IT dla nowej firmy: co kupić i skonfigurować na start

Kolejność zakupów i konfiguracji

Domena. Zarejestrowana na firmę, a nie na prywatny adres osoby, która akurat pomagała ją kupić.
Poczta na domenie. Adresy w stylu [email protected] zamiast darmowych kont. To ułatwia też późniejszą zmianę dostawcy, opisaną w tekście migracja poczty firmowej.
Komputery i telefony. Osobne konta do pracy i do spraw prywatnych. Sposób rozliczenia sprzętu uzgodnij z księgowością.
Kopia zapasowa. Nawet jeden dysk i jedna kopia w chmurze są lepsze niż żadna, a pełny układ opisuje strona o backupie i NAS.
Menedżer haseł i dwuskładnikowe uwierzytelnianie. Zanim kont będzie dwadzieścia.
Sieć i drukarka. Gdy firma ma biuro, a nie tylko pracę z domu.

Sprzęt: na co patrzeć przy zakupie

Element	Na co patrzeć	Czego unikać
Komputer	dysk SSD, pamięć RAM dopasowana do programów, wersja systemu do zastosowań firmowych	kupowania wyłącznie według ceny, bez sprawdzenia, do czego będzie służył
Router i sieć	osobna sieć dla gości, możliwość aktualizacji, miejsce na punkty dostępowe	urządzeń bez aktualizacji i przestarzałych modeli od operatora
Drukarka	koszt eksploatacji, obsługa przez sieć, skaner przy dokumentach	modeli z drogimi materiałami eksploatacyjnymi
Nośnik kopii	dysk zewnętrzny lub NAS, szyfrowanie, usługa chmurowa	jednego nośnika, który jest jedyną kopią

Szersze kryteria wyboru komputerów dla ról w firmie opisuje strona jaki komputer do biura wybrać.

Konta zakładane na firmę, nie na osobę

konto administratora domeny i poczty, powiązane z adresem firmowym i numerem telefonu, który nie jest prywatnym numerem jednego wspólnika,
konta w bankowości, programie do faktur i księgowości, z uprawnieniami nadanymi imiennie,
konto w usłudze chmurowej na pliki, a nie prywatny dysk w chmurze osoby, która założyła firmę,
lista dostępów w jednym miejscu, na przykład w menedżerze haseł z sejfem firmowym.

Powód jest prosty: gdy właściciel konta zmienia się albo odchodzi, dostęp do firmowych zasobów nie może zniknąć razem z nim. Dla pracowników opisuje to strona o onboardingu i offboardingu IT.

Budżet bez konkretnych kwot

Kwot nie podaję, bo zależą od tego, ile osób pracuje i jakich programów używacie. Zamiast tego dzielę budżet na trzy koszyki: rzeczy potrzebne w pierwszym miesiącu, czyli domena, poczta i komputery; rzeczy, które chronią przed utratą, czyli kopia, hasła i dwuskładnikowe logowanie; oraz rzeczy do dokupienia później, jak serwer lub rozbudowana sieć. Zakres stałej opieki opisuje strona co zawiera obsługa informatyczna firmy, a rozliczenia wyjaśnia tekst ile kosztuje obsługa informatyczna firmy.

Co może poczekać

własny serwer, jeśli pracujecie w chmurze,
rozbudowane polityki bezpieczeństwa, gdy firma ma kilka osób, choć kopia i dwuskładnikowe logowanie czekać nie mogą,
program do zarządzania flotą komputerów, gdy jest ich kilka sztuk,
audyt, który ma sens, gdy firma już działa i coś trzeba uporządkować, według opisu audytu IT w małej firmie.

Najczęstsze pytania

Czy na start wystarczy darmowa poczta?

Technicznie tak, ale adres z darmowego konta wygląda słabiej w oczach klientów, a konto jest powiązane z osobą, nie z firmą. Poczta na własnej domenie daje porządek i łatwiejszą zmianę dostawcy później.

Czy muszę od razu mieć umowę z informatykiem?

Nie. Przy jednej lub dwóch osobach często wystarczy jednorazowa konfiguracja i kontakt w razie potrzeby. Stała opieka ma sens, gdy sprzętu i kont jest więcej albo gdy przestój kosztuje.

Czy mogę zacząć na prywatnym laptopie?

Na początku można, ale rozdziel konta, zaszyfruj dysk i ustaw kopię. Przy dokumentach klientów warto jak najszybciej przejść na sprzęt przypisany do firmy, bo łatwiej go zabezpieczyć i przekazać dalej.

Czy pomagasz też wybrać sprzęt?

Tak. Dobieram go do pracy, jaką wykonujecie, a nie do konkretnej marki. Ceny w sklepach się zmieniają, więc sprawdzam je tuż przed zakupem. Na Śląsku mogę też przyjechać i ustawić sprzęt na miejscu.