KSeF dla mikrofirmy: obowiązek od 1 stycznia 2027

Kogo obejmuje termin 1 stycznia 2027

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął 1 lutego 2026 największe firmy, a 1 kwietnia 2026 pozostałych podatników VAT, czynnych i zwolnionych. Od lutego każda firma odbiera też przez KSeF faktury od dostawców. Wyjątek zostawiono tylko dla najmniejszej sprzedaży: jeśli faktury wystawione w miesiącu nie przekraczają łącznie 10 000 zł brutto, do końca 2026 roku możesz je wystawiać jak dotąd, w programie, w arkuszu, a nawet w edytorze tekstu.

Ten wyjątek wygasa 31 grudnia 2026. Od 1 stycznia 2027 faktury wystawiasz w KSeF, także te dla osób prywatnych, z nielicznymi wyjątkami opisanymi w przepisach. Konsument nie musi logować się do systemu, bo dostaje fakturę poza nim, na przykład jako PDF z kodem QR. Jak wygląda to przy zamówieniach online, opisuję na stronie KSeF w sklepie internetowym.

Stan na październik 2026. To nie jest porada podatkowa. Sposób liczenia limitu i skutki jego przekroczenia w trakcie roku potwierdź z księgową albo na ksef.podatki.gov.pl.

Trzy sposoby wystawiania faktur w KSeF

Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów

Aplikacja w przeglądarce i aplikacja mobilna pozwalają wystawić fakturę bez abonamentu. Wystarczą przy kilku dokumentach w miesiącu, ale dane klienta i pozycje wpisujesz ręcznie, a narzędzie nic nie wie o Twoich zleceniach.

Program do faktur online

Fakturownia, wFirma, inFakt czy iFirma mają bazę klientów, szablony pozycji i wysyłkę mailem. Zakres obsługi KSeF i cenę abonamentu sprawdzam w dokumentacji konkretnego programu, bo zależą od planu.

Program połączony ze źródłem sprzedaży

Faktura powstaje z danych, które już masz: z formularza zamówienia, CRM, kalendarza wizyt albo arkusza. Nikt nie przepisuje NIP i kwot, a numer KSeF wraca tam, gdzie pracujesz.

Przy kilku fakturach miesięcznie zwykle wystarcza pierwsza albo druga droga. Trzecia ma sens, gdy faktur przybywa albo dane do nich i tak leżą w innym systemie.

Faktura bez przepisywania: przykład firmy usługowej

Załóżmy, że prowadzisz jednoosobową firmę szkoleniową. Zgłoszenia przychodzą przez formularz na stronie, klienci płacą przelewem, a faktury wystawiasz wieczorem, przepisując dane z maili. Po połączeniu wygląda to tak:

Klient wypełnia formularz i podaje NIP. Formularz od razu odrzuca numer o złym formacie.
Zgłoszenie trafia do arkusza lub CRM jako nowe zlecenie.
Po oznaczeniu płatności program do faktur dostaje dane przez API i wystawia fakturę w KSeF.
Numer KSeF wraca do arkusza, więc przy każdym zleceniu widać, czy faktura przeszła.
Klient dostaje maila z PDF i kodem QR, a gdy KSeF odrzuci dokument, powiadomienie trafia do Ciebie.

Takie połączenie programu do faktur z formularzem, CRM lub Arkuszami Google zaczyna się od około 800 zł netto. Szerzej o samym wystawianiu dokumentów piszę na stronie automatyzacja fakturowania. Gdy faktury powstają we własnym systemie, a nie w programie, potrzebna jest integracja z KSeF przez API.

Kary i projekt z 20 października 2026

Sankcje za wystawianie faktur poza KSeF miały obowiązywać od 1 stycznia 2027. 20 października 2026 rząd przyjął projekt ustawy, który przesuwa je do 31 grudnia 2027, a 21 października Sejm skierował go do Komisji Finansów Publicznych. Zmiana ma wejść w życie 31 grudnia 2026, ale w chwili pisania to wciąż projekt, a nie obowiązujące prawo.

Projekt dotyczy kar, a nie samego obowiązku. Nawet po jego uchwaleniu od 1 stycznia 2027 faktury wystawiasz w KSeF. Odroczenie daje czas na naukę bez sankcji za pomyłki, ale nie jest powodem, by zostać przy starym sposobie. Pozostałe zmiany na najbliższe miesiące zbieram w kalendarzu nowych przepisów dla firm.

Stan na październik 2026. Losy projektu sprawdzaj na gov.pl i ksef.podatki.gov.pl. Ten opis nie jest poradą prawną ani podatkową.

Co zrobić do końca grudnia

Wybierz narzędzie: aplikację Ministerstwa Finansów albo program do faktur z obsługą KSeF.
Zaloguj się do KSeF jednym ze sposobów przewidzianych przez Ministerstwo Finansów, na przykład profilem zaufanym, i nadaj uprawnienia księgowej, jeśli ma pobierać Twoje faktury.
Wystaw fakturę próbną w środowisku testowym KSeF albo w trybie testowym programu, jeśli go ma.
Uporządkuj dane klientów: NIP, pełne nazwy i adresy, bo raz wysłanej faktury nie poprawisz w PDF, tylko korektą.
Ustal z księgową obieg faktur zakupowych, skoro i tak są już w KSeF.

Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe z wieloma takimi klientami, część tej pracy da się zautomatyzować po Twojej stronie, o czym piszę w tekście automatyzacja w biurze rachunkowym.

Najczęstsze pytania

Czy po 1 stycznia 2027 mogę dalej wystawiać faktury w Wordzie?

Nie. Od tej daty fakturę wystawiasz w KSeF, a plik z edytora tekstu przestaje nią być. Najprostszy zamiennik to bezpłatna aplikacja Ministerstwa Finansów albo program do faktur, w którym zapiszesz klientów i stałe pozycje.

Jak liczyć limit 10 000 zł brutto?

Liczy się łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu, razem z podatkiem. Szczegóły, w tym skutki przekroczenia limitu w trakcie roku, potwierdź z księgową, bo to kwestia podatkowa, a nie techniczna.

Jak klient bez dostępu do KSeF dostanie moją fakturę?

Firma z NIP odbiera ją w KSeF, ale możesz jej też wysłać PDF. Osoba prywatna i kontrahent z zagranicy dostają fakturę poza systemem, zwykle mailem jako PDF z kodem QR, który pozwala sprawdzić dokument w KSeF.

Ile kosztuje połączenie formularza lub CRM z programem do faktur?

Od około 800 zł netto za proste połączenie jednego źródła sprzedaży z programem do faktur. Narzędzia Ministerstwa Finansów są bezpłatne, a abonament programu do faktur płacisz według cennika jego dostawcy.

KSeF dla mikrofirmy: jak wystawiać faktury od stycznia 2027