Aplikacja do zarządzania zleceniami: od zgłoszenia do rozliczenia
Zlecenia w mailach, w arkuszu i w głowie kierownika kończą się tak samo: ktoś pyta, na jakim etapie jest sprawa, i nikt nie potrafi szybko odpowiedzieć.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Droga zlecenia przez firmę
| Etap | Co zapisuje aplikacja | Kto działa |
|---|---|---|
| Zgłoszenie | klient, adres, opis problemu, załączone zdjęcia | biuro albo klient przez formularz |
| Przypisanie | wykonawca, termin, priorytet | kierownik |
| Realizacja | zmiany statusu, notatki, użyte materiały | wykonawca |
| Odbiór | protokół i potwierdzenie klienta | wykonawca i klient |
| Rozliczenie | czas pracy, materiały, kwota do zafakturowania | biuro |
Zlecenia różnych typów, na przykład naprawa, montaż i przegląd, mają zwykle ten sam szkielet i różnią się polami do wypełnienia. Wspólny szkielet pozwala jednej aplikacji obsłużyć je wszystkie, a pola dodaję osobno dla każdego typu.
Statusy, które coś znaczą
Statusy to serce takiej aplikacji, więc ustalam je z zespołem, a nie biorę z szablonu. Zbyt wiele powoduje, że nikt ich nie aktualizuje, zbyt mało, że nie niosą informacji. Dla firmy serwisowej zwykle wystarczy pięć:
- nowe, czeka na przypisanie,
- zaplanowane, ma termin i wykonawcę,
- w trakcie, ktoś jest na miejscu lub pracuje nad sprawą,
- oczekuje na klienta albo na materiał, z zaznaczeniem, na co dokładnie,
- zakończone, czeka na rozliczenie.
Równie ważne są zasady przejść: kto może przenieść zlecenie do zakończonych i czy po rozliczeniu da się je jeszcze edytować. Bez tych reguł dane zaczynają się rozjeżdżać.
Historia klienta i powiadomienia
Historia klienta
Przy nowym zgłoszeniu biuro widzi, co robiono wcześniej, ile to kosztowało i kto był na miejscu. Mniej pytań o to, co ustalono ostatnio.
Powiadomienia dla klienta
Wiadomość o przyjęciu zgłoszenia, o terminie i o zakończeniu. Treść ustalamy tak, żeby klient nie dostawał więcej, niż chce czytać.
Alerty dla zespołu
Kierownik dostaje sygnał o zleceniu bez przypisania albo po terminie. Wykonawca widzi wyłącznie swoje zadania.
Co należy do aplikacji, a co do innych systemów
Faktury wystawia program do faktur, a aplikacja przekazuje mu dane rozliczenia przez integrację fakturowania. Pracę ekipy w terenie, razem ze zdjęciami i pracą bez zasięgu, opisuję osobno na stronie aplikacja mobilna dla pracowników terenowych. Tutaj opisuję stronę biura: planowanie, nadzór i rozliczenie.
Kalendarz ekip daje widok, kto ma wolny termin, ale nie powinien być pierwszym etapem, bo wymaga dobrze opisanych czasów pracy. Zaczynam od listy zleceń, a kalendarz dokładam, gdy dane o czasie są wiarygodne.
Od czego zaczynam i za ile
Pierwsza wersja obejmuje zgłoszenia, statusy, przypisanie, historię i prosty raport do rozliczenia. Taki moduł mieści się w zakresie panelu, więc zaczyna się od około 8000 zł netto. Własna aplikacja w telefonie i kolejne połączenia to osobne etapy z odrębną wyceną. Jeśli zlecenia dziś żyją w arkuszu, o przenoszeniu danych piszę na stronie z Excela do aplikacji webowej.
Najczęstsze pytania
Dla jakich firm taka aplikacja ma sens?
Dla serwisów, firm instalacyjnych, ekip remontowych i wszystkich, w których zlecenie przechodzi przez kilka osób. Przy kilku zleceniach w tygodniu wystarczy dobry arkusz.
Czy klient może sam śledzić status zlecenia?
Tak, jeśli to potrzebne. Może to być prosty link ze statusem albo pełne konto klienta z dokumentami i zgłoszeniami, czyli portal.
Czy aplikacja zastępuje program do faktur?
Nie. Zbiera dane o wykonanej pracy i przekazuje je do programu księgowego lub fakturowego, który dalej wystawia dokumenty. Dzięki temu nikt nie przepisuje godzin i materiałów.
Czy da się zacząć od samego rejestru zleceń?
Tak, i często tak robię. Rejestr ze statusami i przypisaniem daje porządek od pierwszego dnia, a zdjęcia, powiadomienia i rozliczenia dokładamy po zebraniu uwag zespołu.
Powiązane strony
Zlecenia giną w mailach i arkuszach?
Napisz, jak dziś wygląda droga zlecenia i ilu osób dotyczy. Odpowiem z propozycją zakresu.