System do zarządzania klubem sportowym: zawodnicy, składki i kontakt z rodzicami
W szkółce piłkarskiej, pływackiej czy klubie sztuk walki trener prowadzi obecność na kartce, skarbnik szuka wpłat na wyciągu, a o odwołanym treningu rodzice dowiadują się z grupy w komunikatorze, do której połowa z nich nie należy.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Kto korzysta z systemu w klubie
| Rola | Co widzi | Co robi |
|---|---|---|
| Zarząd lub właściciel szkółki | wszystkie grupy, wpłaty i zaległości | ustala składki, grupy i trenerów, pisze do całego klubu |
| Trener | swoje grupy i zawodników, bez finansów | sprawdza obecność, odwołuje trening, pisze do rodziców grupy |
| Rodzic | swoje dzieci, harmonogram, składki, zgody | płaci, zgłasza nieobecność, zmienia zgody, pobiera dokumenty |
| Dorosły zawodnik | własny profil i opłaty | to samo co rodzic, ale we własnym imieniu |
Grupy dzielę według rocznika, poziomu albo stopnia i miejsca treningu. Zawodnik może należeć do dwóch grup naraz, na przykład do treningu głównego i dodatkowego bramkarskiego, a składka liczy się według zasad przyjętych przez zarząd.
Składki, które same się przypominają
Składka miesięczna, opłata za obóz, licencja, strój. Każda pozycja ma termin, system tworzy należności dla zawodników z grupy i pilnuje wpłat.
- rabat dla rodzeństwa i dla osób trenujących w dwóch grupach liczy się automatycznie,
- płatność online idzie przez bramkę, a zwykły przelew paruje się po tytule lub indywidualnym numerze rachunku,
- przypomnienie wychodzi przed terminem, a po terminie trener widzi przy nazwisku, że składka czeka,
- zwolnienia i ulgi przyznane przez zarząd mają datę i krótkie uzasadnienie.
Wpłaty kartą i BLIK-iem obsługuje bramka płatności, a kolejność i ton wiadomości do spóźnialskich omawiam przy automatycznych przypomnieniach o wpłatach.
Obecności i odwołane treningi
- Trener otwiera listę grupy w telefonie i zaznacza obecnych przed rozgrzewką.
- Rodzic może wcześniej zgłosić nieobecność, więc trener wie, ile osób przyjdzie.
- Odwołanie treningu, na przykład z powodu zajętego boiska, trener wysyła jednym przyciskiem do wszystkich rodziców grupy.
- Zarząd widzi frekwencję w grupach i zawodników, którzy przestali przychodzić.
Frekwencja pomaga też przy powołaniach na mecze i zawody, bo trener ma pod ręką, kto trenuje regularnie. Zapisy na pojedyncze zajęcia z karnetem, typowe dla fitness, działają inaczej i opisuję je przy systemie dla studia jogi i fitness.
Dane dzieci, zgody i badania
W szkółce większość zawodników to dzieci, więc dostęp ograniczam do minimum. Trener widzi telefon rodzica i kontakt awaryjny, ale nie widzi płatności innych rodzin. Zgody, na przykład na publikację zdjęć z zawodów, zbieram jako osobne pola, które rodzic może w każdej chwili zmienić. Przy badaniach lekarskich zapisuję wyłącznie datę ważności orzeczenia, bez wyników, a system przypomina rodzicowi o kończącym się terminie.
Gotowa aplikacja klubowa wystarcza częściej, niż się wydaje
Dla klubów i szkółek istnieją aplikacje w abonamencie z obecnościami, składkami i komunikatorem. Jeśli masz kilka grup, jedno miejsce treningów i stałą składkę miesięczną, zacznij od takiej aplikacji. Trzecia droga to gotowa aplikacja połączona z programem księgowym klubu albo arkuszem zarządu, żeby nikt nie przepisywał wpłat. Własny system ma sens, gdy klub ma kilka sekcji z różnymi zasadami opłat, organizuje obozy i turnieje z zapisami albo chce połączyć szkółkę z wynajmem własnego obiektu.
Grupy, obecności, składki i konto rodzica mieszczą się w module od około 8000 zł netto. Kilka sekcji, obozy, sprzedaż strojów i rozliczenia z księgowością to lekki ERP, od około 15 000 zł netto. Godzinowy wynajem boisk i hal to osobny temat, opisany przy rezerwacji sal i kortów.
Najczęstsze pytania
Czy system zadziała jak aplikacja na telefonie rodzica?
Tak. Działa w przeglądarce, z ikoną na ekranie głównym i powiadomieniami. Osobnej aplikacji ze sklepu nie trzeba, a jeśli klub urośnie, można ją dodać później, co opisuję przy aplikacji PWA.
Jak obsłużyć zawodnika, który zmienia grupę w trakcie sezonu?
Zarząd lub trener przenosi go do nowej grupy od wybranej daty. Historia obecności zostaje przy zawodniku, a składka od kolejnego miesiąca liczy się według stawki nowej grupy.
Czy da się zapisywać dzieci na obóz przez system?
Tak. Obóz to osobne wydarzenie z limitem miejsc, zaliczką i ratami. Rodzic zgłasza dziecko z konta, w którym są już jego dane, i dołącza wymagane dokumenty.
Czy klub może napisać tylko do rodziców jednego rocznika?
Tak. Odbiorców wybiera się według grupy, rocznika, sekcji albo zaległości w składkach. SMS wychodzi przez bramkę SMS, której koszt zależy od operatora i liczby wiadomości.
Powiązane strony
Składki i obecności żyją w zeszycie trenera?
Napisz, ile masz grup i zawodników oraz jak dziś zbieracie składki. Podpowiem, czy wystarczy gotowa aplikacja klubowa.