Integracja programów Symfonia z systemami firmy
Symfonia to rodzina polskich programów do handlu, finansów i księgowości oraz kadr. Każda instalacja ma inną wersję, moduły i licencje, dlatego integrację zaczynam od ustalenia, jaką drogą Twoja Symfonia udostępnia dane.
Autor: Szymon Łakomy. Aktualizacja:
Handel, Finanse i Księgowość, Kadry: co łączę w każdym programie
| Program Symfonii | Co zwykle integruję | Na co uważam |
|---|---|---|
| Handel | zamówienia ze sklepu jako dokumenty, kontrahenci z CRM, stany i ceny wysyłane do sklepu | magazyny, serie numeracji i rodzaje dokumentów ustalam z osobą, która prowadzi program |
| Finanse i Księgowość | import dokumentów do zaksięgowania, rozrachunki i należności do raportów | zapis do ksiąg zostawiam księgowej, integracja tylko przygotowuje kompletne dane |
| Kadry i Płace | najczęściej nic, czasem zbiorcze koszty wynagrodzeń do raportu dla zarządu | to dane osobowe pracowników, więc wyłącznie odczyt wartości zbiorczych |
Nazwy i zakres modułów różnią się między liniami produktów Symfonii. Co obejmuje Twoja wersja, sprawdzam w dokumentacji producenta.
Najwięcej pracy jest zwykle przy Handlu, bo tam spotykają się sklep, magazyn i sprzedaż. Księgowość dostaje dane później, jako dokumenty gotowe do dekretacji.
Interfejs producenta, pliki wymiany czy baza danych
Interfejs programistyczny producenta
Pozwala zakładać dokumenty i kartoteki z zewnątrz tak, jakby robił to użytkownik, z zachowaniem numeracji i rozrachunków. Zwykle wymaga osobnego modułu lub licencji. To najczystsza droga do zapisu, o ile Twoja wersja ją ma.
Pliki wymiany danych
Program przyjmuje dokumenty z pliku w ustalonym formacie. Integracja przygotowuje plik, a import idzie partiami, na przykład co godzinę albo raz dziennie. Dobre do księgowości, słabsze tam, gdzie liczą się minuty.
Odczyt z bazy danych
Tylko do odczytu, przez konto z ograniczonymi uprawnieniami: stany, ceny, należności do raportów. Niczego nie zapisuję bezpośrednio do tabel, bo program pilnuje powiązań, których z zewnątrz nie widać.
W wielu firmach kończy się na połączeniu dróg: zapis dokumentów przez interfejs producenta albo plik, a odczyt do raportów z bazy. Jeśli zamówienia i tak zbierasz w BaseLinkerze, sprawdzam też gotowe połączenia po jego stronie, opisane na stronie integracja BaseLinker.
Kto jest źródłem prawdy dla kontrahentów, dokumentów i stanów
| Dane | Źródło prawdy | Kierunek | Reguła, którą ustalam |
|---|---|---|---|
| Kontrahenci | CRM do pierwszej faktury, potem Symfonia | z CRM do Symfonii | NIP jako klucz, żeby ta sama firma nie powstała dwa razy |
| Zamówienia i dokumenty sprzedaży | sklep lub CRM | do Symfonii, numer dokumentu wraca | które statusy zamówienia tworzą dokument, a które nie |
| Stany magazynowe | Symfonia | do sklepu i marketplace | z którego magazynu liczyć dostępność i jak często odświeżać |
| Ceny | Symfonia albo osobny cennik | do sklepu | netto czy brutto, rabaty, osobne ceny dla firm |
| Należności | Symfonia | do CRM lub raportu | kto widzi zaległości klienta przed kolejną ofertą |
Tę tabelę wypełniam z Tobą przed pierwszą linijką kodu. Większość kłopotów z integracjami bierze się z tego, że dwa systemy uważają się za właściciela tych samych danych.
KSeF a Symfonia: kto wysyła fakturę
Jeśli Twoja wersja Symfonii ma obsługę KSeF, faktury wysyła sam program i integracja nie powinna go w tym zastępować. Jej zadaniem jest dostarczyć do Symfonii kompletne dane, w tym poprawny NIP z koszyka, i oddać numer KSeF tam, gdzie pracuje zespół: do zamówienia w sklepie albo karty klienta w CRM. Zakres obsługi KSeF w Twojej wersji sprawdzam w dokumentacji producenta.
Inaczej jest, gdy faktury powstają poza Symfonią, na przykład we własnej aplikacji. Wtedy potrzebne jest bezpośrednie połączenie, które opisuję na stronie integracja z KSeF. Automatyczne wystawianie dokumentów po płatności to temat strony automatyzacja fakturowania.
Przykład: hurtownia z Symfonią Handel i sklepem B2B
Załóżmy, że hurtownia przyjmuje 40 zamówień dziennie przez sklep B2B, a przepisanie jednego do Symfonii zajmuje około trzech minut. To dwie godziny pracy dziennie, do tego pomyłki w ilościach i kontrahentach. Po integracji zamówienie zapisuje się w Symfonii jako dokument, numer wraca do sklepu, a stany odświeżają się co kilka minut. Osoba z biura przegląda tylko zamówienia, które integracja odłożyła z powodu braków w danych.
Zaczynam od jednego przepływu, zwykle zamówień albo stanów, i testuję go na kopii bazy. Szerszy obraz łączenia programów w firmie opisuję na stronie integracja ERP i CRM, a orientacyjne koszty w poradniku ile kosztuje integracja API.
Najczęstsze pytania
Czy do integracji potrzebuję dodatkowej licencji Symfonii?
Zależy od drogi. Zapis przez interfejs programistyczny producenta zwykle wymaga osobnego modułu lub licencji, a import z plików bywa dostępny w samym programie. Przed wyceną sprawdzam to w dokumentacji i z firmą, która sprzedała lub wdrażała Symfonię.
Czy mogę połączyć Symfonię ze sklepem przez BaseLinkera?
Często tak, bo po stronie BaseLinkera są gotowe połączenia z programami handlowo-magazynowymi. Sprawdzam, czy obejmują Twoje rodzaje dokumentów i magazyny. Brakujący fragment, na przykład osobne ceny dla firm, dobudowuję osobno.
Symfonia stoi na serwerze w biurze. Czy sklep w internecie się z nią połączy?
Tak. W sieci firmy działa wtedy niewielka usługa, która rozmawia z Symfonią lokalnie i sama wysyła dane na zewnątrz, więc nie otwieram dostępu do programu z internetu. Serwer musi być włączony w godzinach pracy integracji.
Kto po stronie firmy powinien uczestniczyć w projekcie?
Osoba, która na co dzień pracuje w Symfonii, księgowa, jeśli dane trafiają do Finansów i Księgowości, oraz partner wdrożeniowy, jeśli macie z nim umowę serwisową. Razem ustalamy rodzaje dokumentów, numerację i magazyny.
Powiązane strony
Chcesz połączyć Symfonię ze sklepem lub CRM?
Napisz, którą wersję Symfonii masz, jakich modułów używacie i co dziś przepisujecie ręcznie.