Aplikacja do grafików pracy i ewidencji czasu pracy dla zespołu
Grafik w arkuszu i godziny na kartce prowadzą do tych samych sporów: kto zamienił się zmianą, ile kto przepracował i dlaczego lista płac się nie zgadza.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Grafik zmian bez ręcznego żonglowania
- zmiany, stanowiska i wymagana obsada zapisane jako reguły, a nie w głowie kierownika,
- dostępność podawana przez pracowników samodzielnie,
- wymiana zmian między pracownikami z akceptacją kierownika,
- ostrzeżenie, gdy na zmianie brakuje osoby albo terminy się nakładają,
- publikacja grafiku i powiadomienie zespołu o każdej zmianie.
Aplikacja nie musi układać grafiku za kierownika. Najpierw odwzorowuje to, co kierownik robi dziś, a podpowiedzi automatyczne dodaję wtedy, gdy reguły są jasne i sprawdzone w praktyce. Jeśli grafik jest dziś w arkuszu, przejście opisuję w tekście z Excela do aplikacji webowej.
Jak pracownik rejestruje czas
Telefon
Przyciski „start” i „stop” w aplikacji. Wygodne przy pracy w terenie. Lokalizacja czy zdjęcie to osobna decyzja, bo dotyczy prywatności.
Wspólny komputer lub tablet
Stanowisko przy wejściu, na którym pracownik wybiera swoje konto. Dobre w sklepie, magazynie i na produkcji.
Wpis ręczny z akceptacją
Poprawka wpisana po fakcie i zatwierdzana przez przełożonego, z zachowaniem historii zmian.
Jeden zespół zwykle używa dwóch sposobów naraz, na przykład biuro w przeglądarce, a ekipa w terenie w telefonie. Aplikacja zbiera wpisy ze wszystkich źródeł w jednym zestawieniu.
Urlopy i nieobecności
Wniosek urlopowy powstaje w aplikacji, trafia do przełożonego, a po akceptacji zmienia grafik i saldo urlopu. Kierownik widzi kalendarz zespołu i od razu zauważa, że dwie kluczowe osoby chcą wolne tego samego dnia. Zasady naliczania urlopu ustalam z księgowością, bo to jej obszar, a aplikacja je stosuje.
Raporty do rozliczeń
| Raport | Co zawiera | Dla kogo |
|---|---|---|
| Zestawienie godzin | przepracowane godziny na osobę i okres | płace i księgowość |
| Nadgodziny i zmiany nocne | godziny poza podstawowym wymiarem, według ustalonych reguł | kierownik i płace |
| Obecność i nieobecności | kto, kiedy i z jakiego powodu nie pracował | kadry |
| Czas na zlecenie | godziny przypisane do projektu lub klienta | zarząd i rozliczenia z klientem |
Raport musi zgadzać się z tym, co księgowość wprowadza do programu płacowego, więc kolumny i sposób zaokrąglania ustalam z osobą, która go używa, a nie zakładam z góry.
Przepisy, księgowość i zakres pierwszej wersji
Pierwsza wersja obejmuje zwykle grafik i rejestrację godzin, a rozliczenia i połączenie z programem płacowym dokładam później. Taki moduł mieści się w zakresie panelu, od około 8000 zł netto. Gdy zespół pracuje w terenie, dane z telefonów zbieram według założeń opisanych na stronie aplikacja mobilna dla pracowników terenowych. Składniki kosztów takich systemów rozpisuję na stronie ile kosztuje dedykowane oprogramowanie.
Najczęstsze pytania
Czy aplikacja sama wylicza nadgodziny i wynagrodzenie?
Może liczyć godziny według reguł, które ustalisz z księgowością, ale to księgowość odpowiada za wynagrodzenia. Aplikacja przygotowuje dane do rozliczenia, a nie je zatwierdza.
Czy pracownicy muszą mieć firmowe telefony?
Nie. Rejestracja może odbywać się na wspólnym komputerze lub tablecie, a ci, którzy chcą, korzystają z przeglądarki w prywatnym telefonie. Nic nie trzeba instalować.
Czy mogę zacząć od samego grafiku?
Tak. Grafik zmian bywa pierwszym etapem, a rejestrację godzin i raporty dokładam, gdy zespół przyzwyczai się do pracy w aplikacji.
Kto widzi dane pracowników?
Każdy tylko to, co mu przysługuje: pracownik swój grafik, kierownik swój zespół, kadry całość. Zakres danych i czas ich przechowywania ustalam przed wdrożeniem, razem z osobą odpowiedzialną za ochronę danych w firmie.
Powiązane strony
Grafiki i godziny wciąż w arkuszu?
Napisz, ilu masz pracowników i jak dziś rozliczasz godziny. Odpowiem z propozycją modułu.