Program dla zarządcy nieruchomości: lokale, opłaty, usterki i portal mieszkańca
Zarządca odpowiada przed wspólnotą albo właścicielem za każdy lokal, każdą wpłatę i każdą cieknącą rurę. Gdy te informacje leżą w kilku programach i skrzynce mailowej, mieszkańcy dzwonią, a zarząd czeka na rozliczenie.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Budynek, lokal, osoba: z tego wynikają naliczenia
Każda opłata zależy od cech lokalu i od tego, kto za niego odpowiada w danym okresie. W ewidencji trzymam:
- budynki i części wspólne z ich parametrami,
- lokale z powierzchnią, udziałem, liczbą osób i licznikami,
- właścicieli i najemców razem z datami, od kiedy i do kiedy odpowiadają za lokal,
- stawki: zaliczki na koszty zarządu, fundusz remontowy, media, odpady.
Załóżmy, że mieszkanie zmienia właściciela w połowie miesiąca. Program dzieli naliczenia według dat, a saldo poprzedniego właściciela zostaje przy nim, zamiast przejść na nowego. Uchwały zmieniające stawki zapisuję z datą obowiązywania, więc historia naliczeń zgadza się z dokumentami.
Wpłaty i zaległości bez ręcznego parowania
- Każdy lokal ma własny numer rachunku do wpłat albo stały tytuł przelewu.
- Wyciąg z banku trafia do programu z pliku albo przez połączenie z bankiem, jeśli bank je udostępnia.
- Wpłaty przypisują się do lokali same, a niejasne trafiają na krótką listę do decyzji.
- Saldo lokalu aktualizuje się, a przy zaległości program wysyła przypomnienie według ustalonego harmonogramu.
Dopasowanie przelewów do należności opisuję szerzej przy automatycznym parowaniu wpłat, a kolejne kroki wobec osób zalegających na stronie przypomnienia o zaległych płatnościach.
Usterki zgłaszane przez mieszkańców
Zgłoszenie
Mieszkaniec wybiera budynek, miejsce i rodzaj usterki, dodaje zdjęcie. Nie musi dodzwonić się do biura w godzinach pracy.
Przydział
Zarządca kieruje sprawę do konserwatora albo firmy zewnętrznej, która dostaje link bez dostępu do pozostałych danych.
Status
Mieszkaniec widzi, czy ktoś przyjął zgłoszenie i kiedy przyjdzie wykonawca.
Historia budynku
Każda naprawa zostaje przy budynku lub instalacji, co pomaga przy planie remontów i przeglądach okresowych.
Podobny obieg zgłoszeń wewnątrz firmy opisuję przy systemie zgłoszeń dla firmy. Tu różnica polega na tym, że zgłasza mieszkaniec, a nie pracownik, więc formularz musi być prostszy.
Portal mieszkańca i komunikaty dla budynku
Mieszkaniec loguje się i widzi tylko swój lokal: naliczenia, wpłaty, saldo, rozliczenia mediów, uchwały i protokoły. Zarządca publikuje komunikat dla jednego budynku, klatki albo wszystkich nieruchomości, na przykład o wyłączeniu wody, z potwierdzeniem przeczytania i kopią SMS dla osób bez konta. Zasady logowania i uprawnień są takie same jak w portalu klienta. Zbieranie głosów nad uchwałami da się wesprzeć listą i powiadomieniami, ale to, jaka forma głosu jest ważna, sprawdź z prawnikiem wspólnoty.
Program branżowy, połączenie czy budowa od zera
Programy dla zarządców i wspólnot są na rynku od dawna. Mają księgowość wspólnoty, rozliczenia mediów i wydruki, które znają księgowe. Jeśli obsługujesz typowe wspólnoty mieszkaniowe, zostań przy takim programie. Często wystarczy dobudować to, czego w nim brakuje, na przykład wygodny portal mieszkańca albo zgłaszanie usterek, które pobierają salda z programu branżowego przez API lub eksport. Własny system ma sens przy najmie komercyjnym, lokalach usługowych z indywidualnymi umowami albo portfelu mieszkań na wynajem, gdzie programy dla wspólnot słabo pasują. Sprzedaż i pośrednictwo to osobny temat, który opisuję przy automatyzacji w biurze nieruchomości.
Portal mieszkańca ze zgłoszeniami, dołączony do Twojego obecnego programu, zaczyna się od około 8000 zł netto. Ewidencja z naliczeniami, wpłatami i windykacją to lekki ERP, od około 15 000 zł netto, a kilka podmiotów, księgowość i media w jednym systemie wyceniam od około 20 000 zł netto.
Najczęstsze pytania
Czy starsi mieszkańcy poradzą sobie z portalem?
Portal jest dodatkiem, a nie jedyną drogą. Komunikaty idą także SMS-em albo na tablicę ogłoszeń, a zgłoszenie przyjęte telefonicznie biuro wpisuje do systemu. Informację o jego statusie mieszkaniec dostaje SMS-em.
Czy program obsłuży kilka wspólnot z osobnymi rachunkami?
Tak. Każda wspólnota lub nieruchomość ma własne rachunki, stawki, dokumenty i zarząd z dostępem tylko do niej. Zarządca widzi wszystkie w jednym panelu i przełącza się między nimi.
Czy konserwator musi mieć konto?
Nie musi. Dostaje SMS lub e-mail z linkiem do jednego zgłoszenia, w którym oznacza wykonanie i dodaje zdjęcie. Stała firma serwisowa może mieć konto z listą wszystkich swoich zleceń.
Skąd wezmę dane lokali na start?
Z obecnego programu albo arkuszy. Importuję lokale, osoby, stawki i salda otwarcia na wybrany dzień, a historię sprzed tej daty zostawiam w starym programie do wglądu.
Powiązane strony
Mieszkańcy dzwonią w sprawie salda i usterek?
Napisz, ile budynków i lokali obsługujesz oraz jakiego programu używasz. Odpowiem, co da się do niego dobudować.