej utrzymanie kosztuje więcej.
Jak system liczy dni po pauzie?
Według reguły z Twojego regulaminu. Najczęściej wstrzymane dni przesuwają datę końca zamówienia. Druga możliwość to saldo dni do wykorzystania później. Regułę zmieniasz w panelu.
Czy etykiety wydrukuję na drukarce, którą już mam?
Zwykle tak. Etykietę generuję w rozmiarze dopasowanym do rolki, a druk idzie z przeglądarki albo przez mały program na komputerze przy pakowaniu. Przed wyceną sprawdzam model drukarki i rodzaj etykiet.
Czy firmy mogą zamawiać catering dla pracowników?
Tak, jako osobny rodzaj klienta. Firma ma konto z listą pracowników, każdy wybiera swoją dietę, a faktura jest zbiorcza za okres.
Powiązane strony
Zmiany od klientów spływają mailem i SMS-em?
Opisz, ile posiłków dziennie wydajesz i gdzie dziś trzymasz zamówienia. Podpowiem, czy wystarczy platforma, czy lepszy będzie własny moduł.