Portal klienta dla firmy: konto, w którym klient sam sprawdza sprawy
Klienci pytają o te same rzeczy: gdzie jest dokument, na jakim etapie sprawa, czy faktura została wystawiona. Portal pozwala im sprawdzić to samemu, bez telefonu do biura.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Co klient widzi po zalogowaniu
Dokumenty
Umowy, oferty, protokoły i pliki do pobrania, uporządkowane według sprawy. Zamiast szukania w skrzynce jest jedno miejsce.
Statusy
Etap sprawy lub zlecenia z datą ostatniej zmiany i informacją, co jest teraz po stronie klienta.
Faktury i terminy
Lista wystawionych dokumentów z terminami płatności, pobierana z programu księgowego lub fakturowego.
Zgłoszenia i wiadomości
Formularz zamiast maila, z numerem sprawy, historią odpowiedzi i możliwością dołączenia plików.
Nie wszystko musi być w pierwszej wersji. Zwykle wystarczą dokumenty i statusy, a faktury i wiadomości dochodzą, gdy klienci zaczną z portalu korzystać.
Kiedy portal się opłaca, a kiedy wystarcza poczta
| Sytuacja | Wystarczy poczta i folder | Warto zrobić portal |
|---|---|---|
| Kilku klientów, jedna osoba w biurze | zwykle tak | raczej nie |
| Wielu klientów i wiele dokumentów miesięcznie | trudno zapanować nad wersjami | tak |
| Te same pytania o status | odpowiadasz ręcznie za każdym razem | tak, klient sprawdza sam |
| Poufne dokumenty | załączniki krążą w wiadomościach | tak, dostęp po zalogowaniu i z dziennikiem |
Zdarza się, że wystarczy wspólna skrzynka i dobrze ułożony folder w chmurze. Portal ma sens, gdy utrudniają to skala albo poufność.
Logowanie i uprawnienia
- każdy klient widzi wyłącznie dokumenty i sprawy przypisane do jego firmy,
- w obrębie firmy klienta można nadać różne role, na przykład dla osoby od faktur i dla osoby od zleceń,
- drugi składnik logowania tam, gdzie leżą dokumenty poufne,
- dziennik zdarzeń: kto i kiedy pobrał plik albo zmienił dane,
- szybkie odebranie dostępu, gdy osoba po stronie klienta odchodzi.
Logowanie to także kwestia wygody. Klient, który musi pamiętać kolejne hasło, wraca do maila, więc dobieram sposób logowania do tego, kto z portalu korzysta i jak poufne są dokumenty.
Dane osobowe w portalu
Portal przechowuje dane klientów, więc od początku ustalam, jakie dane są naprawdę potrzebne, jak długo je trzymać i kto ma do nich dostęp. Im mniej danych, tym mniej do zabezpieczenia. Dobrą praktyką jest też wygaszanie kont, z których nikt nie korzysta, i usuwanie dokumentów, których nie trzeba już udostępniać.
Od czego zacząć i jaki zakres
- Wybieram jedną grupę klientów i jedną rzecz, o którą pytają najczęściej, na przykład status sprawy.
- Dodaję dokumenty, które dziś wysyłasz mailem.
- Podłączam faktury i zgłoszenia, gdy pierwszy zakres działa.
Taka pierwsza wersja mieści się w zakresie panelu, od około 8000 zł netto, a składniki ceny opisuję na stronie ile kosztuje dedykowane oprogramowanie. Dane do portalu mogą pochodzić z aplikacji do zleceń albo z CRM. Dla biura rachunkowego opisuję to w kontekście automatyzacji w biurze rachunkowym.
Najczęstsze pytania
Czy klient musi instalować jakąś aplikację?
Nie. Portal działa w przeglądarce, na komputerze i telefonie. Klient dostaje link i loguje się swoim kontem, bez instalowania czegokolwiek.
Czy da się logować kontem Google lub Microsoft?
Często tak, jeśli klienci i tak mają takie konta. Zależy to od tego, kim są użytkownicy i jakie są wymagania bezpieczeństwa, więc ustalam to przed projektem.
Czy klientowi można pokazać tylko część danych ze zlecenia?
Tak. Pola wewnętrzne, jak marża czy notatki zespołu, zostają ukryte. Klient widzi tylko to, co zdecydujesz mu udostępnić.
Czy portal zastąpi mi CRM?
Nie, to inne narzędzia. CRM służy zespołowi do prowadzenia relacji i sprzedaży, a portal klientowi do sprawdzania spraw. Mogą korzystać z tych samych danych.
Powiązane strony
Chcesz, żeby klienci sami sprawdzali statusy?
Napisz, o co klienci pytają najczęściej i ilu ich jest. Odpowiem z propozycją pierwszej wersji.