Integracja z Arkuszami Google: raporty i dane bez ręcznej pracy
Arkusz to najczęstsze narzędzie małej firmy i dobry punkt wyjścia. Problem zaczyna się wtedy, gdy ktoś musi go ręcznie zasilać i pilnować. To da się zautomatyzować.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Co można zautomatyzować
- zgłoszenia z formularza na stronie trafiają do arkusza i jednocześnie powiadamiają osobę odpowiedzialną,
- sprzedaż ze sklepu i płatności zbierają się w jednym zestawieniu, bez ręcznego kopiowania,
- dane z kilku systemów łączą się w tygodniowy raport, który sam trafia na maila,
- dane z arkusza zasilają dokumenty, oferty lub wiadomości do klientów,
- przekroczenie progu, na przykład niski stan lub zaległa płatność, uruchamia powiadomienie.
Taki rodzaj automatyzacji opisuję także na stronie automatyzacja raportów dla zarządu.
Granice arkusza
Arkusz jest świetny do liczenia i prostych list, ale nie jest bazą danych. Warto znać sygnały, że firma z niego wyrosła:
- kilka osób edytuje to samo i nadpisuje sobie zmiany,
- tabele mają dziesiątki tysięcy wierszy i plik otwiera się powoli,
- te same dane powtarzają się w kilku zakładkach i trzeba je poprawiać w wielu miejscach,
- potrzebne są uprawnienia: jedni mają widzieć tylko swoje wiersze, inni całość,
- ktoś boi się dotknąć formuły, bo nie wiadomo, co się wtedy zepsuje.
Gdy tak jest, następnym krokiem jest przejście z Excela do aplikacji webowej. Arkusz może wtedy zostać jako narzędzie do analizy.
Przykład: formularz zgłoszeń z powiadomieniem
- Formularz na stronie wysyła zgłoszenie do przepływu automatyzacji.
- Przepływ sprawdza, czy dane są kompletne, i dopisuje wiersz w arkuszu z datą, źródłem i statusem „nowe”.
- Osoba odpowiedzialna dostaje powiadomienie z linkiem do wiersza.
- Po zmianie statusu na „załatwione” przepływ kończy przypomnienia.
Jak bezpiecznie podłączam arkusz
- Tworzę osobne konto techniczne i udostępniam mu tylko potrzebne arkusze, a nie całe Twoje konto.
- Zapis odbywa się do wyznaczonych zakładek i zakresów, a nie do całego pliku.
- Zabezpieczam formuły i nagłówki, żeby automatyzacja ich nie nadpisała.
- Dodaję dziennik zdarzeń, żeby wiadomo było, kiedy i co zostało dopisane.
Najczęstsze pytania
Czy mogę zostać przy Arkuszach Google, a nie przechodzić na system?
Tak, jeśli arkusz się sprawdza. Automatyzacja przenosi tylko ręczną pracę z wprowadzaniem i kopiowaniem, a sam arkusz zostaje Twoim narzędziem.
Czy da się połączyć arkusz z Excelem lub innym programem?
Tak, przez pliki lub API drugiej strony. Szczegóły zależą od tego, jaki program ma być po drugiej stronie.
Czy dane w arkuszu są bezpieczne?
Dostęp ograniczam do konta technicznego i wybranych arkuszy, a klucze przechowuję w bezpieczny sposób. Wrażliwych danych warto w arkuszach nie trzymać.
Ile kosztuje taka automatyzacja?
Prosty przepływ z jednego źródła do arkusza zaczyna się od około 500 zł netto. Raporty łączące kilka systemów wyceniam po analizie.
Powiązane strony
Chcesz, żeby arkusz zasilał się sam?
Napisz, skąd dziś przepisujesz dane i do jakiego arkusza.